Electre divise son budget financier grâce à l’ERP Cloud Cegid XRP Flex

Acteur de référence dans la production et la diffusion de données bibliographiques, Electre a modernisé sa gestion financière en migrant vers l’ERP cloud Cegid XRP Flex. Benjamin Perreau, Directeur Administratif et Financier, revient sur ce projet mené avec succès en seulement trois mois, qui a permis à l’entreprise de réduire drastiquement ses coûts tout en gagnant en performance et en agilité.

Le défi d’une migration ERP sous contrainte de temps

Filiale commerciale du Cercle de la Librairie, Electre fournit une base de données exhaustive aux professionnels du livre et publie des ouvrages de référence. L’entreprise s’appuyait sur un outil de gestion vieillissant, hébergé sur site (on-premise) et manquait de flexibilité. La nécessité de moderniser son système d’information financier est devenue une urgence stratégique pour accompagner son développement et optimiser ses processus internes.

La situation était critique : « La licence de l’ancien outil arrivait à échéance, imposant un délai de trois mois seulement pour finaliser la transition », explique Benjamin Perreau. Ce calendrier serré a ajouté une pression considérable au projet. L’enjeu n’était pas seulement de changer de logiciel, mais d’opérer une véritable transformation en passant à un ERP Cloud en mode SaaS, tout en restructurant complètement l’architecture des données tiers pour garantir une base saine et pérenne.

Des besoins clairs : un ERP performant et évolutif  !

Pour répondre à ces défis, le cahier des charges d’Electre était précis. L’entreprise cherchait avant tout à remplacer son système obsolète par un standard du marché, capable de sécuriser ses opérations et d’évoluer avec ses ambitions. La future solution ERP devait impérativement répondre à plusieurs critères fondamentaux pour être envisagée.

Au-delà de la performance technique, les besoins d’Electre couvraient plusieurs dimensions :

• Efficacité économique : Maîtriser les coûts liés à l’ERP, tant au niveau de la licence que de la maintenance applicative.
• Interopérabilité : Assurer des connexions fluides avec les outils bureautiques, notamment pour simplifier les flux d’import et d’export de données.
• Flexibilité et évolutivité : Adopter une solution capable de s’adapter aux futurs projets de l’entreprise, comme la facturation électronique ou l’intégration d’un CRM.
• Accompagnement expert : Bénéficier d’un partenaire intégrateur pragmatique, capable de comprendre les enjeux spécifiques d’une PME et de présenter les bénéfices concrets de la solution.

Notre client, Mews Partners avait les mêmes exigences que Electre pour leur nouvel ERP. Résultat : ils ont également choisi Cegid XRP Flex !

Le choix de Cegid XRP Flex, une évidence stratégique

Face à ces exigences, l’ERP Cegid XRP Flex s’est imposé comme la solution la plus pertinente. L’un des arguments décisifs a été sa capacité à s’intégrer parfaitement à l’écosystème existant. « L’autre point fort de Cegid XRP Flex, c’est sa capacité à assurer des transitions très fluides avec la bureautique, en particulier tous les flux d’import/export de données », souligne Benjamin Perreau. Cette interopérabilité a été un facteur clé pour garantir une adoption rapide et efficace par les équipes.

Le choix a également été conforté par l’approche de l’intégrateur Apsia (Groupe Sharp). Leurs équipes ont su démontrer une compréhension fine des besoins d’Electre, avec une approche pragmatique et orientée vers les bénéfices concrets. Cette expertise a permis de sécuriser le projet malgré des délais extrêmement courts. Le résultat a dépassé les attentes : le projet a non seulement été livré dans les temps, mais il a aussi généré des gains financiers spectaculaires. Electre a divisé son budget annuel alloué aux outils financiers par 2,5.

Un déploiement réussi grâce à une collaboration efficace

Le déploiement de Cegid XRP Flex s’est déroulé en plusieurs étapes, menées avec une efficacité remarquable.

1. La phase de préparation : elle a été centrée sur la reprise structurée des données, avec un objectif clair, une mise en production avant le 31 décembre 2022.
2. L’implémentation : le projet a ensuite été complété par une implémentation accélérée de modules additionnels, comme celui dédié au rapprochement bancaire, qui a permis d’automatiser une tâche auparavant gérée manuellement.
3. L’accompagnement : les équipes de Cegid et d’Apsia ont été un pilier de cette réussite. « Nous considérons que nous sommes très bien accompagnés, que ce soit par l’éditeur (Cegid), ou par notre intégrateur (Apsia) », confirme Benjamin Perreau.

Un futur prometteur avec des objectifs clairs

Grâce à cette collaboration solide, Electre envisage l’avenir avec confiance. Les prochaines étapes sont déjà définies.

À court terme, l’entreprise prévoit de :

• Mettre en place la gestion automatisée des relances clients via Cegid XRP Flex.
• Se préparer sereinement au passage à la facturation électronique.

À plus long terme, Electre aimerait étendre l’utilisation de la solution en y intégrant un module CRM et une brique de facturation, toujours en partenariat avec l’intégrateur Apsia (Groupe Sharp).