Horas complementarias: qué son y cómo gestionarlas

Las áreas de RR.HH se enfrentan en su día a día a tres tipos de horas: horas ordinarias, extraordinarias y horas complementarias. Las dos primeras son de sobra conocidas por todos, pero ¿qué son las complementarias? ¿Por qué es tan importante gestionarlas bien?

Conocer sus limitaciones legales, es el primer paso para poder gestionarlas de una forma ágil, evitando incumplimientos de la normativa laboral y sacándole el máximo partido al tiempo en la gestión de personas.

¿Qué son y qué tipos existen?

En un contrato a tiempo parcial en que se han pactado unas horas ordinarias de trabajo, todas aquellas horas que se realicen por encima de estas serán horas complementarias. Este tipo de horas solo se realizan cuando se trabaja a tiempo parcial.

Existen dos clases:

• Las horas complementarias pactadas son aquellas que han sido acordadas de forma adicional a las horas ordinarias. Los requisitos para formalizarlas son:

1. Que figuren por escrito y en pacto expreso.
2. Pueden pactarse junto con el contrato de trabajo o en un momento posterior.
3. No pueden suponer más del 30% de las horas ordinarias.
4. El trabajador puede renunciar a ellas mediante un preaviso de 15 días, una vez cumplido el año desde la formalización del pacto. Siempre que se alegue una causa justificada (responsabilidades familiares, incompatibilidad con otro contrato parcial, etc).

• Las horas complementarias de aceptación voluntaria son aquellas que se podrán ofrecer en cualquier momento por parte de la empresa y que el trabajador podrá aceptar o no.

Obligación y límites

La obligación de realizar horas complementarias viene pactada en el contrato que se haya firmado. Es fundamental, que en el contrato de trabajo se deje por escrito el número de horas ordinarias, y las complementarias obligatorias (en el caso de que hubiera), ya que las que no queden reflejadas por escrito serán consideradas voluntarias.

Hay dos límites que las organizaciones deben respetar para su gestión:

• La suma de las horas ordinarias y complementarias no podrá exceder de la jornada de un trabajador a tiempo completo comparable o, en su defecto, de las 40 horas semanales de promedio anual.

• Su realización tendrá que respetar los límites de duración de la jornada de trabajo, así como los descansos legalmente previstos.

• El trabajador deberá conocer el día y la hora de realización de dichas horas con un preaviso mínimo de 3 días, salvo que el convenio establezca otro plazo.

La retribución de las horas complementarias

Es uno de los temas más consultados. La horas complementarias deben retribuirse por el mismo valor que las horas ordinarias. Sin embargo, puede indicarse en el contrato de trabajo una cuantía superior para estas horas, a la de las horas ordinarias.

El registro del tiempo de trabajo, y best practices para la gestión

Para contabilizarlas será indispensable hacerlo de forma separada a las horas ordinarias. La obligación de entregar un resumen mensual con las horas diferenciadas marca esta forma de contabilizar. Es indispensable tener en cuenta que todo el tiempo de trabajo efectivo que realiza la persona trabajadora debe estar contabilizado, esté por contrato o no.

Por ello, la entrega de documentación es un pilar básico del registro de la jornada. Algunos ejemplos:

• Un empleado contratado a 60 horas ordinarias y 10 horas complementarias obligatorias, deberá recibir un resumen a final de mes donde se reflejen 60 horas ordinarias y 10 complementarias.
• Un empleado contratado a 60 horas mensuales, y 10 horas complementarias (no obligatorias, sino voluntarias), deberá recibir un resumen a final de mes donde se reflejen 60 horas ordinarias y 10 complementarias.

La solución para la Gestión del Tiempo más acorde con la realización de jornadas con diferentes tipos de horas es un software como Cegid Visualtime, que permite automatizar el registro de estas horas, contabilizarlas en bolsas de horas separadas, asegurar el compliance y automatizar la creación de resúmenes para hacérselos llegar al trabajador a través del email o de su Portal del Empleado.