L’Adapei (Association Départementale des Amis et Parents d’Enfants Inadaptés) de l’Ain accompagne les personnes en situation de handicap mental au sein d’établissements et de services spécialisés. Au total, plus de 1 300 salariés œuvrent au quotidien pour assurer une mission double, sociétale et économique. Pourquoi l’Adapei de l’Ain s’est-elle dotée de Cegid XRP Ultimate ? En quoi cet ERP de nouvelle génération améliore-t-il son fonctionnement ? Une immersion au siège de l’association avec des interviews filmées des dirigeants et décideurs nous a offert un formidable retour d’expérience, tiré de leur vécu et des projets à venir. Place à la synthèse !

Une association qui confirme sa transformation digitale avec Cegid XRP Ultimate

L’Adapei de l’Ain répond à plusieurs enjeux. D’abord, elle défend les droits et les conditions de vie des personnes en situation de handicap. Dans le même temps, elle favorise leur inclusion dans la société et soutient les familles. Concrètement, ce sont 1 800 personnes qui sont accompagnées dans les 56 établissements et services répartis dans tout le département au sein de quatre pôles : enfance, travail adapté, médicalisation et hébergements & services adultes.

L’Adapei de l’Ain, c’est aussi une fonction gestionnaire qui veille à l’évolution structurelle et financière de l’association. « La transformation digitale est très importante pour nous. Nous avons un fonctionnement multisites et avons besoin de communiquer avec nos établissements en matière d’activité et de prise en charge », explique Michel Chaumette, directeur général de l’Adapei de l’Ain.

Nos systèmes d’information doivent communiquer entre eux, à l’échelle de chaque établissement et au niveau central, afin de rendre compte à nos financeurs

Michel Chaumette

Directeur général de l’Adapei

Les sites étant distants les uns des autres, il est essentiel que les données soient partagées de manière simple, avec peu d’utilisation de bande passante. De même, les tableaux de bord de l’ERP doivent être accessibles et intuitifs, qu’ils relèvent des besoins purement métier ou de la finance.

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Le choix de Cegid XRP Ultimate : entre stabilité et modernité du système financier

Jean-Maxime Robin La Spina, directeur financier et directeur des systèmes d’information au sein de l’Adapei de l’Ain, met en œuvre et supervise les actions liées aux finances et aux actualités de l’association. Il assure également la bonne opérationnalité des systèmes d’information afin que l’ensemble des 1 300 collaborateurs travaillent sereinement.

En ce sens, le système d’information finance de l’Adapei de l’Ain doit relever un véritable challenge : c’est un outil à la fois comptable et financier qui doit être stable et calibré à la structure de l’association qui compte plus de 50 établissements et services. « Cegid XRP Ultimate correspond à nos attentes en matière de spécificités techniques et en termes de sécurité de socle comptable. Il permet de créer de fortes interopérabilités avec nos autres outils», indique Jean-Maxime Robin La Spina. Cet ERP de nouvelle génération s’est parfaitement adapté au secteur socio-médical de l’Adapei de l’Ain. Ses financeurs, à savoir le conseil départemental de l’Ain et l’Agence Régionale de Santé disposent de cadres normalisés en termes de rendu financier.

Cegid XRP Ultimate nous permet de nous interfacer avec les prérequis de l’ARS, de transmettre des informations fiables et rapides pour l’analyse de nos situations financières et des indicateurs grâce auxquels nous pilotons l’association.

Jean-Maxime Robin La Spina

Directeur financier et Directeur des systèmes d’information

Aujourd’hui, Cegid XRP Ultimate est utilisé aussi bien par les demandeurs au sein des établissements, que par les comptables et le directeur général. Cet outil a permis à l’Adapei de l’Ain d’adopter une vision à 360°, de suivre ses engagements financiers (du besoin jusqu’à l’achat et à la finalisation du reporting) et de garantir une traçabilité de l’intégralité de ses flux financiers.

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Un pilotage des achats optimisé grâce à Cegid XRP Ultimate

Jusqu’en 2017, année de la création de la direction technique et patrimoine, chaque établissement gérait ses propres achats en toute autonomie, via des workflows spécifiques et sans consolidation au niveau du siège. Depuis, l’arrivée d’une nouvelle direction générale et la volonté d’un pilotage centralisé ont conduit à la structuration du processus achats.

L’ambition était de renforcer les mécanismes de pilotage et de passer sur une comptabilité d’engagement.

Tanguy Gueguen

Directeur technique et patrimoine

Cegid XRP Ultimate a donc pour mission d’harmoniser le fonctionnement du processus achats et de mettre en place un pilotage complet des workflows et des engagements. Toutes les phases de paramétrage de l’outil sont concernées, via une intégration et une interface complète avec la solution comptable de l’Adapei de l’Ain. Le module achats et le module comptable pourront donc communiquer entre eux pour un pilotage optimisé des dépenses.

Quelles sont les prochaines étapes du périmètre achats ? En matière de déploiement de Cegid XRP Ultimate, l’association en est à la phase finale de recettage. Un test a été effectué au siège social et le périmètre d’application va s’étendre à d’autres domaines. « Nous allons accompagner le changement pour passer d’un système semi-digitalisé à une digitalisation complète de nos processus achats », explique Tanguy Gueguen.

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