12 febrero 2024

La factura electrónica va a ser obligatoria, pero ¿por qué?, ¿cuáles son sus ventajas? Más allá de la lucha contra la morosidad y el fraude, ¿qué aporta a la empresa?

5 min

ventajas factura electrónica

En los últimos meses, asistimos a una explosión de información sobre la nueva obligatoreidad de la factura electrónica entre profesionales. Sabemos qué va a ser obligatorio, pero ¿por qué?, ¿cuáles son las ventajas de la factura electrónica? Para comenzar, recordemos que una factura electrónica se trata de un documento digital que sirve como justificante de una operación comercial y que, a efectos legales, tiene la misma validez que una factura en papel. Ahora bien, a diferencia de esta, su expedición está sujeta al consentimiento del destinatario, entre otros requisitos.

No hay que olvidar que la facturación es una parte esencial del proceso de gestión de cualquier empresa y un requisito legal. Por consiguiente, conviene saber que las innovaciones tecnológicas permiten una reducción de costos y un ahorro de tiempo que maximizan la eficiencia operativa. Por todo ello, merece la pena ver en detalle los beneficios de este importante apartado sobre automatización de procesos financieros.

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¿Por qué la factura electrónica es obligatoria?

El principal objetivo que nombra la ley que introduce su obligación es acabar con la morosidad y por tanto, ayudar a las empresas y autónomos a mejorar su economía. Pero los beneficios de la factura electrónica no se quedan ahí, sino que mejoran muchos procesos en la gestión de la empresa. Por tanto, servirá para lograr una mejora en la productividad además de para luchar contra la morosidad y el fraude fiscal.

De hecho, la facturación electrónica está transformando el ámbito empresarial, pues está optimizando de manera vertiginosa muchos de sus procedimientos. La razón obedece a las múltiples ventajas que ofrece frente al sistema tradicional, el cual muy pronto quedará obsoleto.

¿Dónde comienza la facturación electrónica? En 2014, la UE impulsó su implementación en los Estados miembros y, posteriormente en 2019, estableció un formato común en las relaciones europeas B2G. Desde entonces, la digitalización es obligatoria en todos los intercambios comerciales con el sector público.

En España, comenzó a ser obligatoria en enero de 2015 para aquellos proveedores cuyas facturas superen los 5000 euros. Y con ello, muchas empresas pudieron comprobar cómo era posible la automatización de procesos financieros de forma sencilla. Pretende ser un modelo para mejorar la transparencia y la competitividad en el marco de la creación de un mercado único digital.

Como consecuencia, las compañías que trabajan con las Administraciones públicas tienen que remitir sus facturas a través de un formato estructurado: Facturae. Aunque por ahora solo sea obligatorio para operaciones con organismos públicos, pronto lo será también en todas las transacciones B2B.

¿Y cuáles son las innovaciones tecnológicas que trajo esta obligatoriedad? Una de ellas es el portal FACe, el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Aquí, se puede seguir el estado de las facturas dirigidas a los organismos adheridos al sistema. Además, dispone de un foro para consultar dudas, varios directorios y, lo que es mejor aún, se generan, firman y se presentan facturas.

Elementos que debe tener la factura electrónica

Se elabora en dos fases. En primer lugar, se crea tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos. Después, se procede a su firma con el certificado electrónico propiedad del emisor, que cifra el contenido y añade el sello digital al documento.

Un proceso muy sencillo, pero que debe incluir toda la información relacionada con la transacción realizada, así como los datos de ambas partes. Se trata de un modelo de automatización de procesos financieros regulado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Estos son los elementos más destacados que contempla la normativa legal:

  • Número de factura y serie (si es aplicable).
  • Datos identificativos del emisor y del receptor.
  • NIF del emisor y del receptor.
  • Fecha de emisión.
  • Fecha de prestación de los servicios.
  • Concepto o descripción de las operaciones.
  • Base imponible (con el precio sin incluir impuestos).
  • Tipo impositivo e impuestos aplicables.

 

Legibilidad, autenticidad e integridad

Son los tres requisitos que deben cumplir todas las facturas. Por lo tanto, han de ser legibles, garantizar la legitimidad de su origen y avalar un contenido que no haya sido modificado. En la factura-e, la legibilidad la facilita el propio programa informático que la crea o la recibe. En cambio, la autenticidad y la integridad se pueden originar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • A través de un intercambio electrónico de datos EDI.

También se pueden realizar con otros medios que se hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Eso sí, con carácter previo a su utilización y que hayan sido validados por dicha institución.

Por último, por medio de los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo. En este caso, siempre que permitan crear un vínculo de conexión documentado entre la factura y la entrega de bienes o servicios.

Novedades 2024

Asimismo, las nuevas normativas sobre antifraude y facturación electrónica establecen nuevos requisitos que van a afectar a la forma de facturas, dirigido principalmente a las herramientas informáticas de facturación:

  • Un formato accesible para los destinatarios.
  • Que se emitan a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado por ella.
  • Deben incorporar un código QR y otro alfanumérico identificativo.
  • De igual modo, deben incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VeriFactu». Esto es, un distintivo que garantiza el cumplimiento de todas las obligaciones tributarias.

 

Sin embargo, hablando de novedades sobre innovaciones tecnológicas en el contexto de facturación, conviene mencionar a las Administraciones del País Vasco, que ya lanzaron su propio proyecto para combatir el fraude fiscal: TicketBAI. Desde 2020, su implementación era voluntaria, pero se aplazó la fecha debido a la pandemia. No obstante, hoy es obligatorio en esta comunidad autónoma.

Este sistema es obligatorio para las personas físicas y jurídicas que emiten facturas o comprobantes de venta y tienen domicilio legal en el País Vasco. Y básicamente, supone que cada factura emitida se envía automáticamente a las haciendas forale.

Ventajas de la factura electrónica

 

De modo general, estos son los beneficios de la factura electrónica más destacados:

  • Acorta los ciclos de tramitación, incluido el trámite de cobro.
  • Reduce errores humanos.
  • Elimina costes de impresión en papel y el envío postal, y favorece la sostenibilidad ambiental.
  • Facilita un acceso más rápido, ágil y fácil de los documentos. Igualmente, disminuye de manera drástica el espacio necesario para almacenarlos.
  • Mejora el servicio al cliente.
  • Facilita la lucha contra la evasión tributaria.
  • Sintetiza la factura en los sistemas informáticos empresariales, lo que mejora significativamente la gestión.
  • Contribuye a la modernización de la economía y al desarrollo de la sociedad de la información.

Beneficios para las empresas

Para ellas, las ventajas de la factura electrónica no es solo que simplifican la contabilidad, sino que incentivan la eficiencia operativa. Facilitan el proceso de digitalización, ya que ayudan a optimizar otros documentos como órdenes de compra, presupuestos o notas en distintas áreas del negocio.

Además, la factura electrónica fomenta el correcto control fiscal y contributivo, porque otorga una visibilidad automatizada del cumplimiento tributario y favorece la fiscalización. Entre otros, las pymes, los despachos profesionales o los autónomos, logran estos beneficios:

  • Aumentan la inmediatez en la gestión, tanto en la recepción como en el envío.
  • Mejoran la productividad.
  • Se integran en el ERP de la empresa.
  • Hay mayor transparencia en los pagos y en los procesos de auditoría.
  • La automatización de procesos financieros es más rápida y eficaz.
  • Otorgan una contabilidad electrónica automatizada.
  • Las facturas electrónicas facilitan el cálculo de impuestos.
  • Incrementan la seguridad documental y reducen los tiempos de gestión.
  • Agilizan la localización de información. Por ende, ahorran tiempo.
  • Mejoran la eficiencia.
  • Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
  • Menor probabilidad de falsificación.
  • Reducción de costos y de esfuerzo.
  • Ahorro en el gasto de papelería interna y externa, lo que contribuye a la sostenibilidad ambiental.
  • Eliminación de espacio inservible para almacenar documentos históricos.
  • Aminoran errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
  • Registran la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal, incluido el sello y la data precisa.
  • Las innovaciones tecnológicas aportan mayor agilidad en la toma de decisiones empresariales.
  • Dan acceso a financiación a través de la medición de cuentas por cobrar.

 

Beneficios medioambientales

En este caso, también hay una incidencia ecológica positiva. La importancia de los beneficios de la factura electrónica radica principalmente en la reducción del consumo de papel. Esto es, contribuye a disminuir la emisión de gases de efecto invernadero asociados a su producción y transporte. Al usar un método digital, se elimina la necesidad de imprimir y enviar físicamente el documento.

Todo ello implica una reducción de costos significativa de recursos naturales como los árboles y el agua utilizados en la fabricación de folios. De igual forma, facilita la sostenibilidad ambiental; esto es, disminuye la generación de residuos sólidos y la contaminación asociada a la producción y eliminación de celulosa.

Beneficios de la factura electrónica para los consumidores

Al igual que sucede con las empresas, los usuarios se pueden beneficiar de las ventajas de la factura electrónica. Tal vez, las dos más destacadas sean el acceso rápido y fácil a la información y el menor riesgo de pérdida o extravío. Asimismo, un consumidor puede consultar y descargar sus facturas en cualquier momento y lugar. Aun así, hay más beneficios:

  • Facilita el control y seguimiento de gastos. Con el acceso en línea, se puede llevar un mejor control de los gastos. Incluso revisar fácilmente los detalles de las transacciones, fechas de pago y cualquier otro dato relevante.
  • Mayor seguridad y autenticidad. Las facturas electrónicas disponen de medidas de seguridad que garantizan su veracidad. Esto ayuda a prevenir fraudes y brinda mayor confianza en la validez del documento.
  • Ahorro de tiempo y reducción de costos de envío. Contribuyendo a la sostenibilidad ambiental al eliminar las facturas en papel.
  • Mayor comodidad en la gestión financiera. La facturación online facilita la gestión al ofrecer herramientas y plataformas que permiten organizar y clasificar fácilmente las transacciones. Esto simplifica la conciliación de cuentas y la presentación de impuestos.

 

El futuro de la factura ya está aquí

Si bien la tecnología marca el paso de las empresas, en todas ellas las ventajas de la factura electrónica son imprescindibles. De hecho, el año que viene este comprobante va a traspasar fronteras y se convertirá en el documento legal dominante a nivel mundial. Un fenómeno imparable que tiene tres objetivos: luchar contra el fraude, simplificar el entorno fiscal y reducir la morosidad. Todo ello sin olvidar el férreo control que proporciona a la Agencia Tributaria.

En cualquier caso, hay que asumir que la factura en papel va a desaparecer en un futuro cercano. Así que ¿cómo puedes implementar el nuevo modelo de facturación en tu empresa? Con un programa informático las ventajas se multiplican. Por ejemplo, al digitalizar los cálculos de impuestos automáticos, la conciliación bancaria o la trazabilidad en todos los niveles, maximizas la eficiencia operativa.

Para obtener mejora en la productividad, la clave está en escoger la herramienta informática que mejor se ajuste a las necesidades del negocio. Esto es, un software de tipo contable adaptado a los requisitos de la factura que posibilite automatizar diferentes procesos. Al hacerlo así, no solo se optimiza el tiempo de gestión, sino que los distintos departamentos de la organización se benefician de la interconexión. Un buen consejo para seleccionar el programa idóneo es que cumpla, como mínimo, con estos requisitos:

Tener una interfaz intuitiva.

Debe ser fácil de emplear para el usuario.

Específico e interconectable con otros softwares de la empresa.

Y, no menos importante, debe ser flexible y escalable, siempre en función de las necesidades del negocio.

El tiempo avanza de manera inexorable, la cuenta atrás para adaptarse al nuevo modelo de facturación es un proceso ineludible. Lo ideal es llevar a cabo una adopción con tiempo, para poder controlar el proceso antes de que sea obligatorio. Y de este modo, aprovechar el momento para establecer de un calendario de acciones hasta alcanzar la digitalización completa.

Los beneficios de la factura electrónica son por tanto, muchos y variados. Para poder beneficiarse de todas sus ventajas, resulta fundamental elegir un proveedor de software que garantice el cumplimiento normativo, de forma ágil y cercana. Así son las soluciones de software de facturación electrónica de Cegid: eficientes, seguras y de fácil gestión. Consúltanos.

 

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