Todo lo que debes saber sobre el registro de horas extra

Las horas extra son todas aquellas que se trabajan fuera de la jornada laboral que establece por ley cada convenio o contrato de trabajo.

Es fundamental que las empresas lleven un control y un registro de horas extraordinarias metódico y automatizado para que el sistema de compensaciones y de gestión del tiempo efectivo de trabajo funcione de manera eficiente.

Además, a raíz de la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019 de control horario de los trabajadores, en mayo de 2019, las empresas deben llevar un registro de las horas ordinarias y extraordinarias que realiza cada trabajador a fin de evitar posibles sanciones.

Hoy te explicaremos todo lo que debes saber para llevar un correcto registro de las horas extra. ¿Cómo y a cuánto se paga la hora extra? ¿Es obligatorio dejar registro del tiempo adicional que pasa un empleado en su trabajo? ¿Cómo debe ser? ¿Qué establece la normativa vigente al respecto?

Comencemos por diferenciar lo que son las horas ordinarias y las extraordinarias para entender mejor los marcos regulatorios dentro de los cuales los responsables de RRHH deben gestionar el tiempo.

Diferencias entre horas ordinarias y extraordinarias

El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores establece que la jornada ordinaria de trabajo implica un máximo de 40 horas semanales. Los empleados no pueden realizar más de 9 horas ordinarias por día, aunque esto dependerá del tipo de empresa y de las tareas propias de su industria. La ley exige, además, que haya un descanso mínimo de 12 horas entre jornada y jornada.

Además de estas horas ordinarias, los empleados pueden llevar a cabo ciertas horas extraordinarias. Son consideradas como tal todas aquellas que se llevan a cabo fuera de la jornada laboral máxima establecida por ley, por los convenios colectivos o por el contrato de trabajo.

Diferentes tipos de horas extra

Además de diferenciar entre horas ordinarias y horas extraordinarias o complementarias, también debemos de hablar de que existen dos tipos de hora extra diferentes. Es necesario conocerlas para cumplir con las implicaciones legales de las horas extra en el Estatuto de los Trabajadores.

Así, las horas extraordinarias pueden ser:

• Horas complementarias voluntarias. La empresa no puede obligar al empleado a realizarlas, solo puede ofrecérselas. Además, tienen un límite anual de 80 horas para contratos a tiempo completo, salvo que sean compensadas en forma de días libres en los 4 meses posteriores a realizarlas.
• Horas extraordinarias por fuerza mayor. Este tipo de horas adicionales se producen cuando hay una situación extraordinaria y de urgencia, por ejemplo para prevenir o solucionar daños graves. En este caso, la necesidad de emergencia de la empresa es la que prima sobre el deseo del trabajador y no tienen un límite como sí sucede con las voluntarias.

Horas extraordinarias en contratos a tiempo parcial

¿Los empleados con contrato a tiempo parcial pueden realizar horas extraordinarias? La primera respuesta que ofrece el Estatuto de Trabajadores es que no, pero en realidad es un gran depende.

Así, el artículo 12 del texto legal dice que “los trabajadores a tiempo parcial no podrán realizar horas extraordinarias, salvo en los supuestos a los que se refiere el artículo 35.3”, es decir, si son trabajadas “para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes”. En definitiva, en supuestos de fuerza mayor.

En todo caso, dice el Estatuto de los Trabajadores, la suma de horas ordinarias y extraordinarias, tanto las previamente pactadas como las voluntarias, no podrá exceder el límite legal del trabajo a tiempo parcial definido en el apartado 2 del artículo 35.

Este artículo establece un máximo de 80 horas extra al año en contratos a tiempo completo y su cálculo proporcional para contratos de menos horas, excepto aquellas que son motivadas por una cuestión extraordinaria y urgente.

Sin embargo, según lo establecido para las horas extra en el Estatuto de los Trabajadores, los empleados sí pueden realizar horas complementarias pactadas con su empleador o de aceptación voluntaria. Eso sí, para poder realizarlas el contrato de trabajo debe tener una jornada no inferior a diez horas semanales en cómputo anual.

¿Por qué registrar las horas extra?

Es importante que las empresas reflejen y registren de forma adecuada las horas ordinarias y extraordinarias de sus empleados.

En primer lugar, sin un registro efectivo de las jornadas extraordinarias de cada uno de los trabajadores es muy difícil que una empresa pueda llevar adelante y sin errores una sólida política de flexibilidad.

Además, respetar el cómputo de horas complementarias que ha dedicado un empleado de una manera fiel a la realidad tendrá un impacto directo en su satisfacción y bienestar laboral.

Pero más allá de eso, desde marzo de 2019 es obligatorio que las empresas lleven un registro de la jornada laboral que contemple tanto las horas ordinarias como las extraordinarias. De no hacerlo, pueden exponerse a una sanción que oscila entre los 626€ en los casos más leves, 6.250 en los graves y hasta 187.515 en los muy graves.

Precisamente, la popularmente conocida como Ley del Registro Horario, o el Real Decreto Ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, nació como respuesta a las denuncias de jornada más extensas de lo acordado sin la retribución que estas horas extra suponen. Su objetivo fue el de evitar los abusos en el trabajo o fraudes al no compensar de la manera adecuada las horas extra.

¿Y qué implica esta normativa? Fundamentalmente, la obligatoriedad de fichar en el trabajo y llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores, ya tengan un contrato a tiempo completo o parcial.

Esta información, además, debe ser debidamente guardada durante cuatro años y puede recogerse de diversas maneras, aunque lo más recomendable y eficiente es utilizar un software de control horario.

¿Cómo llevar un registro de las horas extraordinarias?

Ya hemos visto que la ley establece que el horario de un trabajador debe quedar registrado. Ahora bien, ¿cómo registrar cada hora extra y por qué es importante contar con este control horario? 

Este registro de horas extraordinarias debe cumplir con una serie de requisitos, como:

• Debe figurar el horario de cada trabajador, la hora de entrada y salida, sus turnos de trabajo y sus descansos semanales.
• Debe reflejar el contrato de trabajo para dejar constancia de cuál es el horario habitual y las horas estipuladas por contrato.
• Debe incluir un registro de las horas extraordinarias trabajadas y debe indicar cómo se van a compensar, si de forma económica o con días de descanso.

Registrando las horas extras por medio de una herramienta sistematizada como Cegid Visualtime se puede, por ejemplo, saber cuándo y a quiénes ofrecer mayor flexibilidad laboral. Es decir, la empresa podrá brindar a los trabajadores la posibilidad de realizar menos horas durante los momentos de poca carga productiva, para que las compensen en períodos de mayor actividad.

Preguntas habituales sobre las horas extraordinarias

Cuando hablamos de realizar horas extra es común que nos surjan algunas dudas como el precio de horas extraordinarias o cuántas horas de más puede trabajar un empleado. Por norma general, la ley establece algunas consideraciones como:

• Las horas extra son voluntarias: la empresa no puede obligar al trabajador a trabajar horas adicionales a las estipuladas en su contrato salvo casos especiales.
• No se pueden realizar en horarios nocturnos a no ser que sea por un motivo extraordinario y urgente.
• Los menores de 18 años o personas con contrato formativo no pueden realizar horas extras en ninguna circunstancia.
• Los empleados con contrato parcial, en principio, tampoco pueden realizar horas extraordinarias salvo supuestos de fuerza mayor y con las excepciones anteriormente mencionadas.

¿Cómo compensar las horas extra?

El artículo 35 del ya citado Estatuto de Trabajadores refleja que “se optará por abonar las horas extraordinarias en la cuantía que se fije, que en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido” que, de no existir un pacto al respecto, debe estar dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

Es decir, existen diferentes formas de pago de las horas extra, siempre en función del contrato de cada trabajador o del convenio colectivo. Una opción es abonarlas como adicionales al salario; otra, compensarlas con horas de descanso o días libres.

¿A cuánto se paga la hora extra?

El precio de horas extraordinarias es otra de las cuestiones que más dudas suscitan.

Evidentemente, el precio por hora extra nunca podrá ser inferior a una hora ordinaria. Además, en el registro de horas extraordinarias su precio debe aparecer especificado de manera adecuada en la nómina correspondiente. Para ello, de nuevo, tiene una gran utilidad realizar un registro horario adecuado que contemple qué día y cuántas horas extra se han trabajado.

Por norma general, el precio por hora extra está fijado en el convenio colectivo. Para calcular el precio de horas extraordinarias se deben tener en cuenta, por un lado, la base de cotización por contingencias profesionales y, por el otro, la base adicional por horas extra.

Es frecuente que el precio por hora extra sea un 75% superior al valor de la hora ordinaria. Es decir, si un empleado trabaja una hora extra, percibirá el equivalente a 1.75 veces lo que cobre por su hora ordinaria.

Además, para calcular por cuánto se paga la hora extra también habrá que tener en cuenta si esta se presta en horario nocturno o en días especiales, como sábados, domingos y festivos. Esto, a priori, también debería reflejarlo el convenio colectivo.

Sobre este aspecto, cabría tener en cuenta que el Estatuto de los Trabajadores prohíbe la realización de horas extra en horario nocturno, salvo en supuestos de fuerza mayor o de jornadas especiales ampliadas reglamentariamente.

¿Y qué sucede en el caso de que la hora extra se “cobre” en forma de días libres? ¿Cuál sería el equivalente al precio de horas extraordinarias en este caso?

Si las horas adicionales trabajadas se compensan en forma de descanso remunerado, su duración debe ser la equivalente al tiempo trabajado. Es decir, por cada hora extra trabajada el empleado recibirá una hora de descanso pagado.

¿Cuántas horas extra se pueden trabajar?

Otra de las preguntas frecuentes cuando hablamos de las horas extraordinarias es cuántas puede trabajar un empleado como máximo.

De nuevo, la respuesta la encontraremos en el artículo 35 del Estatuto de Trabajadores, que especifica que el número de horas extra no podrá ser superior a 80 al año en el caso de contratos a tiempo completo siempre que sean pagadas.

Si se trata de un contrato a jornada parcial, el número de horas extraordinarias que puede emplear un trabajador estará calculado en base a la proporción correspondiente con respecto a un contrato a jornada completa.

En el caso de que las horas extraordinarias no se compensen mediante remuneración económica sino mediante días libres dentro de los cuatro meses siguientes a su realización, estas no contarán dentro del máximo anual. Tampoco contarán aquellas que se hayan trabajado para reparar o prevenir daños extraordinarios y urgentes.

Ventajas de un registro eficiente de horas extra

Con una herramienta de gestión del tiempo como Cegid Visualtime es posible llevar un efectivo control de las horas extraordinarias. Es el único sistema que permite gestionar el tiempo efectivo de trabajo y reducir las horas extra innecesarias.

A partir de un sistema de bolsa de horas, Cegid Visualtime ayuda a los responsables de RRHH a tomar decisiones más inteligentes según las necesidades de la empresa, brindando información sobre los diferentes horarios disponibles, para recuperar las horas adeudadas o para transformarlas en descanso del trabajador.

Además de estas ventajas, con Cegid Visualtime también es posible:

• Ahorrar en horas extra y contabilizarlas automáticamente.
• Separarlas en diferentes bolsas de horas para poder descontarlas o gestionarlas según el caso.
• Llevar un minucioso control de los saldos positivos y negativos para compensar las horas durante el año.
• Pre-autorizar la realización de horas extras en función a la necesidad productiva del momento.
• Que los empleados tengan su propio portal para autogestionar sus bolsas de horas.

Puedes solicitar una demo gratuita y comprobar que Cegid Visualtime es la solución de RRHH y control horario que más se ajusta a las necesidades de tu empresa.