Gestion des frais de déplacement

Aujourd’hui, plus de 800 collaborateurs de NRJ Group dématérialisent leurs justificatifs de notes de frais avec Cegid Notilus

Aujourd’hui, plus de 800 collaborateurs du groupe dématérialisent leurs justificatifs de notes de frais avec Cegid Notilus. Retour sur l’adoption de la nouvelle version de l’application par NRJ Group : le projet, les problématiques, les bénéfices, le choix de continuer avec Cegid Notilus… avec la cheffe de projet à la DSI, Madame Pascale LE COZ.

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Le Groupe NRJ est leader sur le marché privé de la radio (NRJ, Chérie FM, Nostalgie, Rire et Chansons) et l’un des nouveaux acteurs depuis quelques temps sur le marché de la Télévision (NRJ12, NRJ Hits, etc.). Le groupe a fait confiance à Cegid Notilus pour la gestion de ses notes de frais depuis 2010. En 2012 nous avions déjà recueilli leur témoignage.

NRJ Group était alors passé d’une gestion des notes de frais sous Excel à la solution Cegid Notilus. Le logiciel était « on premise » c’est-à-dire stocké sur les serveurs de l’entreprise. Au mois d’avril 2021, le groupe migre vers la nouvelle version de Cegid Notilus en SaaS (Software as a Service, sur le Cloud), accessible depuis n’importe où et bénéficiant facilement des dernières mises à jour.

Madame LE COZ est à l’origine du projet de migration vers la toute nouvelle version de Cegid Notilus, début 2021.

Cheffe de projet à la DSI depuis 2013, son travail consiste à trouver de nouvelles solutions, de nouveaux outils « métiers » pour les collaborateurs, notamment services RH, comptables ou financiers.

Quel est le périmètre de la solution Cegid Notilus au sein de NRJ Group ?

Au sein de NRJ Group, Cegid Notilus est utilisé uniquement pour la gestion des notes de frais. Le groupe a même adopté la fonctionnalité d’archivage à valeur probante qui permet de dématérialiser ses justificatifs de frais et de ne plus conserver l’original papier. La société emploie plus de 1 800 collaborateurs, mais les utilisateurs utilisant Cegid Notilus sont environ 800 (car les collaborateurs ne sont pas tous amenés à effectuer des déplacements professionnels).

 

Quelles étaient les problématiques et besoins initiaux ?

Il s’avère qu’avant cette montée de version, l’outil Cegid Notilus datait de 2010. Depuis, les usages des collaborateurs du groupe ont changé. Différents besoins ont émergé, comme la mobilité ou le fait d’en finir avec le papier. Le déclic s’est fait lors de la pandémie avec l’augmentation du télétravail, l’ancien process devenait trop laborieux.

Madame LE COZ revient sur cette ancienne façon de faire :

« Les collaborateurs devaient scanner leurs justificatifs puis les envoyer par courrier au siège. Ce process n’était pas infaillible, les salariés qui validaient les frais dans leurs services n’avaient pas souvent les justificatifs sous les yeux. C’était seulement lors de la comptabilisation que les justificatifs étaient vérifiés. Les pertes de facturettes papiers étaient fréquentes et il arrivait que des doublons soient soumis plusieurs fois. »

 

Comment s’est déroulé le projet ?

Le besoin s’est exprimé à la fin de l’année 2020 et la mise en production a été effective en avril 2021. Pour commencer, le groupe a réalisé une expression de besoin, d’autres solutions du secteur ont aussi été consultées, finalement Cegid Notilus s’est démarqué par sa simplicité, et le fait que les utilisateurs en interne connaissaient déjà l’outil. Le rapport-qualité prix de l’investissement a également joué.

 

Le déploiement en interne

Au niveau de la formation en interne, il a été décidé de ne former que les administrateurs au sein des différentes pôles (Lyon, Paris, etc.). Par la suite, des documentations internes, guides utilisateurs ont été communiqués aux salariés, ainsi que des vidéos explicatives fournies par les équipes Cegid Notilus. C’est ce qui a permis aux collaborateurs d’adhérer à l’outil.

 

La relation client avec les équipes Cegid Notilus

« Nous avons de très bonnes relations avec notre chargé de compte. Lors du déploiement, nous avons été accompagnés par le service consulting, notamment pour le paramétrage. Les équipes Cegid Notilus connaissaient nos problématiques car elles étaient déjà présentes lors de l’implémentation en 2010. Côté backoffice, avec les consultants techniques Cegid Notilus, nous avons dû refaire les interfaces avec nos systèmes RH et ERP. Maintenant que l’outil est en place, en cas de souci un ticket est effectué via le Support Cegid Notilus. Les temps de réponse sont très courts et le problème est souvent résolu dans la journée. Le support peut prendre la main sur notre poste à distance et même aider directement les collaborateurs. »

 

Quelles sont les fonctionnalités Cegid Notilus les plus indispensables pour NRJ Group ?

  • Le fait de pouvoir retrouver instantanément les justificatifs dans une note de frais au moment de sa validation.
  • L’archivage à valeur probante pour les services comptables, le fait qu’il n’y ait plus de papier est un gain de temps et un soulagement pour tous les services, tout est à disposition en cas de contrôle URSSAF sur les notes de frais par exemple.
  • Le fait d’être autonome et en tant qu’administrateur, de pouvoir faire facilement des rapports avec la partie Analysis de Cegid Notilus.

 

Quel est le retour sur investissement du projet ?

Bien entendu, six mois après la mise en production, il est encore un peu tôt pour mesurer véritablement les bénéfices de cette nouvelle version. En revanche, NRJ Group constate déjà une baisse significative du nombre d’erreurs et de doublons.

 

Le mot de la fin pour résumer l’expérience avec Cegid Notilus ?

« Très bonne expérience avec Cegid Notilus. Au niveau de la conduite de projet, toutes les deadlines ont été respectées. Nous sommes montés de version en moins de quatre mois. Dorénavant, les collaborateurs qui doivent valider les frais ont une visualisation en un clic du justificatif. Les services comptables n’ont pas besoin de garder les papiers, ni les collaborateurs grâce à l’archivage à valeur probante. Désormais, en situation de mobilité le fait d’avoir Cegid Notilus sur son téléphone est un gain de temps pour tous. »

 

Synthèse du témoignage de NRJ Group en 2012

Comme nous l’évoquions au début de ce nouveau témoignage, le groupe NRJ avait déjà réalisé un retour d’expérience en 2012 pour donner suite à l’adoption de Cegid Notilus. Dans un souci de transparence et car il peut contenir des informations intéressantes, nous avons décidé de le garder sous forme de synthèse, que vous retrouverez ci-dessous.

 

La mise en place d’une solution d’automatisation des notes de frais avait été envisagée à l’époque afin de :

  • Garantir la bonne application des règles de remboursement
  • Améliorer la visibilité des collaborateurs sur l’état de leur note, sur les écarts et les remboursements qu’ils reçoivent
  • Assurer le remboursement des notes de frais dans un délai plus court
  • Piloter les dépenses via des reporting.

 

La solution devait répondre à plusieurs critères à savoir :

  • Gérer le multi sociétés, intégrer plusieurs directions comptables.
  • Gérer les plafonds (sur un type de frais ou sur des populations précises).
  • Intégrer un workflow de validation complexe (multi branches, validation de frais par personnes de sociétés différentes), et pouvant se modifier facilement.
  • S’interfacer avec des outils tels que SAP et HYPERVISION (ADP GSI)
  • Être accessible en mode intranet.

 

Cegid Notilus a été la solution retenue notamment pour son :

  • Ergonomie, simplicité, pas de formation individuelle à prévoir
  • Extrême souplesse de paramétrage, solution adaptable au contexte multi-sociétés
  • Autonomie sur le paramétrage, en particulier sur les mises à jour du workflow de validation.

 

Le groupe avait constaté quelques retours sur investissement, notamment :

  • La bonne application des règles de remboursement, de la conformité du workflow de validation et de la précision des natures des dépenses.
  • Un gain de temps pour le service administratif, qui ne réalisait plus de saisie manuelle ce qui évitait donc les erreurs.
  • Les collaborateurs pouvaient désormais suivre l’état de leurs notes de frais et du remboursement (suivi et historique).
  • Le process était accéléré, en particulier pour les managers et pour la direction financière. Les remboursements étaient effectués dans des délais plus courts.
  • Enfin, le reporting et l’audit étaient facilités pour l’interne et les commissaires aux comptes.

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