Suivi de facturation client sur Excel : la fausse bonne idée ?

Suivi de facturation client sur Excel : quels sont les risques ?

Vous n’en avez peut-être pas conscience, mais réaliser votre suivi de facturation client sur Excel peut causer un certain nombre de problèmes. Risque d’erreurs, manque de vision en temps réel, problème de sécurité des données, faisons un tour d’horizon de ces inconvénients.

La loi anti-fraude

Vous avez surement déjà entendu parler de la loi anti-fraude de janvier 2018. Effectivement, depuis la régulation de la TVA, la création de factures via tableurs ou logiciels de traitement de texte est strictement interdite. Si Excel (ou Word dans un autre registre) facilite la modification des données, il compromet également l’intégrité de vos factures.

Le risque d’erreurs

Autre inconvénient, Excel est un logiciel conçu pour le traitement des données. Il n’est donc pas adapté -de base- à devenir un système de facturation performant. L’utiliser est le meilleur moyen d’augmenter le risque d’erreurs lors de la création des factures clients (ou même des factures fournisseurs) et d’impacter le processus global.

Le manque de vision globale sur vos flux financiers

Excel ne propose pas la mise en place d’un suivi automatisé des factures. Vous n’avez donc pas de notifications en cas de retards de paiement, ce qui peut entraîner des problèmes de trésorerie ou des erreurs administratives préjudiciables.

La sécurité des données

Cela va de soi, Excel n’a pas de dispositif de sécurité intégré pour prévenir ou gérer les cyberattaques et autres risques liés à la sécurité de vos données. Par conséquent, vous pouvez les perdre ou les compromettre à tout moment.

Un mode collaboratif limité

Lorsque plusieurs départements ou services collaborent sur une même feuille Excel, le processus peut rapidement devenir complexe et entraîner des retards et des erreurs. La raison est simple : les fonctionnalités de partage sécurisé des feuilles de calcul sont limitées et la segmentation des accès pour maintenir un contrôle sur la modification des données n’est pas possible.

Suivi de facturation client : pourquoi passer à l’automatisation ?

La mise en place d’un suivi de facturation efficace mais surtout de son automatisation est une décision judicieuse pour la croissance et la performance de votre entreprise. Mais est-ce obligatoire ? Et surtout, quels sont les avantages d’un outil de facturation ?

Est-ce obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?

Si l’usage d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire, il reste recommandé pour éviter de multiples risques (perte de données, absence de relance des impayés, etc.). De plus, il assure la conformité fiscale des documents, surtout depuis l’annonce de la mise en place progressive de la facturation électronique.

Grâce à son suivi de facturation efficace, vous gérez vos factures clients et fournisseurs en temps réel, en plus de sécuriser la transmission de vos données. À l’inverse du tableau Excel, un tel outil vous fait gagner du temps et vous donne la visibilité nécessaire sur l’encours client.

Quels sont les avantages d’un outil de facturation ?

La mise en place d’un logiciel de facturation vous fait profiter de nombreux avantages, dont par exemple :

• une limitation du risque d’erreurs grâce à un tableau de bord intuitif (doublons dans le numéro de facture, erreurs sur les montants HT et TTC, etc.) ;
• une adaptabilité à tous les secteurs d’activité et à l’évolution des normes ;
• un suivi qui facilite les tâches administratives ;
• l’envoi de relances automatiques pour les factures en attente ;
• un gain de temps et d’argent ;
• une simplification de la gestion de l’activité grâce à l’automatisation ;
• une centralisation des données pour une vision globale ;
• une réduction du papier et des économies sur le coût d’envoi des factures.

Suivi de facturation client : le cas des TPE/PME du secteur du transport

Vous gérez une entreprise de transport ? Étudions plus en détail les risques de l’utilisation d’Excel pour le suivi de facturation et les avantages d’un outil dédié dans ce contexte.

Quels risques à utiliser Excel pour le suivi de facturation de mon entreprise de transport ?

Une mauvaise estimation de vos coûts d’exploitation

En premier lieu, le suivi manuel des coûts de carburant dans Excel peut s’avérer fastidieux, sans oublier qu’il augmente les risques d’erreurs et/ou de retards dans l’estimation des coûts d’exploitation. Cette difficulté s’ajoute à la fluctuation des prix qui rend le processus complexe et peut vous amener à facturer à perte.

Un manque de visibilité

De même, pour l’entretien de vos véhicules, vous stockez probablement un certain nombre de pièces détachées. Or, la visibilité en temps réel sur votre stock est plus que limitée si vous utilisez Excel, ce qui pourrait pénaliser votre atelier en interne, le cas échéant.

Un contrôle de vos fluctuations de trésorerie restreint

Enfin, si vous faites face à des flux de trésorerie compliqués, comme de nombreuses entreprises de transport, vous prenez le risque d’augmenter les erreurs de facturation et de causer des retards de trésorerie.

Quels avantages à utiliser un logiciel de facturation pour mon entreprise de transport ?

Gain de temps

Sans surprise, l’utilisation d’un logiciel de facturation adapté à votre secteur d’activité vous fait gagner un temps considérable. Vous automatisez les tâches récurrentes (devis, factures, etc.), tout en assurant un suivi de facturation efficace.

Consolide votre crédibilité professionnelle

Ne sous-estimez pas non plus que si un tel outil réduit les erreurs de facturation et standardise les relances, il renforce aussi votre image professionnelle. Vos factures sont envoyées dans les plus brefs délais et représentent dignement le professionnalisme de votre entreprise auprès de vos prospects et clients. Finis les délais de paiement interminables !

Plus de flexibilité

Notez qu’un logiciel de facturation vous permet d’accéder à vos données depuis n’importe où et à n’importe quel moment. Si vous êtes souvent en déplacement pour des raisons professionnelles ou si vous travaillez à l’international, c’est un atout non négligeable.

Une trésorerie plus saine

Également, par ce biais, vous renforcez votre trésorerie en répondant aux besoins spécifiques de votre secteur et aux contraintes de votre activité (coûts élevés pour la maintenance des véhicules, prix du carburant, etc.).

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’utilisation d’Excel pour le suivi de la facturation vous expose à des risques légaux et fiscaux, mais aussi à des erreurs et à un manque de visibilité financière conséquent. Pour une meilleure conformité, mais aussi pour plus d’efficacité et une gestion financière optimale, passer sur un logiciel de facturation semble être une piste privilégiée. Cela vous permettra d’optimiser vos processus et de vous concentrer sur la satisfaction client, soit une recette gagnante !