Cómo afrontar una Inspección de Trabajo en 2021

Las organizaciones han aprendido a adaptarse a los nuevos tiempos, se sienten orgullosas del proceso de transformación en el que están inmersas y, cada día, logran nuevos triunfos en lo relativo a la gestión del tiempo. Pero, fuera de la empresa, ¿una Inspección de Trabajo vería el progreso con los mismos ojos?

Para averiguarlo y poder tener la certeza de que se cumple adecuadamente con la obligación legal del registro de la jornada, entre otras, en las siguientes líneas hablaremos de cómo funciona una inspección de trabajo y lo que deben tener en cuenta los profesionales de RR.HH. de la organización para superar este examen satisfactoriamente.

¿Qué es la Inspección de Trabajo?

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social es un servicio público que ejerce la vigilancia del cumplimiento de las normas del orden social y exige las responsabilidades pertinentes. También se ocupa del asesoramiento y, en su caso, conciliación, mediación y arbitraje en dichas materias.

Una inspección de trabajo es una operatoria de rutina, impuesta por el Ministerio de Trabajo que tiene como objetivo el control y garantía del cumplimiento de las normas laborales.

¿Cuáles son las causas más comunes de una inspección de trabajo?

Los motivos que pueden dar lugar a una Inspección de Trabajo son:

• Denuncia laboral presentada por los trabajadores ante el Ministerio.
• Buzón ITSS en el que se captan reclamaciones por irregularidades laborales.
• Procedimiento rutinario al azar, como parte de una campaña de control gubernamental.

Esta última causa será una de las que mayor impacto provoque en este 2021, debido a la campaña de los ERTE en marcha.

¿Cómo funciona la Inspección de Trabajo?

La Inspección de Trabajo da inicio por alguna de las causas mencionadas al inicio de este post. Una vez se pone en marcha, el proceso suele avanzar de la siguiente forma:

1. El inspector de trabajo acude al centro de trabajo de la empresa que debe inspeccionar sin previo aviso y se identifica.

2. Una vez allí, solicita el contacto con la persona responsable en ese momento y le notifica que se va a llevar a cabo una inspección.

3. A partir de este momento recorrerá las instalaciones para comprobar distintos detalles, que, a grandes rasgos, tendrían que ver con la identidad de los trabajadores y el oportuno cumplimiento de la normativa.

Es importante tener claro que la organización no se puede negar a que el inspector acceda a sus instalaciones. Además, debe garantizar que el procedimiento se realice correctamente y facilitar la labor de la inspección. Negarse a una inspección laboral se considera un entorpecimiento de las funciones del Estado, por lo que es sancionable.

¿Qué se suele solicitar a los trabajadores en la Inspección de Trabajo?

Es bastante frecuente que el inspector se dirija directamente a los trabajadores para comprobar sus datos. Los empleados tienen entonces la obligación de contestar a las preguntas que se les hagan y mostrar su DNI.

Normalmente les hacen preguntas como:

– ¿Cuánto tiempo lleva en la empresa?

– ¿Cuál es su horario?

– ¿Cuáles son sus funciones?

Puede indagarse también en otros aspectos, siempre en relación con el objetivo de la inspección.

¿Qué documentación pueden solicitar a la organización en una Inspección de Trabajo?

Además de revisar el centro de trabajo, el inspector solicitará una serie de documentos a la empresa para poder comprobar que se están cumpliendo las obligaciones legales establecidas.

Los documentos que se requieren a la organización por la Inspección de Trabajo suelen ser, principalmente, los siguientes:

• Registro de la jornada.
• Calendario laboral.
• Resumen de horas extraordinarias.
• Comunicación de apertura a la autoridad laboral.
• Recibos de nóminas.
• Justificantes de alta y pago de las cuotas de la Seguridad Social, o de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas.
• Partes de alta y baja de los trabajadores.
• Justificante de inscripción de la empresa en Seguridad Social.
• Autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores extranjeros, si los hay.
• Contratos de trabajo, con el justificante de presentación a la oficina de empleo.
• Diario mayor y balances, libro contable.
• Constitución de la sociedad.
• Declaración del Impuesto de Sociedades
• Declaración de retenciones del IRPF.
• Declaración de operación con terceros.
• Documentación de prevención de riesgos laborales.
• Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo).
• Documento acreditativo de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas
• Contratos mercantiles.

Además, el inspector puede solicitar acceso a los usuarios, así como las contraseñas de los ordenadores y dispositivos de la empresa. Puede pedir también visualizar fotos o vídeos y comprobar los DNI o NIE de los trabajadores.

Novedades y cambios en la Inspección de Trabajo

Ahora mismo, la mayoría de empresas españolas teme una Inspección de Trabajo, ya que en 2020 se sufrieron muchos cambios a nivel laboral y es más difícil estar seguro de si se implementaron de forma 100% correcta.

Por este motivo, hoy día hay muchas organizaciones que están informándose de las novedades y cambios. Si es tu caso, toma nota de las áreas que conviene preparar mejor.

¿Cuáles son las posibles temáticas de las campañas de inspección de este 2021?

• ERTE. Importante prestar atención especial a que no se hagan horas extraordinarias, ni contratación laboral y externalización en el período vigente; comunicaciones de bajas y variaciones al SEPE; mantenimiento del empleo o comunicar a la autoridad laboral el cambio de ERTE de impedimento/limitación o viceversa.
• Teletrabajo. A este respecto, es conveniente que todo esté en orden en relación con el acuerdo de teletrabajo, y el cumplimiento de la normativa mínima en caso de teletrabajo por COVID-19.
• Registro de la jornada. Se comprobará el cumplimiento de esta obligación también durante los ERTE y situación de teletrabajo.
• Reducciones y adaptaciones de jornada, flexibilidad y distribución irregular de la jornada.
• Permiso retribuido recuperable. Es posible que el inspector quiera comprobar si se ha gestionado correctamente la recuperación de las horas.
• Plan de Igualdad y registro salarial. En las empresas para las que ya ha entrado en vigor, la inspección deberá comprobar si ya disponen de estas medidas.

Es importante tener claro el procedimiento habitual de Inspección de Trabajo, pero en especial este año 2021 es importante revisar todas las medidas que se llevaron a cabo en 2020.

Si estás preparándote para la llegada de un inspector, te conviene comprobar si tu organización ha cumplido con la normativa y tener preparada la documentación correspondiente. También es prudente informar bien a los trabajadores de este procedimiento para que no tengan dudas en caso de que el inspector acuda a su puesto de trabajo.

Ofrecer una buena imagen, transparencia y naturalidad sobre la situación puede resultar favorable en este tipo de situaciones. Es algo que tu organización puede conseguir con Cegid Visualtime. Esta herramienta te permite asegurarte de que la inspección de trabajo pueda ver rápidamente la correcta gestión del tiempo y la obligación legal del registro de la jornada, y demostrar la buena fe en el cumplimiento normativo.