El acuerdo, las reglas de disponibilidad y la comunicación, claves para el teletrabajo en 2021

Si durante 2019, tan solo un 8,3% de los ocupados en España recurrían a la opción de trabajar desde casa, ya fuera habitualmente o de forma ocasional; desde que empezaron a implementarse medidas del confinamiento el salto ha sido exponencial. Durante la primera ola de la pandemia, alrededor de un 30% de los empleados trabajaba en remoto y desde sus domicilios (según cita una encuesta de la Generalitat Valencia y un estudio de Eurofond). Una cifra cercana al potencial del teletrabajo estimado para España; pero lejos todavía de las economías líderes en teletrabajo de la Eurozona, como los Países Bajos (37,1%) y Luxemburgo (33,1%).

Este salto hacia adelante en el tiempo en materia de teletrabajo ha tenido que ser regulado con carácter de urgencia. Sin embargo, el nuevo Real Decreto Ley 28/2020 de Trabajo a Distancia no aplica para el teletrabajo que se realiza por motivos relacionados con la Covid-19.

A pesar de ello, muchas empresas han implantado soluciones para el teletrabajo con una visión de futuro, y por ello, los puntos clave del RDL que aprobó el Gobierno el pasado mes de septiembre son decisivos para el presente, y lo van a ser todavía más en el futuro del Trabajo a Distancia.

Un cambio conceptual y semántico

El primer cambio ha sido semántico. El concepto teletrabajo ha sido “degradado” a tipo de Trabajo a Distancia que “se realiza con sistemas informáticos, telemáticos o de telecomunicación”. La idea en el imaginario colectivo sobre teletrabajo, ahora es denominada Trabajo a Distancia, ya que el RDL lo asocia a “el trabajo realizado en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular”.

Además de los cambios semánticos, para que estemos dentro del marco de aplicación del RDL 28/2020 “tendría que ser un trabajo a distancia de carácter regular”. La regularidad la marca que se desarrolle más de un 30% de la jornada a distancia, dentro de un marco temporal de mínimo 3 meses de duración.

La piedra angular para el Trabajo a Distancia son los Acuerdos Obligatorios que las empresas deben firmar con sus trabajadores. La legislación del Trabajo a Distancia marca mínimos en dicho acuerdo, pero imprescindibles si no se quiere caer en una infracción grave contra la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. (LISOS)

El acuerdo obligatorio de teletrabajo: horario y reglas de disponibilidad

Del Acuerdo, debe quedar constancia por escrito, antes de que se inicie el trabajo a distancia. Además, se debe entregar una copia a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT) en un plazo de 10 días, que deberá estar firmada para acreditar la entrega; enviándose una copia a la oficina de empleo (tanto del acuerdo y del recibo de la RLT).

Aunque, en un principio la mayoría de las preguntas que se hacían los responsables de la gestión de talento en las empresas eran sobre los gastos a compensar (consumibles, folios, material de papelería, etc.); uno de los aspectos que generan más dudas tiene que ver con el Horario de Trabajo y las Reglas de Disponibilidad:

• En cuanto al Horario de Trabajo, no debemos olvidar que éste debe seguir registrándose. La opción más adecuada para un teletrabajo ágil es contar con soluciones como Cegid Visualtime Portal, que permite la gestión del tiempo desde cualquier lugar y en cualquier momento, favoreciendo la comunicación interna y con la usabilidad de una app.
• Las Reglas de Disponibilidad se establecen para favorecer los horarios flexibles. Esta es una de las ventajas que busca la legislación de trabajo a distancia, pero sin acabar con la operatividad de los equipos. Una regla de disponibilidad consiste en un periodo de tiempo en el que la persona trabajadora deberá estar en su puesto de trabajo y disponible para su empleador.

Todo ello sin olvidar la Prevención de Riesgos Laborales y la Desconexión Digital. En el primer aspecto las empresas deben continuar garantizando a sus empleados el derecho a una adecuada protección de seguridad y salud en el trabajo. La actividad preventiva tendrá que tener en cuenta los riesgos específicos de esta modalidad de trabajo; teniéndose especialmente en cuenta la distribución de la jornada, y la garantía de los descansos y desconexiones durante la jornada laboral. Se debe limitar el uso de los medios tecnológicos relacionados con el trabajo durante los descansos. Y las empresas deben contar con políticas internas en las que se definan cómo se va a tratar la desconexión digital y se sensibilice a los trabajadores sobre esta cuestión.

El principal reto del teletrabajo, la comunicación

El empeoramiento de la comunicación es uno de los síntomas que contrajo el teletrabajo de emergencias que se implantó durante el confinamiento de principios de 2020. Una vez examinados los fallos iniciales los departamentos de comunicación deben adaptarse al nuevo escenario.

La gestión emocional está directamente ligada a las relaciones laborales entre los equipos. Para ello, a pesar de la cercanía que aportan las plataformas para conferencias o los sistemas de comunicación instantánea, la comunicación interna en las empresas debe adaptarse no sólo en los formatos, sino también en procedimientos y objetivos.

En los últimos 10 meses se han generado descoordinaciones, malentendidos y situaciones tensas en los equipos que anteriormente no se daban, por el hecho de que se ha creado cierta desconexión. El ser humano como animal social, no empatiza de igual manera con alguien con quien tiene contacto, que con quien no. Dentro de las áreas de comunicación hay que intentar mejorar el hecho de que solo vernos a través de video llamada no impida compartir esas informaciones, verbales y no verbales, que necesitamos expresar. Por ello, las organizaciones, debemos crear puntos de encuentro, momentos distendidos, donde nuestro personal pueda volver a relacionarse, aunque sea a distancia, con espontaneidad, para que la empatía y el sentimiento de equipo se mantengan a pesar de la distancia.