Control de horas de trabajo: Cómo hacerlo de acuerdo a la legislación española

Por ley, todas las empresas deben llevar a cabo un control de las horas de trabajo de sus empleados, independientemente de su tamaño y del tipo de trabajo (presencial, teletrabajo o híbrido) que esté asentado en la organización. Este control horario laboral supone reflejar las horas de entrada y salida del puesto de trabajo. Así como las horas extraordinarias que ha realizado cada empleado. ¿Cómo tienen que hacer los departamentos de Recursos Humanos para llevar un adecuado registro?

¿Qué es el control de las horas de trabajo?

También denominado control de presencia, el registro de horas de trabajo es un área de gran importancia para el departamento de recursos humanos de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Consiste en la acción de contabilizar las horas ordinarias y extraordinarias que ha trabajado cada uno de los empleados y cómo estas se han repartido a lo largo de la jornada.

Estas horas deben ser reflejadas detallando las horas comprendidas entre la entrada y la salida del puesto laboral. Además, de las horas extraordinarias y las que, por el motivo que sea, no se han realizado.

En definitiva, el control de horas de trabajo consiste en registrar el ingreso y salida de los trabajadores a sus puestos de trabajo o bien el inicio y final de la jornada laboral de personas que teletrabajan o, por ejemplo, tienen movilidad geográfica. El control de horas de trabajo puede (y debe) combinarse con un registro del tiempo de trabajo efectivo, es decir, el tiempo dedicado plenamente al trabajo sin contar las pausas realizadas. Esta contabilidad conjunta tiene un impacto muy positivo en la productividad de la empresa ya que ayuda a rentabilizar las horas extraordinarias y fomentar la conciliación real.

¿Qué dice la ley del control de horas de trabajo?

La ley que regula cómo debe hacerse el control horario laboral es el llamado Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta ley se realizó con la intención de “restablecer derechos sociales que fueron suprimidos en 2012” e “introducir medidas de fomento del empleo”. Además, también introducía algunas medidas destinadas a establecer el registro de horas de trabajo:

“Este real-decreto incluye también determinadas disposiciones dirigidas a establecer el registro de la jornada de trabajo, a los efectos de garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”

En concreto, las reformas normativas dirigidas a regular el registro de la jornada laboral se contemplan en el artículo 10 del capítulo III del Real Decreto-Ley. Este artículo introduce una serie de modificaciones al Estatuto de los Trabajadores:

• Todas las empresas deben facilitar y garantizar el registro de horas trabajadas por sus empleados, independientemente del tipo de jornada que tengan.
• El registro diario de jornada debe incluir el horario concreto de inicio y fin de cada persona, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
• Las empresas deben guardar los documentos que reflejan el control horario durante cuatro años. Además, debe ser de libre disposición tanto para los empleados como para sus representantes legales (los sindicatos), así como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• Los empleados deben conocer la distribución de sus horas así como la duración de la jornada laboral ordinaria.
• La empresa debe informar a los sindicatos con carácter mensual de las horas extraordinarias que han realizado los empleados.

¿Por qué debe hacerse un control horario laboral?

Aunque a priori pueda parecer algo engorroso, realizar un registro de las horas de trabajo es una medida muy importante cuyo objetivo es el de asegurar que se cumplen los horarios de trabajo además de evitar abusos y fraudes por no pagar las horas extraordinarias o realizar horas extras de más.

En definitiva, esta medida contribuye a combatir la precariedad laboral y regular las horas ordinarias y extraordinarias de cada trabajador. Además, es una herramienta muy valiosa que puede ayudar a la hora de organizar los diferentes departamentos de la compañía y optimizar la gestión del tiempo.

Como refleja el Real Decreto-Ley,

La realización de un tiempo de trabajo superior a la jornada laboral legal o convencionalmente establecida incide de manera sustancial en la precarización del mercado de trabajo, al afectar a dos elementos esenciales de la relación laboral, el tiempo de trabajo, con relevante influencia en la vida personal de la persona trabajadora al dificultar la conciliación familiar, y el salario. Y también incide en las cotizaciones de Seguridad Social, mermadas al no cotizarse por el salario que correspondería a la jornada realizada.

En definitiva, y aunque existen medidas para favorecer la flexibilidad horaria tales como la distribución irregular de la jornada, la jornada a turnos o las horas extraordinarias, al mismo tiempo deben cumplirse las normas sobre jornada máxima y horas extraordinarias.

El registro de control de horas de trabajo es la manera de garantizar que se cumple toda esta normativa tanto por parte de las empresas como por parte de los trabajadores.

¿Te pueden sancionar por no hacer un registro de las horas de trabajo?

Las inspecciones de trabajo son cada vez más frecuentes, y consecuentemente también han subido las sanciones por no cumplir con lo que establece la normativa. Y es que independientemente del tamaño y sector de las empresas, todas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores.

Las empresas deben estar preparadas porque en cualquier momento el inspector correspondiente puede solicitar la presentación del registro de horas de trabajo. Este registro debe guardarse, además, durante cuatro años.

Si no existe un registro de control de horas de trabajo o si no se ha realizado según lo que determina la normativa, las sanciones pueden oscilar entre los 60 y la friolera de 187.515€ según el caso:

• Si la empresa no informa a los empleados de sus condiciones laborales o no pone a su disposición informes de registro horario podrán recibir las sanciones más leves, de entre 60 y 625€.
• Si las horas extraordinarias no son computadas, o si los trabajadores no las cobran, la empresa puede ser sancionada de manera grave, con una cuantía entre 625 y 6.250€.
• Las sanciones más graves, de entre 6.250 y 187.515€, afectan a las horas extraordinarias trabajadas. En concreto, estas multas se impondrán si un empleado hace más de 80 horas extraordinarias, si no se registran correctamente o si las realizan trabajadores menores de 18 años.

Combinar el control horario laboral con el control de tiempo de trabajo efectivo

Una excelente manera de optimizar la gestión del tiempo de trabajo es combinar este registro de horas de trabajo con un registro de la cantidad de horas que se dedican a cada una de las tareas a desempeñar.

Estamos hablando del control de tiempo de trabajo efectivo, es decir, las horas que el trabajador se encuentra en su lugar de trabajo desarrollando su actividad. Como es de suponer, no toda la jornada laboral es tiempo de trabajo efectivo: fuera de este tiempo quedarían, por ejemplo, las pausas de café o para fumar, los minutos dedicados al aseo personal…

Desde el punto de vista legal, este tiempo de trabajo efectivo no está recogido en el Real Decreto-Ley. Sí tiene muchísimas ventajas a nivel empresarial, entre ellas que aporta transparencia a la gestión y refuerza la cultura de empresa, generando climas laborales más agradables y productivos.

La Guía sobre el registro de jornada que elaboró el Ministerio de Trabajo aclara, de hecho, que es conveniente que las pausas diarias obligatorias o voluntarias queden reflejadas en el control de horas de trabajo, aunque en ningún caso no es obligatorio.

Cómo realizar el registro de horas de trabajo

Para explicar adecuadamente cómo una empresa debe realizar el control de horas de trabajo de cada empleado, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social elaboró una Guía sobre el registro de jornada que puede servir de gran utilidad a los departamentos de recursos humanos.

Esta guía, meramente informativa, da respuesta a muchos de los interrogantes que pueden surgir cuando abordamos la forma y circunstancias en las que se debe registrar la jornada laboral.

En cuanto a la forma de registrar el control horario, la norma no establece una modalidad específica, aunque sí debe realizarse a diario e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada. Si hablamos del sistema empleado para realizarlo, puede ser en papel, virtual o mixto, siendo necesariamente documentos que garanticen el rastro fiel de la jornada diaria una vez registrada.Sin embargo, realizarlo a mano y en papel implicará almacenar cientos de documentos que a lo largo de los años sería algo inmanejable.

Por eso, te recomendamos que utilices un software de gestión de recursos humanos como Cegid Visualtime, una aplicación todo en uno que te permitirá llevar un control horario de tus trabajadores independientemente de su tipo de jornada y su modalidad de trabajo (presencial, híbrida o teletrabajo). Además, te resultará mucho más sencillo acceder a un análisis de datos que permitirá que el departamento de recursos humanos encuentre puntos de mejora para la optimización de la gestión del tiempo.