Las soluciones de Gestión del Tiempo deben ser flexibles, eficientes y escuchar al empleado

Un repaso por la actualidad de la gestión del tiempo y de RR.HH en general, de la mano de David Arderiu, Director General de Cegid Visualtime.

¿Hace un año de la integración en CEGID, qué valoración hacen desde Cegid Visualtime?

Después de un año en Cegid, la valoración de la integración de Cegid Visualtime es muy positiva. Teníamos 2 años para realizar la integración y casi todo estaba integrado en septiembre de este año, por ello lo consideramos un caso de éxito. Dentro de la magnitud tecnológica y humana que conlleva cambiar procesos, las empresas de software estamos acostumbradas a ser adaptativas.

¿Qué valor aportan como Cegid a los usuarios de Visualtime?

Nuestros clientes han visto como contamos con un portfolio más amplio y con soluciones lideres en diferentes aspectos de los Recursos Humanos, la gestión del tiempo, la nómina, la gestión del talento, la experiencia del empleado… así como en otros ámbitos. Por supuesto no solo en RR.HH., fue una gran noticia para todos nosotros la adquisición de Grupo Primavera que aporta a Cegid una amplia gama de soluciones en la nube que abarcan la gestión de la facturación, la contabilidad y el software de planificación de recursos empresariales (ERP), entre otras, y que es líder en España, Portugal y África.

La gestión del tiempo sigue siendo un tema capital para las áreas de RR.HH. La flexibilidad laboral se ha sumado a los temas claves ¿Hacia dónde se encaminan las soluciones de gestión del tiempo?

En nuestro día a día tanto personal como de la sociedad, el tiempo cada vez adquiere más importancia. Vivimos en un mundo en constante aceleración y por ello las personas quieren sacarle el máximo partido a su tiempo. En cuanto a la gestión del tiempo en las empresas, aunque queda mucho por recorrer, se está avanzando a pasos agigantados. El tiempo de las personas es un bien capital para las organizaciones y con los modelos de teletrabajo la gestión del tiempo se ha flexibilizado mucho más, demostrando la importancia que desde Visualtime llevábamos años resaltando.

La relación del empleado con la organización, lo que se denomina “su experiencia con la compañía” cada vez gana más importancia. ¿Qué papel juega en esto el uso de un Portal del Empleado?

El Portal del Empleado es una pieza clave en la comunicación bidireccional que debe existir entre organización y empleado. Se comenzó por pedir vacaciones, y ahora existen muchos escenarios que posibilitan decenas de tareas: consultar y cambiar turnos, gestionar los horarios, informar de ausencias, fichar tareas, solicitar días de teletrabajo… Todo ello ofrece una mayor libertad tanto a organización como a empleado, a la par que los empleados dan la máxima información a la organización de forma digitalizada lo que permite una mejor gestión.

Por ejemplo, en Cegid Visualtime contamos dentro de nuestro Portal del Empleado con la posibilidad de hacer encuestas. Gracias a ello, podemos consultar con el equipo cualquier tema. ¿Qué les parece el modelo de teletrabajo o la gestión que se está haciendo de él? Lo que anteriormente hubiera sido complicado de realizar, ahora se puede hacer mediante una encuesta a través del Portal del Empleado en minutos. Esto facilita que el empleado sienta que alguien “le escucha”.

Los modelos híbridos se han impuesto tras la pandemia como un beneficio para organización y empleado. ¿Qué opina de ellos?

Los modelos híbridos, una vez definidos a través de los acuerdos de Teletrabajo, deben gestionarse con un software que ofrezca flexibilidad, de grados de libertad y que se adapte a estos acuerdos, permitiendo hacer un seguimiento de su cumplimiento. El teletrabajo o Smart working cada vez está más presente en lo que se denomina el “salario emocional” ya que favorece la conciliación, reduce el estrés de los desplazamientos y atascos, pero también porque es una apuesta por el respeto al medio ambiente que conlleva la reducción de desplazamientos.

Un software como Cegid Visualtime Hybrid ofrece la libertad de gestionar estos modelos sin perder control y visibilidad por parte de la organización. Sin un software de gestión que se adapte a las necesidades de la organización la perdida de información, los posibles errores, sobre todo cuando se gestiona de forma rudimentaria, están asegurados. Es fundamental contar con un software que permita que los modelos híbridos sean parte de ese salario emocional que las organizaciones ofrecen a sus empleados, sin que su día a día sea una carga de trabajo extra.

La legislación sigue avanzando ¿Cómo afecta a las organizaciones? 

A pesar de que la mayoría de las organizaciones ya está desarrollando políticas de Gestión del Tiempo, aún existen casos donde no se apuesta o no se ve su importancia o se simulan horas. Con novedades como el Algoritmo Max y los esfuerzos de Inspección de Trabajo, estas simulaciones o malas prácticas son tremendamente más fáciles de detectar, mediante patrones de conducta que muestran muy rápido que los fichajes no son veraces.

De la misma forma hay empresas con empleados que hacen horas extra sin autorización. Con Cegid Visualtime damos respuesta a estos casos permitiendo que se envíe una alerta al empleado y a su responsable para que la organización puede informar, por ejemplo, de que ya no puede hacer más horas extra.

¿Cuál cree Ud. que serán las tendencias sobre los RR.HH. en general, y la gestión del tiempo en particular para 2023?

En el actual escenario incierto en el que estamos es muy importante ser eficiente y saber a qué dedican su tiempo tus empleados. Es fundamental disponer de una solución que cuente con People Analytics. Para tomar las mejores decisiones es necesaria una analítica de datos, que aúne la toma de estos, la compilación y el análisis en una sola herramienta. Al final estamos inspirados por nuestros clientes y estas son sus necesidades. Por ello Cegid ofrece soluciones inspiradas en ellos, como el People Analytics, el presente y futuro en la gestión de RR.HH.