Cegid Notilus est au cœur de la gestion des déplacements chez SAIPEM SA.
Un rayonnement international
Entrepreneur de projets « Clés en Main » dans les industries parapétrolière et de
l’énergie, le groupe SAIPEM dont le siège est en Italie emploie 34900 collaborateurs de 110 nationalités.
Le rayonnement du groupe couvre toutes les zones pétrolières du monde avec une forte présence en Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Asie, Moyen-Orient et Russie. Il a réalisé un chiffre d’affaires de 7,52 milliards d’euros en 2006.
Une décision stratégique pour SAIPEM SA
Compte tenu de l’activité du groupe, l’ensemble des collaborateurs peut être amené à se déplacer : pour ce qui concerne Saipem Sa, entité française du groupe, raisonnablement environ 50 à 60% de la population voyage, soit 1500 collaborateurs. « Mettre en place un outil garantissant l’acquisition de titre de transport dans les délais requis, centralisant l’information afin de disposer de base de négociation et de localisation des personnels et réduisant les coûts de gestion liés aux déplacement des collaborateurs » s’est révélé être une priorité affirme Jean-Jacques Huguet, Travel Manager chez Saipem Sa.
En effet, depuis le début des années 80, SAIPEM Sa (2 500 collaborateurs) disposait d’une agence dédiée dans ses locaux.
Les procédures de réquisition étaient basées sur le téléphone avec confirmation par bon de commande. Malgré quelques évolutions, ces procédures ne permettaient pas la centralisation de l’information et généraient beaucoup de perte de temps. Saipem Sa décide alors de mettre en place un outil de gestion des voyages et frais de déplacements qui a pour objectif de :
- Fournir aux collaborateurs une interface unique accessible de n’importe quel point du réseau SAIPEM Sa pour gérer leur demande de déplacement,
- Assurer les validations nécessaires à la gestion des engagements financiers,
- Mettre en place une nouvelle organisation de l’agence interne,
- Centraliser l’information
Le cahier des charges élaboré par J.J. Huguet résume l’ensemble de ces besoins.
La mise en œuvre du projet
Une fois le contrat mis en place, une équipe projet avec des interlocuteurs de différents services est constituée. Elle est accompagnée par un chef de projet Cegid Notilus et adapte la solution aux besoins de SAIPEM Sa. Cegid Notilus les accompagne dans la rédaction de manuels, fiches synthétiques et dispense des formations avancées pointues aux assistants (relais de proximité). Une information auprès de tous les collaborateurs est également mise en place via l’organisation de conférences techniques.
Le déplacement étant un élément fort pour le business de SAIPEM Sa, la Direction
Générale a souhaité un déploiement progressif en 3 étapes :
- 1er février 2007 : démarrage du groupe pilote constitué de quelques assistantes de département et de l’équipe logistique (gestion des personnels en rotation).
- Entre le 1er juin et le 14 juillet 2007 : déploiement global en conservant de la souplesse par rapport aux anciennes procédures.
- 26 novembre 2007 : le module voyages de Cegid Notilus devient l’outil obligatoire pour les réservations : tous les départements et services de SAIPEM Sa ont obligation d’utiliser la solution pour leur réservation.
Un choix bénéfique
“ Après une période un peu délicate lors du démarrage liée à la gestion du changement, nous avons atteint un rythme de fonctionnement qui intègre maintenant une de nos difficultés majeures à savoir la coordination des personnels en mer par rapport aux réservations ” déclare J.J. Huguet.
Les bénéfices constatés sont de plusieurs ordres :
- Les coûts agence de voyages ont pu être réduits de 5 % suite à la refonte de l’organisation et ce bien que nous ayons eu une augmentation de 20% de notre trafic.
- La centralisation de l’information aide à la gestion de la sécurité des collaborateurs.
- Les voyageurs peuvent à tous moments formuler leur besoin de déplacement et connaître l’état de ceux-ci.
- L’exploitation de l’information procurée par les solutions mises en place permettent de se positionner auprès des prestataires voyages et négocier avec eux.
- Gain d’un ou deux hommes/mois grâce à la saisie automatique des factures.
Satisfait, J.J. Huguet a décidé d’étendre le périmètre de Cegid Notilus à la gestion des notes de frais.