Control de presencia, ¿qué es y cómo ha cambiado en los últimos años?

Las organizaciones se flexibilizan, la cultura se vuelve más inclusiva y la satisfacción del empleado aumenta su importancia en las decisiones. En este contexto, el control de presencia tiene connotaciones negativas. Además de que, sin una gestión adecuada supone más horas extra, no ayuda a conocer la productividad y fomenta el presentismo innecesario.

Hoy día, lo ideal es que el control de presencia evolucione a la gestión del tiempo o al registro del tiempo de trabajo efectivo. Además, las obligaciones legales del control de presencia no implican una operatividad ventajosa para la empresa, mientras que la gestión del tiempo sí.

¿Qué dice la ley acerca del control de presencia?

La ley para el control horario o de presencia solo dictamina que:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en un párrafo añadido por el artículo 10 del Real Decreto-Ley 8/2019.

En la práctica, el control de presencia ejecutado desde este enfoque puede provocar un gran exceso de horas ya que no obliga a registrar los tiempos de descanso, aunque se deban realizar por ley, de ahí el aumento de horas extra.

No registrar descansos, un error habitual con el control de presencia

El registro de los descansos es una de las claves que marca la diferencia entre el control de presencia (más relacionado con la ubicación del empleado en el puesto), que con la gestión del tiempo (donde solo se ficha el tiempo de trabajo efectivo).

Ejemplo:

La jornada ordinaria de un empleado que entra a las 08.00 y sale a las 17.00, pero que tiene una hora para comer (de disfrute obligatorio) en las instalaciones de la empresa.

Cada día estaría generando 1 hora extra. Si se registra el tiempo de la salida en el momento de comenzar su descanso para la comida y la entrada cuando vuelve a su puesto de trabajo, se estaría registrando su tiempo de trabajo efectivo y gestionando de una forma correcta y legal su tiempo.

En caso de inspección, el control de presencia sin la monitorización de los descansos no dejaría constancia de que el trabajador ha realizado el descanso obligatorio para los empleados a jornada completa.

¿Por qué evolucionar del control de presencia hacia la gestión del tiempo?

En nuestra jornada laboral, no solo se pierden los tiempos de descanso marcados por ley, sino que, no somos productivos al 100 %. Siempre hay momentos en que nos levantamos del puesto, atendemos una llamada de teléfono personal, entre otros.

Todas estás interrupciones más o menos largas, enfatizan la obsolescencia del control de presencia tradicional y el perjuicio a la productividad laboral. Si se tiene esto en cuenta, es fácil ver las ventajas de la gestión del tiempo, como:

• Cumplir con la obligación legal de registrar la jornada.
• Disminuye las horas extra innecesarias, recortando el gasto.
• Aumentar las horas efectivas de trabajo de los empleados.
• Permite ofrecer flexibilidad laboral, para mejorar la conciliación laboral y familiar.
• Certifica que se cumplen los descansos obligatorios de 15 minutos por cada 6 horas de trabajo.

El registro horario de los tiempos de descanso es fundamental, y no pueden hacerse valer sistemas no ideados para dicha finalidad como:

• Horario general de aplicación en la empresa.
• Calendario laboral.
• Cuadrantes de horarios elaborados para determinados periodos.
• Registros realizados por la empresa tomando como referencia el horario teórico y firmados por el trabajador.
• Fichajes claramente falseados, como si todos los días se cumpliera estrictamente el horario y se realizarán las entradas y salidas a las horas en punto.
• Anotaciones en las que no se pueda realizar un rastreo de autoría.

Flexibilidad y productividad sin control de presencia

El control de presencia actual debe ser un sistema diseñado para la gestión del tiempo, y no elementos con otra finalidad. Por ello, es recomendable automatizar y contar con el respaldo de un software que permita almacenar y gestionar de forma fácil todos los registros de horas de todos los empleados día a día, y monitorice cualquier desvío de la planificación.

Es importante tener en cuenta que el control de presencia tampoco favorece la flexibilidad horaria y es inviable para personal con parte de jornada en teletrabajo. Los beneficios laborales más demandados en los últimos años, y cabeza del ranking de beneficios ofrecidos por grandes empresas como Google.

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