Cómo hacer una factura electrónica

Novedades de la Ley Crea y Crece

La entrada en vigor de la Ley Crea y Crece ha provocado muchos cambios en la facturación digital. Por tanto, primero vamos a repasar todas las novedades que trae esta nueva normativa y explicar los diferentes formatos de factura electrónica que es posible encontrar. Así sabrás cómo realizar una factura electrónica.

Antes de aprender cómo hacer una factura digital, vamos a repasar las novedades al respecto. El 15 de septiembre de 2022 se aprobó en el Congreso de los Diputados esta normativa, conocida legalmente como Ley de Creación y Crecimiento de Empresas.

Entre su articulado incorporaba numerosos cambios relacionados con facilitar la burocracia a la hora de crear empresas, reducir los requisitos legales para las nuevas sociedades y muchas otras novedades. Pero la modificación que más nos interesa mencionar aquí es la que afecta a la facturación electrónica.

Si bien desde 2015 ya se obliga a facturar de forma electrónica a todas las Administraciones públicas, la entrada en vigor de este nuevo texto amplía las exigencias para los autónomos y las pymes. El objetivo principal que se persigue desde el Ejecutivo para implantar esta medida no es otro que reducir la morosidad empresarial. De hecho, tras la entrada en vigor de la normativa se piensa crear una lista de morosos en la que pueda incluirse a todas las empresas que tardan más de 60 días en abonar sus pagos.

Por otro lado, la Ley Antifraude toca también este tema al eliminar las posibilidades de facturar con programas que pudiesen alterar la facturación.

De forma secundaria, pero también se refleja en la ley crea y crece, está la meta de conseguir por fin la digitalización total de los negocios. Y es que, en pleno 2024, todavía hay muchas pymes que continúan facturando y llevando sus cuentas en papel. Esto no solo ralentiza el trabajo y es más costoso, sino también más propenso a los fallos humanos.

Por último, es importante mencionar otro aspecto muy relevante de esta nueva ley: la obligación de facturar de forma electrónica para todas las empresas no solo cuando se trabaje con la Administración, sino también entre profesionales.

Las fechas fijadas establecían que todos los autónomos y empresarios que tuvieran una cifra de negocio superior a los ocho millones al año debían adaptarse al pasar un año de la aprobación del reglamento. El resto tendrían un plazo de 24 meses. No obstante, los plazos se han alargado y ahora se espera que esto se lleve a cabo a partir de mediados del 2025. En cualquier caso, lo más recomendable es hacer la transición cuanto antes, por eso en este post vamos a enseñarte cómo hacer una factura electrónica.

Formatos de Factura Electrónica en España

A continuación, vamos a describir todos los formatos válidos para las facturas electrónicas.

FacturaE

Desarrollado por la Agencia Tributaria, se trata del primer formato de factura electrónica que se introdujo para realizar facturas electrónicas en España. Sin embargo, desde su primera aparición se han introducido numerosos cambios en el formato de factura para hacerlo más completo y compatible. En la actualidad, se encuentra ya por su versión 3.4.

Aunque, eso sí, todavía conserva el mismo tipo de fichero de su primera versión y se sigue presentando como un archivo XML (lenguaje de marcado extensible). También es posible encontrar FacturaE en formato de factura electrónica XSIG, pero solo si el documento está firmado electrónicamente.

Edifact

Este es otro formato de factura electrónica muy empleado y compatible en muchos países. Aunque en España no existe obligación de facturar electrónicamente a empresas extranjeras que no tengan sede en el país, muchos programas informáticos europeos e internacionales reconocen estos archivos. De hecho, está aprobado por las Naciones Unidas para el intercambio electrónico de datos estructurados.

UBL

Al igual que los dos anteriores, este formato de factura electrónica está aprobado por la Agencia Tributaria y se trata de otro sistema empleado de forma internacional. Además, utiliza los mismos ficheros XML que FacturaE, algo que facilita su lectura y su interpretación tanto por los programas informáticos como si se realiza un análisis de la información a mano.

Cefact

Este último formato de factura electrónica emplea archivos XML para optimizar su compatibilidad y, al igual que sucede con EDIFACT, está aprobado por las Naciones Unidas para la facturación digital. Hacienda también permite su uso en España.

PDF

Dejamos este tipo de fichero en el último apartado, ya que no se genera específicamente para las facturas electrónicas. Sin embargo, todos los documentos exportados como PDF también tienen validez, pero siempre que se envíen al cliente en el mismo formato de factura y no se trate simplemente de un documento físico escaneado.

Pasos para realizar una factura electrónica

Vamos a ver todos los pasos de una factura electrónica. Una factura electrónica, en la práctica, es similar a una tradicional y contiene los mismos datos, solo se diferencia en la forma de emisión y recepción.

En las siguientes líneas aprenderás cómo hacer una factura electrónica.

Una vez se ha generado la factura, se ha de exportar en formato de factura electrónica digital. Para ello, se puede emplear la plataforma FacturaE. Al exportarla a ese formato de factura, se generará un fichero XML cuando finalice la configuración. Después, se ha de seleccionar si el destinatario del documento es una entidad privada o una Administración pública.

Algo importante que debes tener en cuenta para saber cómo realizar una factura electrónica a la Administración pública se relaciona con los datos de la oficina a la que va dirigida la factura: oficina contable, órgano gestor, unidad tramitadora y órgano proponente (este último campo no es obligatorio).

Además, hay que seleccionar el medio de abono de la factura: efectivo, transferencia, etc. De modo opcional, se pueden incorporar al documento un número de referencia y de expediente. Tras estos pasos, tan solo hay que hacer clic en el botón de «Generar» y el documento estará listo para su descarga. Ahora ya sabes lo más importante sobre cómo hacer una factura digital.

FacturaE firmada

Un elemento fundamental para conocer cómo hacer una factura digital es su firma. En este sentido, existe la posibilidad de rubricar el documento, algo muy importante, sobre todo si es para otra empresa. En ese caso, antes de comenzar el trámite anterior hay que subir un certificado digital a la plataforma de Contasimple. Si la empresa o el cliente no dispone de uno, se puede usar el que proporciona la plataforma. En esta situación el fichero generado no será XML, sino XSIG.

Estados de la factura electrónica

Cada factura digital puede pasar por hasta diez estados diferentes, aunque algunos de ellos no son obligatorios, por lo que no siempre los encontrarás. Vamos a hacer un repaso a todos ellos.

Factura Envío – [a e.FACT]

Este estado inicial indica que el emisor ya ha subido la factura a la plataforma de FacturaE y está disponible para su descarga por parte del receptor. No se trata de un estado obligatorio, ya que muchas veces se anota directamente con el que te mostramos a continuación.

Factura Registrada

El hecho de que aparezca este mensaje en una factura informa de que ya ha sido registrada por los sistemas de FacturaE y se le ha proporcionado un número de registro.

Factura Entregada

La actualización a este nuevo estado indica al emisor que la factura ya ha sido descargada por el cliente. A partir de ese momento, se pueden dar varios supuestos, como veremos en los próximos estados. Si todo sigue los trámites correctos y el cliente no rechaza la factura, los siguientes estados irán apareciendo en el expediente de FacturaE.

Factura Registrada EN RCF

Este estado sí es obligatorio y, en cuanto se actualiza, se envía al emisor de la factura un correo electrónico avisando de que el documento ya ha sido incorporado al sistema contable del cliente.

Factura Recibida en Destino

Se trata de una fase similar a la anterior, pero que no es obligatoria. Cuando aparece el mensaje de Factura Recibida en Destino, se asume que el gestor del receptor ya tiene en su poder el documento.

Factura Conformada

Este estado, que tampoco es obligatorio, muestra que el suministro o el servicio por el que se ha facturado ha sido validado por el cliente.

Contabilizada la Obligación de Pago

El cliente ha asumido su obligación de hacer frente al abono de la factura y lo ha reflejado en el sistema contable. Aquí sí se envía otro correo electrónico que avisa de la situación al emisor.

Factura Pagada

Cuando el cliente efectúa el pago completo, el estado debe cambiarse por el de Factura Pagada. Cuando esto sucede, se avisa de nuevo al emisor para que conozca la situación.

Factura Rechazada

No siempre se lleva a cabo toda la gestión de la forma correcta, ya que pueden ocurrir incidencias. Si un problema técnico impide el envío o la descarga de la factura, automáticamente se marcará como rechazada y será necesario volver a enviarla. No obstante, el cliente también puede oponerse a aceptarla. En ese caso, mediante su sistema contable tiene la opción de dejar un comentario en el que indique al emisor los motivos para el rechazo.

Factura Anulada

Después de que se produzca un rechazo, el emisor tiene la opción de aceptarlo anulando el documento. En ese momento aparecerá este estado y se dará por finalizado el expediente.

Estos son los diez estados que pueden aparecer en FacturaE. Además, tanto el comprador como el emisor pueden consultar manualmente la situación y el histórico de cada factura. Tras aprender cómo hacer una factura electrónica, tienes que conocer cómo interpretar cada uno de estos cambios, algo que es más sencillo con este listado.

Adaptarse a la factura electrónica 

Existen dos tipos principales de facturas digitales. De las que hemos hablado principalmente en este artículo son las que tienen formato de factura estructurado, que es el modelo de factura electrónica más utilizado y el que cuenta con más formatos.

En este artículo te hemos explicado cómo hacer una factura electrónica y también los diferentes formatos y modelos disponibles. Por lo tanto, si necesitas tramitar uno de estos documentos, te resultará muy intuitivo y sencillo completar todos los campos requeridos. Además, hay muchos programas que se encargan de realizar la mayoría de pasos de una factura electrónica de manera automática, por lo que el riesgo de que se cometa un error es muy bajo. Recuerda que con nuestras soluciones de facturación para pymes y autónomos, puedes generar estos documentos de un modo muy fácil.

En Cegid somos expertos en el desarrollo de aplicaciones para la facturación y contabilidad de las pymes, por ejemplo puedes aprovechar las capacidades de Cegid Contasimple para realizar tus facturas electrónicas. No esperes a que sea obligatorio y anticípate a los requisitos de la Ley Crea y Crece. Tras conocer cómo hacer una factura digital, ponte en contacto con nuestro equipo para que podamos asesorarte sobre la mejor solución para la digitalización de tu negocio y sobre el modelo de factura electrónica con el que deseas trabajar.