Contabilización de certificaciones de obra y costes: cómo automatizar el proceso

¿Qué implica contabilizar certificaciones de obra en construcción?

La contabilización de certificaciones de obra consiste en registrar correctamente el valor económico de los trabajos ejecutados hasta una fecha determinada para reconocer los ingresos de cada fase del proyecto y relacionarlos con los costes asociados.

Se trata de un proceso que permite realizar un seguimiento continuo de la evolución económica de la obra. 

La importancia de controlar el carácter acumulativo de las certificaciones

Sin embargo, muchas empresas cometen el error de tratar las certificaciones como una simple suma de porcentajes ejecutados. Por ejemplo, facturan un 40 % de la obra un mes, un 30 % el siguiente y el 30 % restante más adelante, sin tener en cuenta el carácter acumulativo de las certificaciones.

Este enfoque puede generar descuadres entre las certificaciones emitidas, las facturas y la contabilidad de la obra. Las certificaciones no representan porcentajes independientes, sino el valor acumulado de los trabajos ejecutados hasta una fecha determinada. Por ello, es imprescindible controlar qué importe ya se ha certificado, qué parte ya se ha facturado y qué queda pendiente para mantener un seguimiento económico preciso del proyecto.

Cómo conectar certificaciones, facturas de proveedores y costes de obra

Una certificación de obra no muestra toda la realidad económica del proyecto, sino que refleja el valor de los trabajos ejecutados hasta una fecha en concreto. Sin embargo, no informa de cuánto ha costado realmente ejecutar esa parte de la obra. Para conocer su rentabilidad, es necesario relacionar las certificaciones con los costes asociados y disponer de un control de costes de obra actualizado.

Gran parte de estos costes proceden de la compra de materiales, las subcontratas, el alquiler de maquinaria, el transporte, los suministros y otros servicios. Por este motivo, cada factura debe registrarse y asignarse a la obra correspondiente. El registro automático de facturas de proveedores reduce errores de introducción de datos y evita retrasos que pueden distorsionar el coste real del proyecto.

La importancia de integrar toda la información económica

Asimismo, no basta con contabilizar una factura. También es necesario indicar a qué obra pertenece, a qué fase corresponde, qué partida presupuestaria afecta y cuándo se ha producido el gasto. Solo así es posible comparar el importe certificado con los costes ejecutados y conocer el margen real del proyecto.

Cuando esta información no está conectada, pueden producirse situaciones problemáticas como la recepción tardía de una factura, la imputación de un gasto a otra obra, la contabilización incorrecta de una subcontrata o la asignación de un material al proyecto equivocado. Estas incidencias pueden provocar descuadres contables, desviaciones presupuestarias y una visión poco fiable de la rentabilidad de la obra.

En cambio, cuando certificaciones, facturas y costes forman parte de un mismo flujo de información, la empresa mejora el control de costes y la gestión financiera de cada obra.

Qué costes deben imputarse a cada obra y cómo controlarlo

Cada coste debería imputarse a la obra y a la partida correspondiente en el momento en que se genera. Es decir, las facturas de proveedores, los partes de trabajo, los albaranes de maquinaria y las facturas de subcontratas.

La correcta imputación de los costeses uno de los pilares del control económico de cualquier proyecto de construcción. La imputación automática de costes de obra ayuda a asignar cada gasto a la obra, fase y partida presupuestaria correspondiente, a reducir errores y agilizar los cierres contables.

Seguimiento continuo para evitar desviaciones

Asimismo, es clave comparar de forma periódica el presupuesto con la ejecución real de la obra y, aunque lo ideal es realizar este seguimiento en tiempo real, como mínimo, debería hacerse al cierre de cada mes.

Para mantener el control de la rentabilidad, también conviene definir alertas y umbrales de desviación que permitan detectar sobrecostes antes de que afecten al margen del proyecto.

Por último, la elaboración de informes al cierre de cada periodo mensual y al finalizar la obra proporcionauna visión completa de la evolución económica y facilita la toma de decisiones.

Checklist para evitar descuadres contables en obras y certificaciones

Antes de dar por cerrado un periodo contable o emitir una certificación, conviene comprobar que se han realizado las siguientes tareas para garantizar una correcta contabilización de certificaciones de obra y evitar descuadres económicos:

• Registrar todas las certificaciones emitidas y verificar que reflejan el importe acumulado de la obra ejecutada.
• Comprobar que las certificaciones coinciden con las facturas emitidas y no existen importes pendientes o duplicados.
• Contabilizar todas las facturas de proveedores recibidas durante el periodo.
• Imputar cada factura a la obra, fase y partida presupuestaria correspondientes.
• Registrar los partes de trabajo, los albaranes de maquinaria y las facturas de subcontratas.
• Verificar que todos los costes se han imputado en el momento en que se han producido.
• Revisar que no existan costes asignados por error a otra obra o proyecto.
• Comparar los costes reales con el presupuesto para detectar desviaciones.
• Configurar alertas para identificar sobrecostes o desviaciones antes del cierre del periodo.
• Revisar los informes económicos mensuales para comprobar la rentabilidad de cada obra antes de tomar decisiones.

Si la mayoría de estos controles se realizan de forma manual mediante hojas de cálculo, es probable que aumente el riesgo de errores y descuadres. Un software especializado facilita el registro automático de facturas de proveedores, la imputación automática de costes de obra y mejora el control de costes de obra durante todo el proyecto.

Preguntas frecuentes 

¿Qué diferencia hay entre una certificación de obra y una factura recibida?

Mientras que la certificación de obra es el documento que acredita el avance de los trabajos ejecutados y sirve de base para su facturación, la factura recibida es el documento fiscal y contable mediante el que un proveedor, subcontratista o prestador de servicios reclama el pago por los bienes o trabajos suministrados a la empresa constructora. Ambos documentos cumplen funciones distintas y forman parte de procesos económicos diferentes.

La certificación está vinculada al reconocimiento de la producción ejecutada y de los ingresos de la obra, mientras que la factura recibida acredita un gasto que debe registrarse contablemente e imputarse al proyecto correspondiente. Aunque son documentos independientes, su correcta gestión resulta fundamental para mantener una contabilidad de obra fiable y evitar discrepancias entre la ejecución, los costes y la información contable.

¿Qué errores contables son más frecuentes en obras con varios proveedores?

Las imputaciones incorrectas, las facturas registradas con retraso, los costes asignados a una obra equivocada y los errores en la contabilización de certificaciones de obra son algunos de los problemas más habituales en las obras con varios proveedores. También son frecuentes la falta de conciliación entre pedidos, albaranes, certificaciones y facturas, las diferencias entre el coste previsto y el coste real por no actualizar los precios de materiales o mano de obra, así como la falta de seguimiento de los costes frente al presupuesto, lo que dificulta detectar desviaciones a tiempo.

Estas incidencias pueden provocar descuadres contables, errores en los pagos a proveedores o subcontratas, reclamaciones y una reducción del margen real de la obra. Un adecuado control de costes de obra permite detectar estas desviaciones antes de que afecten a la rentabilidad.

¿Cuándo conviene automatizar la imputación de costes de obra?

Conviene implantar la imputación automática de costes de obra cuando la empresa gestiona varias obras al mismo tiempo, trabaja con numerosos proveedores y subcontratas o el volumen de facturas y documentación hace que los cierres contables se alarguen. También resulta recomendable cuando se detectan desviaciones de costes de forma recurrente, existen dificultades para conocer la rentabilidad de cada proyecto o se necesita disponer de información actualizada para tomar decisiones.

La automatización contable en construcción permite conciliar pedidos, albaranes, certificaciones y facturas, imputar cada gasto a la obra y a la partida correspondiente y mantener la información económica sincronizada en todo momento. De este modo, se reducen los errores administrativos, se agilizan los cierres contables y es posible conocer con mayor precisión el margen y la rentabilidad de cada obra.

¿Qué datos deben validarse antes de contabilizar una certificación?

Antes de realizar la contabilización de certificaciones de obra, es recomendable verificar que todos los datos son correctos y están completos. Como mínimo, deben revisarse la obra o proyecto al que corresponde, la partida o capítulo presupuestario afectado, el importe certificado, el periodo o fecha de la certificación, el grado de avance de la obra y su estado de aprobación. También conviene comprobar que la certificación está asociada al cliente correcto y que no existe otra certificación registrada para el mismo periodo e importe.

Asimismo, si la certificación ya ha dado lugar a la emisión de una factura, es importante verificar que ambos documentos están correctamente vinculados y que los importes coinciden. Esta validación previa reduce el riesgo de duplicidades, facilita la trazabilidad de la información y contribuye a mantener un control económico fiable de la obra.

¿Cómo ayuda un ERP de construcción a controlar certificaciones y costes?

Un ERP especializado en construcción centraliza la información de producción, compras, certificaciones, facturas y contabilidad, y relaciona cada certificación con los costes reales de la obra. Además, la automatización contable en construcción agiliza la gestión administrativa, mejora el control de costes de obra y facilita el seguimiento de la rentabilidad y de la evolución económica de cada proyecto.

Soluciones especializadas como Cegid Sigrid incorporan funcionalidades para la contabilización de certificaciones de obra, la gestión de costes y el seguimiento económico del proyecto, lo que permite a las empresas constructoras controlar todas las fases de la obra, desde la planificación hasta la ejecución, siguiendo las mejores prácticas del sector.