Control horario y teletrabajo. ¿Cómo hacerlo según dicta la ley?

El teletrabajo es una realidad que ha llegado para quedarse. Aunque los porcentajes de población activa que teletrabaja se han contenido una vez superado el Covid-19, la realidad es que muestran una senda ascendente. Esta modalidad de trabajo a distancia ya está regulada en la legislación española, que también plantea como obligatorio el registro horario por parte de las empresas.

El teletrabajo es una realidad que ha llegado para quedarse. Aunque los porcentajes de población activa que teletrabaja se han contenido una vez superado el Covid-19, la realidad es que muestran una senda ascendente. Esta modalidad de trabajo a distancia ya está regulada en la legislación española, que también plantea como obligatorio el registro horario por parte de las empresas.

Es necesario que los departamentos de recursos humanos sepan cómo llevar el control de horas trabajadas en teletrabajo según la normativa vigente. Y para ello, deberán tener un conocimiento profundo de dicha normativa.

Si en tu empresa tienes una política que permite jornadas de trabajo a distancia, ya sean completas o híbridas, deberás atender al Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, y a la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia. En ambas se establece como obligatorio el control de horas trabajadas en teletrabajo, trabajo presencial o modelos híbridos.

¿Qué es el teletrabajo?

Antes de ver los beneficios del teletrabajo para la empresa y el trabajador y ver lo que dice la legislación sobre el control horario en teletrabajo, queremos definir bien el concepto de teletrabajo. El diccionario lo define como “el trabajo que realiza una persona para una empresa u organización desde un lugar alejado de la sede de esta (habitualmente desde su domicilio), por medio de un sistema de telecomunicación”.

Así lo define también la llamada Ley del Trabajo a Distancia, en vigor desde el 10 de julio de 2021, que establece una diferencia entre trabajo a distancia y teletrabajo como una subcategoría del primero. Así, todo el teletrabajo es trabajo a distancia, pero no todo el trabajo a distancia es teletrabajo. Para que lo sea, se deben emplear sistemas informáticos, telemáticos o de telecomunicación.

Además, para ser considerado teletrabajo y por lo tanto expuesto a la normativa regulada en la legislación española debe ser realizado de forma habitual, es decir, a partir de un 30% de la jornada laboral en un periodo de 3 meses. Por lo tanto, una persona a jornada completa que solo trabaje un día a la semana desde su casa no debe, por ejemplo, firmar un contrato de teletrabajo.

¿Qué beneficios tiene el teletrabajo?

Tanto si piensas implantar esta alternativa en tu empresa como si eres un trabajador y te gustaría disfrutar del teletrabajo, te demostramos que esta opción tiene beneficios para ambos. Repercute directamente en la organización así como en la calidad de vida del empleado.

A continuación vamos a destacar los principales beneficios para cada uno.

Beneficios para la empresa

• Reduce el absentismo laboral. El teletrabajo es una solución muy eficiente para reducir el absentismo en el trabajo. El trabajador podrá dedicar tiempo a sus necesidades y compromisos (visitas al médico, etc.) y a la vez podrá cumplir con su jornada laboral.
• Retención de talento: El hecho de disfrutar de jornadas de teletrabajo aumentará de forma exponencial el bienestar de los trabajadores, haciendo que valoren más su puesto de trabajo y quieran estar más tiempo en la empresa.
• Ahorro de costes. Con el trabajo desde casa o teletrabajo, la empresa podrá reducir significativamente los costes en sus sedes gracias a un menor gasto de suministros.
• Mejora la motivación de los trabajadores. Al mejorar la conciliación laboral y personal de tus empleados gracias a las jornadas de teletrabajo, su motivación e implicación en el teletrabajo también aumentarán, traduciéndose en mejores resultados para la empresa.
• Aumenta el compromiso medioambiental. Una jornada de teletrabajo significa menos desplazamientos, por lo que estamos colaborando con el medio ambiente y reduciendo las emisiones.

Beneficios para el trabajador

• Mejora el bienestar. La felicidad del trabajador aumentará si puede disfrutar de jornadas de teletrabajo. Este aspecto hará que mejore su bienestar personal y, por tanto, mejore el bienestar profesional y el ambiente de trabajo.
• Reduce el estrés. Realizar la jornada laboral desde casa reducirá los niveles de estrés que el trabajador pueda acumular debido a un ritmo elevado. Horarios, carga de trabajo, poco tiempo para cumplir con las demás obligaciones y desgaste físico son factores que perjudican y provocan estrés. Además, gracias al teletrabajo será posible tener una mayor organización del tiempo.
• Mayor conciliación personal y laboral. Gracias a la fórmula del teletrabajo el empleado podrá tener una mayor sensación de libertad y realizar a su gusto todas sus tareas y compromisos personales a la vez que desarrolla su actividad profesional.
• Incrementa la productividad. Debido a una mejor gestión del tiempo durante el día, a la vez que se elimina el tiempo del trayecto a la oficina (sin atascos ni retrasos en transporte público), el tiempo útil del día incrementa. Por lo tanto, puede tener consecuencias muy positivas directamente relacionadas con la productividad.

¿Es obligatorio hacer un registro de control horario en el teletrabajo?

Hay diversas opiniones que argumentan que el teletrabajo no se debe registrar ya que es un sistema en función de objetivos. Sin embargo, es una afirmación totalmente falsa. Al menos desde lo que establece la normativa española de teletrabajo y la legislación sobre el control horario, en concreto la Ley 8/2019, y la Ley 10/2021, o ley del teletrabajo.

Según la Ley 8/2019, todas las empresas deben hacer constar un registro de control horario de todos los empleados, incluido aquellos que teletrabajen. Este control horario deberá incluir, de igual forma que en una jornada en el puesto habitual de trabajo, el momento de inicio y finalización de la actividad y debe dejar constancia de la suma total de horas invertidas.

Por su parte, la Ley 10/2021 de Trabajo a distancia establece como obligatoria la firma de un contrato de teletrabajo entre el empleado y la empresa, en el que se detalle, entre otras cosas, el horario de trabajo, los momentos establecidos para los descansos y las reglas de disponibilidad.

Por lo tanto, sí es obligatorio crear un registro de control de horas de teletrabajo, en iguales condiciones que si se tratase de trabajo presencial.

Veámoslo en detalle.

Registro del control horario según la normativa española

El Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, deja muy claro que todas las empresas deben llevar a cabo un control de las horas de trabajo de sus empleados, independientemente de su tamaño y de la organización del trabajo que realicen sus empleados (presencial, teletrabajo o híbrido).

Este control de horas de teletrabajo consiste en registrar el inicio y final de la jornada laboral a través de algún sistema que permita, además, almacenar estos datos. Esto es así porque la ley obliga a guardar los documentos que reflejen el control horario durante cuatro años.

Legalmente no hay ninguna alusión al sistema que se debe utilizar para realizar el registro de horas trabajadas en teletrabajo o en modalidades presenciales o híbridas, pero sí detalla que deben ser documentos que garanticen el rastro fiel de la jornada una vez registrada.

Además, los empleados deben conocer la distribución de sus horas, así como la duración de la jornada laboral ordinaria.

Qué dice la ley del teletrabajo sobre el control de horas trabajadas

La Ley 10/2021 de Trabajo a distancia establece como obligatoria la firma de un contrato de teletrabajo para todas aquellas personas que trabajen a distancia más de un 30% de su jornada durante un periodo de 3 meses. En este contrato debe quedar constancia, entre otras cosas, del horario de trabajo, los descansos y las reglas de disponibilidad.

Por su parte, la empresa debe tener en cuenta la distribución de la jornada para garantizar los periodos de descanso y desconexión.

El artículo 14 del capítulo III de la ley, referido a derechos del teletrabajador, contempla el derecho al registro horario adecuado. Al respecto, la ley dice que:

El sistema de registro horario que se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de conformidad con lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada.

Por su parte, el citado artículo 34.9 del Estatuto de Trabajadores establece que será la empresa la encargada de garantizar el registro diario de la jornada, que se organizará y documentará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, mediante decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

Así que no hay dudas: por ley, hay que llevar un registro de horas de teletrabajo igual que de trabajo presencial o de modelos híbridos.

¿Cómo puedo registrar el horario de los trabajadores en las jornadas de teletrabajo?

Una fórmula rápida y efectiva para realizar el control horario en trabajo a distancia, presencial o híbrido es emplear un sistema de gestión de recursos humanos como Cegid Visualtime.

Se trata de una solución todo en uno que te permitirá resolver todas las tareas de control, seguimiento y registro horario en una sola plataforma estén donde estén ubicados. Podrás conocer el tiempo que cada persona dedica a un proyecto, gestionar las horas invertidas y llevar un registro tanto del control horario como del tiempo de trabajo efectivo. De esta manera, podrás cumplir de una manera sencilla con la normativa de registro laboral y teletrabajo y, además, convertirlo en una oportunidad para la correcta gestión del tiempo de trabajo de tus empleados.

Mantener la productividad en el teletrabajo

El teletrabajo tiene numerosas ventajas tanto para las empresas como para los empleados. Entre ellas destacan una mayor facilidad para conciliar vida laboral, personal y familiar, una mayor flexibilidad en la gestión de los tiempos de trabajo y los descansos y una mayor productividad de los empleados. Para apoyar aún más la productividad y ajustar los costes, las empresas pueden utilizar recursos y herramientas que permitan realizar un control de tareas. Gestionar los tiempos dedicados a cada tarea no solo aporta información sino que proporciona agilidad y concentración. Además de seguridad sobre la consecución de objetivos, incluso con los equipos que teletrabajan.

La clave del registro horario: el trabajo efectivo

Tanto en teletrabajo como en trabajo presencial, la mejor manera de gestionar el tiempo de los empleados es registrando su tiempo de trabajo efectivo. Para ello, las organizaciones deben contar con una política de Gestión del Tiempo que especifique qué es tiempo de trabajo efectivo. Por ejemplo, la pausa para un café no suele considerarse tiempo de trabajo efectivo, por lo que debe ficharse una salida al comenzarla y una entrada al finalizarla.

Por ello, el control de horas de trabajo debe ser un registro del tiempo de trabajo efectivo, es decir, el tiempo dedicado plenamente al trabajo sin contar los descansos y las pausas realizadas.

Esta contabilidad conjunta tiene muchos beneficios en el aumento de la productividad, ya que ayuda a minimizar las horas extraordinarias, controlándolas con un mayor nivel de detalle.

Cuando se gestiona un equipo de trabajo es importante que el departamento de recursos humanos disponga de un simple vistazo de toda la información relativa a cada uno de los empleados de la empresa. Un software de gestión de recursos humanos como Cegid Visualtime puede resultar de gran ayuda para tener toda la información y además gestionarla de manera eficiente e inteligente.

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