Facture électronique obligatoire : top 5 des indicateurs de performance

1. Taux d’adoption de la facture électronique

Comment calculer cet indicateur ?

• (Nombre de factures électroniques / Nombre total de factures sur une période donnée) x 100

Par exemple, pour 600 factures électroniques émises sur un total de 1 000, le taux d’adoption est de 60%. Ce KPI permet de suivre la progression de l’adoption de la facture électronique au sein de l’entreprise. Sachez qu’une amende forfaitaire de 15 euros¹ par document est prévue si l’entreprise ne dépose pas sa facture sous format électronique. Ce montant est plafonné à 15 000 euros par année civile¹.

En cas de résultat non satisfaisant, l’idée est de faciliter le processus de transition. Vous pouvez offrir un soutien technique aux équipes en mettant à leur disposition un logiciel facile à prendre en main. Communiquez également de manière proactive sur les enjeux, les risques en cas de non-respect de la loi et les délais à respecter.

2. Délai moyen de traitement d’une facture électronique

Comment calculer cet indicateur ?

• Somme des délais de traitement de toutes les factures électroniques / Nombre total de factures électroniques sur une période donnée

Ce KPI permet d’évaluer l’efficacité de vos processus. Comparez le résultat obtenu avec le délai moyen de traitement d’une facture papier puis calculez le temps gagné par vos équipes. La facturation électronique réduirait le temps de traitement d’environ 30%¹.

De quoi affecter vos collaborateurs à des missions à plus forte valeur ajoutée (analyser les données, aider à la prise de décisions stratégiques, prendre en compte l’aspect humain du métier…).

En cas de résultat non satisfaisant, vous pouvez automatiser les flux de travail :

• saisie des factures,
• traitement selon les fournisseurs ou les montants,
• priorisation des documents,
• automatisation de la validation,
• paiement des fournisseurs dans les délais impartis,
• archivage électronique, etc.

En plus de résoudre les problèmes de traitement, vous disposez d’une visibilité à 360° sur votre facturation. De quoi anticiper ! Continuez à former et à sensibiliser vos équipes aux enjeux de la facturation électronique.

3. Coût moyen de traitement d’une facture électronique

Comment calculer cet indicateur ?

• Coûts totaux de traitement des factures électroniques / Nombre total de factures électroniques sur une période donnée

Par exemple, pour 5 000 euros de dépenses mensuelles et 8 000 factures électroniques traitées, le coût moyen de traitement d’un document est 0,625 euros.

Ce KPI permet de calculer les économies réalisées et de comparer avec le coût moyen de traitement d’une facture papier. Pour information, la dématérialisation des factures promet « entre 50 à 75% d’économies par rapport à un traitement papier2 », sachant qu’une facture électronique coûte « de 40 à 45 centimes d’euros¹ ».

En cas de résultat non satisfaisant, améliorez la gestion des erreurs pour réduire les coûts liés à la correction, continuez à former vos équipes, etc. Dans le même temps, vous visualisez l’impact positif de la facturation électronique sur le bilan carbone de votre entreprise.

4. Taux de conformité

Comment calculer cet indicateur ?

• (Nombre de factures électroniques conformes / Nombre total de factures électroniques sur une période donnée) x 100

Ce KPI permet de calculer le nombre de factures électroniques comportant des erreurs (approximations, incohérences, manquements…). Plus généralement, cela désigne tous les documents ne correspondant pas aux réglementations en vigueur.

En cas de résultat non satisfaisant, vous devez d’abord vous appuyez sur une solution fiable, capable de certifier votre facturation conforme. Organisez des audits internes réguliers pour vous assurer de l’intégrité de vos factures électroniques, de leur lisibilité, de leur authenticité. Réalisez des contrôles documentés pour montrer votre rigueur à l’administration fiscale.

5. Taux de résolution des litiges

Comment calculer cet indicateur ?

• (Nombre de litiges résolus / Nombre total de litiges concernant la facturation électronique sur une période donnée) x 100

Ce KPI permet de visualiser le nombre de différends résolus dans un délai imparti. Les litiges peuvent concerner les impayés, les erreurs dans le montant total, la non-conformité avec les réglementations en vigueur, etc.

En cas de résultat non satisfaisant, identifiez les éléments qui ralentissent ou empêchent le processus de résolution. Développez une méthode efficace de gestion des litiges. Déployez un logiciel de gestion de recouvrement, répondez rapidement aux réclamations, tenez vos interlocuteurs informés de l’avancement de la résolution, etc.

La généralisation de la facturation électronique représente un véritable challenge pour de nombreuses entreprises. L’utilisation régulière d’indicateurs de performance pertinents et adaptés peut faire la différence et vous aider à identifier les axes d’amélioration. En parallèle, le recours à une solution de dématérialisation vous fera gagner du temps et de l’argent. Enfin, à l’ère de la transformation numérique et d’une nécessaire baisse des émissions de gaz à effet de serre, vous réduirez considérablement le bilan carbone de votre entreprise.