Cojean booste sa gestion financière et comptable avec Cegid XRP Flex
Créée en 2001, Cojean est une chaîne de restauration rapide française spécialisée dans la restauration haut de gamme. L’entreprise qui fête ses 20 ans cette année propose des produits sains, adaptés à tous les régimes alimentaires, sur place, à emporter et en click and collect. Pionnière sur le “fast-good” écoresponsable, l’entreprise affirme des valeurs environnementales et sociétales fortes, un engagement récompensé par l’obtention de la certification B corp, qui fait de Cojean l’une des rares chaînes de restauration rapide à disposer de ce label. Cojean exploite en propre une quarantaine d’établissements en région parisienne et à Londres.
Une migration vers un ERP plus fiable et plus flexible
Doté jusqu’alors d’un outil Finance vieillissant, peu évolutif, il devenait crucial pour Cojean de se munir d’un nouvel ERP afin de renforcer la sécurité et d’améliorer l’accessibilité de l’outil. Le nouvel outil de gestion se devait donc de répondre à un enjeu de fiabilisation des données de l’entreprise. Grâce à l’accompagnement d’Apsia, cabinet de conseil spécialisé dans la transformation digitale, le choix de l’entreprise Cojean s’est porté sur Cegid XRP Flex. La migration s’est déroulée sur une période d’environ 6 mois pour les phases de rédaction du cahier des charges, développement et recettage.
Malgré des contraintes de délais très fortes, la migration s’est déroulée sans encombre durant les fêtes de fin d’année, afin d’être opérationnel dès la reprise. Le partenaire intégrateur Cegid, Apsia s’est également occupé de la formation et du suivi afin de s’assurer de la parfaite prise en main de la solution par les équipes.
Une migration réussie vers Cegid XRP Flex pour Cojean
Cegid XRP Flex, un ERP adapté et adaptable
« On considère le logiciel comme un réceptacle de données. Aujourd’hui, nous sommes en mesure de quasiment tout intégrer ». Voici comment Sylvestre Nevé, responsable comptable de Cojean, définit ce nouvel ERP. Grâce à de nombreux connecteurs, Cegid XRP Flex a pu s’interfacer rapidement avec les outils de dématérialisation existants de l’entreprise : factures fournisseurs, états de caisses, salaires, outils bancaires…
L’adaptabilité du logiciel permet à l’entreprise d’envisager de nouveaux usages et de faire évoluer la solution en fonction de ces besoins. Ainsi, l’entreprise a notamment souscrit au Portail Cegid Etafi afin de faciliter la gestion de ses liasses fiscales. Enfin, les mises à jour en continu de l’outil permettent à l’entreprise de bénéficier des futurs développements opérés sur Cegid XRP Flex.
Nous voulions une structure informatique qui puisse s’adapter et être adaptée sur toutes nos entités présentes et futures.
Outre la capacité à s’intégrer dans un écosystème existant, la solution retenue devait également correspondre aux ambitions internationales de la société en s’adaptant notamment aux spécificités des établissements basés au Royaume-Uni. De plus, l’ERP sélectionné devait également être en mesure de se conformer aux contraintes fiscales des pays dans lesquels l’entreprise souhaite s’implanter. Cojean se dote donc d’un outil capable d’accompagner l’ambition de l’entreprise : poursuivre son expansion tout en préservant les valeurs humaines qui en font son succès.
40
établissements
250 000
lignes d’écriture environ
2
personnes au service comptabilité
L’ERP, véritable support d’efficacité pour Cojean
Composé uniquement de deux personnes, le service comptabilité de Cojean administre une quarantaine de sites analytiques en France (36 restaurants, un siège et 3 laboratoires). Il s’agit d’une véritable performance puisqu’en moyenne dans le secteur, une personne assure la gestion comptable de 5 à 7 établissements.
Arrivé aux limites du précédent outil de gestion qui aurait rendu nécessaire un renforcement de l’équipe, Cojean dispose à présent d’un outil capable de se mettre au service de la performance de l’entreprise.
Nous intégrons une masse de données considérable avec peu de moyens humains.
Les avantages du Cloud
Le choix d’une solution Cloud marque la volonté de l’entreprise de pouvoir accéder à distance et en toute liberté à des données jusqu’alors exploitées uniquement en local. Un choix rapidement payant, qui a permis un accès total aux outils de gestion pendant la crise sanitaire du covid-19.
Pour moi, c’est une évidence que les outils puissent être accessibles à distance.
Cojean fait le choix du Cloud avec Cegid XRP Flex
Au-delà de la fiabilité et la liberté d’utilisation, la mise en place d’un ERP Coud apporte d’autres avantages, notamment une simplicité d’utilisation pour les utilisateurs mais, également pour la Direction des Systèmes d’Information. L’adoption de la nouvelle solution a permis au service d’être moins sollicité sur des problématiques techniques et d’accompagner davantage les équipes sur la partie fonctionnelle. Le choix de la société s’est tout naturellement porté sur un outil SaaS afin de s’affranchir de la maintenance et de l’hébergement qui nécessitent des compétences dont l’entreprise, du fait de sa taille, ne dispose pas en interne. L’adoption de ce nouvel ERP permet également à la DSI de Cojean de s’affranchir des mises à jour et des sauvegardes, fiabilisant davantage les données.
Ce n’est pas le cas sur tous nos outils, on se rend compte que cela est plus coûteux au final de ne pas être en SaaS et que cela prend beaucoup de temps.
Grâce au déploiement de Cegid XRP Flex, Cojean se dote d’un véritable support de performance à la hauteur de ses ambitions. La flexibilité de la solution permet à cette entreprise en plein développement de faire évoluer son ERP vers de nouveaux usages.