Pourquoi et comment Heleos passe à Cegid Loop en moins de deux ans

Installé sur cinq sites à Rennes, Vannes et Pontivy, Heleos compte aujourd’hui une petite centaine de collaborateurs, six associés, et un chiffre d’affaires de plus de 8 millions d’euros. Le cabinet a lancé en septembre 2021 sa migration depuis Cegid Expert et Quadra. Courant 2023, toutes ses missions d’expertise-comptable auront basculé sur Cegid Loop.

Passer le ratio sur chiffre d’affaires du conseil facturé de 5% à 30% 

Les associés d’Heleos sont partis d’un constat : « Nous disposions de toutes les données sur les entreprises, nous connaissons la vie personnelle de nos clients, et pourtant ces derniers nous posent des questions que nous aurions dû anticiper. Et en plus nous n’avions pas les éléments à jour pour lui répondre », se souvient Jean-François Le Bouguenec, co-fondateur du cabinet. Sans compter la concurrence croissante des banquiers, des assureurs, des coachs d’entreprise, et de « tous ceux qui utilisaient les données que nous avions produites… pour en tirer les conclusions que nous aurions dû donner avant eux ! ».

Pour gagner en anticipation et en qualité de conseil, pas de demi-mesure. Il fallait :

• Se concentrer sur la valeur ajoutée: sauf cas particulier, les missions réglementaires ne suffiront bientôt plus à assurer le développement d’un cabinet. L’objectif a été fixé de passer la proportion du chiffre d’affaires réalisée en conseil facturé de 5 à 30%.
• Automatiser le travail récurrent pour commencer : pour lutter contre la nouvelle concurrence aux prix de bilan, disposer de chiffres au rythme d’exploitation du client, sortir les liasses plus vite, et supprimer les tâches répétitives du plan de charge des collaborateurs.
• Pouvoir aussi automatiser une partie des missions de conseil, voire en industrialiser certaines, pour en réduire le coût final et élargir le portefeuille de services du cabinet.

Associer l’humain et le technologique

Pour les associés, un cabinet doit avancer aujourd’hui sur ses deux jambes :

1 : L’humain. Aller vers la robotisation des écritures comptables enthousiasme les uns, mais peut inquiéter les autres. Les dimensions humaines de la transformation sont de première importance, car « si l’on n’automatise pas la production réglementaire, on ne pourra jamais aller vers le conseil », souligne Jean François Le Bouguenec. Préparation, accompagnement, formation, constituent des facteurs indispensables à la réussite.

2 – La technologie, à partager avec les clients. Il s’agit de leur donner accès à leurs indicateurs de gestion via des outils variés (Smartphones, tablettes, PC), de leur vendre de la formation et du paramétrage, de les préparer à la généralisation de la facture électronique, et de leur proposer des services industrialisés (notamment par Cegid) au bon prix et avec une marge suffisante pour le cabinet.

Pourquoi avoir choisi Cegid Loop

« Voilà presque 25 ans que nous travaillons avec Cegid, à travers les différentes générations de ses outils, et à la satisfaction générale. Nous avions donc toutes les raisons de lui faire confiance. Et Cegid Loop n’est pas cher quand on sait vendre le numérique à ses clients, résume Jean-François Le Bouguenec.

Nous sommes allés vers Cegid Loop pour profiter des nouvelles technologies et notamment de son robot d’intelligence artificielle. Même si le marketing de l’éditeur a pu à un moment être en avance sur la réalité, la solution n’a pas cessé de progresser depuis, et est maintenant en phase avec ses promesses d’origine ».

Préparation et mise en œuvre 

« Le challenge, c’était de passer de Cegid Expert et Quadra à Cegid Loop en 2 ans, sur tous nos dossiers comptables, rappelle Grygoris Geffray, expert-comptable associé, installé au bureau du sud de Rennes. Une telle mutation ne s’improvise pas. Car elle correspond à une vraie transformation du travail, qui peut avoir des conséquences humaines, psychologiques. Le capital humain est ce qui fait notre valeur. Notre première mission, c’est de le conserver intact. Il ne faut pas jouer au cow-boy de l’automatisation ! »

Préparation d’abord. Jean-François Le Bouguenec se souvient : « Depuis 2015, nous avons régulièrement échangé avec tous nos collaborateurs à propos des grands bouleversements en cours. Qu’est-ce que l’uberisation ? Pourquoi un géant comme Kodak a-t-il aujourd’hui disparu ? En quoi notre métier va-t-il être lui-aussi affecté ? La nécessité de se transformer est ainsi devenue une évidence pour tout le monde. Evidence qui a elle-même généré une attente… que nous avons concrétisée avec Loop ».

Organisation du projet. Heleos a mis en place un process complet :

• Nomination d’un chef de projet – le référent digital ;
• Deux associés ont été nommés pilotes sur le projet ;
• Instauration d’un comité de pilotage composé de ces 2 associés, du référent digital et de notre chargée de méthode, avec les responsables de sites, pour mesurer l’avancement, réveiller les retardataires, sonder, réunir les énergies ;
• Un groupe pilote de 10 collaborateurs a été formé en avant-première par CEGID, pour être à même d’assister les équipes lors du déploiement.

Une attention particulière a été portée à l’accompagnement des utilisateurs, avec :

• Une fonction support intégrée,
• Cette même personne pilote les cycles de formation et de mise en application, en collaboration avec Cegid. Tout le monde est concerné : associés, chefs de missions, collaborateurs ;
• L’ouverture dans Teams de 3 canaux de discussion dédiés à Cegid Loop : création de dossier, migration, révision.