Solución pública de facturación electrónica: qué es, cómo funciona y cuándo conviene usarla

¿Qué es la solución pública de facturación electrónica?

La solución pública de facturación electrónica es una plataforma desarrollada y gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) que cumple tres funciones esenciales:

• Permitir la emisión gratuita de facturas electrónicas, especialmente pensada para pymes y autónomos.
• Actuar como sistema de interconexión entre plataformas privadas de facturación.
• Servir como repositorio obligatorio de todas las facturas electrónicas y de la información sobre su pago o rechazo.

Su uso será gratuito para empresarios y profesionales, tanto si emiten directamente a través de ella como si utilizan software privado.

¿Por qué se implanta este sistema?

El objetivo principal es luchar contra la morosidad comercial, una de las principales barreras al crecimiento empresarial en España.

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, introdujo la obligación de usar factura electrónica en relaciones B2B para:

• Obtener información fiable sobre plazos reales de pago.
• Facilitar el cumplimiento de los plazos legales.
• Mejorar la transparencia en las relaciones comerciales.

La solución pública permite, por primera vez, conocer cuándo se paga realmente una factura, no solo cuándo se emite.

Verifactu vs solución pública de facturación electrónica: ¿en qué se diferencian?

Aunque suelen mencionarse juntos, Verifactu y la solución pública de facturación electrónica no son lo mismo. Verifactu establece los requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación verificables para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros.

La solución pública de facturación electrónica, por su parte, es la plataforma pública de facturación electrónica que desarrollará y gestionará la AEAT para emitir, recibir y conservar facturas electrónicas y comunicar su estado de pago. En otras palabras, Verifactu regula cómo deben funcionar determinados sistemas de facturación, mientras que la solución pública constituye la infraestructura pública del nuevo sistema de factura electrónica entre empresas.

¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?

La obligación se aplica a todos los empresarios y profesionales que ya están obligados a expedir factura cuando el destinatario sea otro empresario o profesional establecido en España.

No importa:

• si eres autónomo o sociedad,
• si utilizas software privado o la solución pública,
• ni el sector de actividad (salvo excepciones concretas).

Lo relevante es el calendario de aplicación, que es progresivo.

Calendario clave: fechas que debes tener en cuenta

• 1 de octubre de 2026: Entra en vigor la orden ministerial y empiezan a contar los plazos.
• 1 de octubre de 2027: Obligatorio para empresas y profesionales con facturación superior a 8 millones €. Las plataformas privadas deben cumplir ya con interconexión y envío de copias fieles.
• 1 de octubre de 2028: Obligatorio para el resto de empresas y autónomos.
• 1 de octubre de 2029: Obligación de comunicar estados de la factura (pago, rechazo, impago) para autónomos y entidades en régimen de atribución de rentas con menor volumen.

Este calendario escalonado busca dar tiempo a la adaptación, pero conviene prepararse con antelación.

¿Qué regula exactamente la orden ministerial?

La orden no cambia la obligación legal (eso ya lo hace la ley y el real decreto), sino que explica cómo funciona el sistema en la práctica. En concreto, regula:

Los servicios de la solución pública

• Emisión de facturas electrónicas mediante formulario web.
• Interconexión entre plataformas privadas.
• Comunicación de pagos, cobros, rechazos e impagos.
• Recuperación y consulta de facturas en cualquier momento.

La copia fiel de las facturas

Si una empresa usa software privado, debe enviar automáticamente una copia fiel electrónica de cada factura a la solución pública.

Esta copia:

• No es un PDF.
• No lleva anexos.
• Reproduce fielmente los datos de la factura original.

El código único de cada factura

Cada factura tendrá un código único, formado por:

• NIF del emisor.
• Número y serie.
• Fecha de expedición.

Esto evita duplicidades y permite un control completo del ciclo de vida de la factura.

La comunicación de pagos

El destinatario debe informar electrónicamente:

• Si rechaza la factura.
• Cuando realiza el pago completo.
• Cuál es la fecha de vencimiento.

El emisor puede, además, comunicar cobros o discrepancias. Todo queda registrado en la solución pública.

¿Qué papel tiene UBL en la solución pública?

UBL (Universal Business Language) es uno de los formatos estructurados que pueden utilizarse para intercambiar facturas electrónicas.

La solución pública de facturación electrónica no es un formato en sí mismo, sino la infraestructura pública que permite emitir, recibir y conservar esas facturas, independientemente del estándar técnico utilizado.

¿Cómo se accede a la solución pública?

El acceso se realiza mediante:

• Certificado electrónico, como en otros trámites tributarios.
• Sistema Cl@ve, para el uso de formularios web.

También se permite actuar mediante representación, lo que resulta clave para:

• asesores fiscales,
• gestorías,
• proveedores de servicios administrativos.

¿Qué deben hacer ya empresas, autónomos y asesores?

Aunque la obligación efectiva llegue en 2027 o 2028, este es el momento de:

• Revisar el software de facturación.
• Hablar con proveedores tecnológicos o asesores.
• Entender cómo funcionará la comunicación de pagos.
• Planificar la adaptación con tiempo y sin prisas.

La experiencia demuestra que anticiparse reduce costes y problemas.

Conclusión

La solución pública de facturación electrónica de la AEAT no es solo una herramienta técnica: es el eje central del nuevo sistema de relaciones comerciales entre empresas.

Para asesores fiscales, empresarios y autónomos, comprender su funcionamiento es esencial para:

• cumplir la normativa,
• evitar sanciones futuras,
• mejorar el control de cobros y pagos.

Queda tiempo, sí, pero el cambio ya está en marcha.