L’ERP de nouvelle génération va redynamiser votre fonction Achats

Au sein des entreprises, la fonction Achats fait face à des défis de taille. Avec l’explosion du numérique, celle-ci doit répondre à des exigences de rapidité, être capable d’absorber les crises et les imprévus (la récente pandémie en est l’exemple), d’intégrer de nouvelles applications, ou encore, de s’organiser en mode de travail collaboratif : autant de chantiers qui nécessitent des outils adaptés et spécifiques au métier d’acheteur. Plus que jamais, la fonction Achats cherche à piloter ses processus et à optimiser son contrôle budgétaire (y compris la gestion de ses fournisseurs), ce qu’un ERP financier intégrant un module achats permet normalement déjà de réaliser. Mais plus encore, les ERP de nouvelle génération apportent des réponses toujours plus simples, rapides et dédiées aux organisations pour accroître la performance de leurs achats.

Maîtrise et surveillance des dépenses : au cœur des Achats

Une bonne maîtrise des relations fournisseurs est essentielle pour optimiser les dépenses. Grâce aux ERP connectés, les acheteurs sont en mesure d’accéder en temps réel aux flux d’informations qui les concernent (planning des livraisons, quantité des réceptions, commandes en cours …) et ils disposent d’une visibilité sur les fournisseurs actifs (tarifs, interlocuteurs, durée des contrats…). Ces outils permettent de mettre en place un véritable suivi des relations fournisseurs et de contrôler la gestion du paiement des partenaires. Ils peuvent aussi, le cas échéant, révéler un besoin d’ajustement des commandes ou de changement de fournisseur.

Le traitement des factures d’achat est dématérialisé, ce qui représente un gain de temps pour les entreprises et une sécurité supplémentaire dans la gestion des données administratives et financières. Les ERP connectés offrent ainsi des éléments de reporting fiables et réactualisés en temps réel, donnant lieu à une gestion complète de la chaîne des coûts et des dépenses en lien avec le S.I financier et comptable (modules et fonctionnalités achats, approvisionnements, stocks).

Par ailleurs, ils se révèlent être d’efficaces outils de contrôle budgétaire à la source. Certains nouveaux modules proposent, notamment, des alertes ou systèmes de blocage/déblocage en temps réel et à la commande, et assurent la mise à jour régulière du budget de l’acheteur. En outre, l’automatisation des écritures comptables libère du temps et de l’énergie à consacrer à d’autres tâches stratégiques et évite les potentielles erreurs de comptabilité.

Enfin, ces ERP disposent d’indicateurs de pilotage et d’analyse qui sont autant d’aides à la décision pour la fonction Achats. La génération de lignes budgétaires prévisionnelles depuis les lignes de marché, par exemple, permettent d’anticiper les dépenses à venir et de projeter (ou de réviser) un budget annuel. Un vrai atout pour les départements Achats qui gèrent ainsi l’intégralité de leurs processus financiers et qui servira à la Direction financière pour affiner son atterrissage budgétaire.

Fonction Achats : vers de nouveaux enjeux ambitieux !

Durant l’épisode du Covid-19, la fonction Supply Chain a été fortement mobilisée. Des cellules de crise ont été mises en place pour sécuriser les approvisionnements. Là encore, le module Achats des ERP constitue un outil de gestion fiable et performant au quotidien, qui permet d’automatiser tous les flux d’achats, du bon de commande à la réception. Non seulement les stocks sont vérifiés en temps réel pour connaître leur disponibilité, mais il est aussi possible de mettre en place des processus personnalisables ainsi qu’un pilotage automatique de la demande. Connecté aux stocks, l’ERP en facilite la gestion en temps réel (contrôle interactif des niveaux de stocks, réservations par numéro de série ou de lot, etc.) et favorise ainsi la réduction des coûts de stockage.

Maillon fort de la chaîne post-achats, la gestion des stocks occupe, en effet, une place clé dans l’organisation.

Avec un ERP de nouvelle génération, l’entreprise peut générer des demandes d’approvisionnement automatiques en fonction de seuils définis, planifier en amont ses prévisions de commandes ou simuler des besoins pour élaborer un nouveau plan stratégique sur sa chaîne d’approvisionnements. Ces fonctionnalités vont guider l’acheteur dans les sources potentielles d’économies réalisables et contribuent à la fluidité des approvisionnements grâce au lien natif entre avec les modules achats et stocks.

Achats gérés dans l’ERP de nouvelle génération » : et ensuite ?

Agiles et connectés, les ERP de nouvelle génération offrent, de plus, une meilleure expérience utilisateur (UX) que leurs prédécesseurs. Ergonomiques et intuitifs, ces systèmes de gestion sont faciles à utiliser et à maîtriser, ce qui représente un réel gain de temps du fait d’une prise en main rapide, sans besoin de formation spécifique. Adaptés aux nouveaux usages que sont le télétravail, le contexte multisites ou les postes en situation nomade, les ERP connectés sont mobiles et permettent aux acheteurs de valider des demandes d’achat et de commandes en déplacement ou à distance. Où qu’ils se trouvent, les utilisateurs peuvent avoir un accès direct et en temps réel aux informations et aux datas de l’entreprise. Capables de traiter des flux de données très hétérogènes, ces ERP s’intègrent également facilement aux autres écosystèmes applicatifs et sont, par conséquent, évolutifs et modulables.

Enfin, les ERP de nouvelle génération sont parfaitement sûrs et protégés. De nouveaux protocoles plus sécurisés encadrent les pratiques en mobilité et protègent les S.I contre des intrusions externes. Selon les profils d’utilisateurs (responsable, gestionnaire, directeur, assistant…), des écrans et fonctionnalités (indicateurs, tableaux de bord) sont adaptés aux besoins des métiers, pour rendre leur outil de gestion immédiatement plus opérationnel et performant.

Les acheteurs verront dans cette nouvelle génération d’ERP un système de pilotage et de contrôle efficace de leurs activités. Visant à accélérer la performance et la productivité, le module Achats de ces ERP modernes dispose de fonctionnalités inédites, répondant aux enjeux majeurs du métier. Et dans un contexte incertain, comme la crise post Covid-19, ces systèmes apportent des solutions permettant de gérer l’intégralité des processus financiers de l’entreprise.

Valorisée par un ERP moderne qui met à sa disposition des données utiles et des analyses pertinentes à son métier, la fonction Achats se dote d’un atout de taille pour aborder des marchés complexes, tout en entretenant des relations durables et constructives avec ses fournisseurs. Un investissement à long terme.