Le groupe Belfor fait confiance à Cegid Notilus pour gérer son parc de plus de 290 véhicules

BELFOR est un groupe américain (2Mds de dollars de CA pour 12.000 collaborateurs), leader mondial de la réparation après-sinistre. Le Groupe s’appuie sur plus de 35 années d’expérience (ex : décontamination après incendies ou des dégâts des eaux liés à des catastrophes naturelles). La France représente 60 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2021 pour 500 collaborateurs et partenaires. Faisant partie d’un groupe international, certains systèmes d’information sont communs aux entités européennes, notamment pour l’ERP et le CRM. Arrivé comme Directeur des opérations et des achats en 2020 pour gérer 150 véhicules (2/3 véhicules utilitaires et 1/3 véhicules particuliers), Arthur FOURNEL a vite compris les limites d’Excel et a cherché un outil pour informatiser la gestion d’une flotte automobile grandissante.

« C’est une révolution : l’information n’appartient plus à une personne, mais à l’entreprise ! Elle est disponible pour tout le monde, elle est vivante et fait partie intégrante du patrimoine de l‘organisation. »
Arthur FOURNEL, Operations and Procurement Manager chez BELFOR

Comment gérer la croissance de la flotte automobile ?

Arthur FOURNEL gère la partie exploitation, les opérations sur chantier, les achats de matériel et de consommables, mais aussi de prestations intellectuelles, la flotte automobile et la partie HSE. Suite au rachat d’une entreprise à son arrivée dans le groupe, le parc est passé à 290 véhicules. Impossible à traiter avec Excel ! Un benchmark a donc été lancé sur 4 logiciels de gestion de flotte automobile. Le choix s’est porté sur Cegid Notilus car la solution répondait aux besoins en matière de densité de fonctionnalités.

« Nous souhaitions notamment pouvoir gérer toute la vie du véhicule et du conducteur dans le système. Au-delà d’être un coffre-fort de documents, la solution devait apporter une aide au quotidien pour le gestionnaire de flotte, voire une aide à la décision. Notre taille de flotte nous permettait de discuter avec nos loueurs pour obtenir des grilles de fluidité, ce qui n’est pas toujours le cas pour des parcs plus petits » indique Arthur FOURNEL.

Un catalogue assez large d’attendus pragmatiques

La solution retenue devait pouvoir intégrer cette grille, au même titre que la loi de roulage pour la partie contractuelle du parc automobile. Le but : pouvoir prendre des décisions en cas de sur ou de sous-roulage. Par exemple, cela permettait d’amener autant d’avenants que nécessaire afin que les contrats collent au plus près à l’utilisation effective des véhicules par les collaborateurs. Les économies recherchées étaient substantielles – plusieurs milliers d’euros pour un seul contrat – et Cegid Notilus a su livrer la fonctionnalité recherchée.

D’autre part, le logiciel devait s’adapter à la méthode de gestion de BELFOR et pas l’inverse. Les différentes possibilités de paramétrages et les connecteurs ont permis de relier quasiment tous les fournisseurs. Ceux qui étaient inconnus ont été développés rapidement et les attentes ont même été dépassées. « Aujourd’hui, le kilométrage réel de nos véhicules est remonté dans le système chaque semaine et non plus le kilométrage estimé par les cartes carburant. La connectivité de la solution était très importante. Nous voulions un système qui encadre et respecte les processus en place » explique Arthur FOURNEL. Dernier prérequis : toute information liée au véhicule devait pouvoir être centralisée dans Cegid Notilus à des fins de contrôles automatiques, avant envoi vers la comptabilité.

Une grande facilité de prise en main

L’archivage, la mémoire et la passation de l’information se sont avérés d’une grande simplicité à partir du moment où Excel a été retiré des process. Ce fut une révolution : l’information n’appartient plus à une personne, mais à l’entreprise ! Elle est disponible pour tout le monde, elle est vivante et fait partie intégrante du patrimoine de l‘organisation. Enfin, la solution permet d’éviter la perte d’informations dans la durée.

Une ouverture transverse à la solution

Deux personnes s’occupent actuellement de la flotte automobile. L’accès a été ouvert à des fonctions transverses ou locales. Tous les chefs d’agence en région peuvent gérer les éléments de leur propre flotte, suivre les TCO (Coût Total d’Acquisition), les PRK (Prix de Revient Kilométrique) et les contrats. Leurs équipes peuvent effectuer elles-mêmes les affectations conducteurs. Il y a également des accès transverses pour le contrôle de gestion et la comptabilité dans un but d’analyse. Toutes les typologies de fournisseurs sont intégrées dans le système, allant des loueurs aux fournisseurs de cartes carburant, en passant par les carrossiers, l’entretien et la géolocalisation, avec deux données entrantes : affectations conducteurs et kilométrage.

Des fonctionnalités conçues en co-développement

Arthur FOURNEL le reconnaît : « La fonctionnalité liée à la grille de fluidité a été réalisée en co-développement avec les équipes Cegid Notilus. Nous utilisons énormément le système d’affectation conducteurs. C’est très pratique de pouvoir s’appuyer sur les équipes locales qui ont l’information et gèrent le process en direct. Les connecteurs – à savoir l’entrée automatique d’informations – sont également très employés. Nous avons fait là aussi du co-développement, par exemple, sur les cartes carburant qui rentraient au départ avec l’immatriculation des véhicules. Maintenant, elles rentrent avec le matricule du conducteur, ce qui nous permet d’affecter une carte carburant à une personne. C’est Cegid Notilus qui fait ensuite la ventilation, quel que soit le véhicule ou la région ».

BELFOR a fait confiance aux experts Cegid Notilus en faisant table rase du passé pour sa gestion de parc automobile. Le processus le plus long a consisté à vérifier la base collaborateurs. Beaucoup d’extractions sont effectuées pour le reporting. « J’ai dû sortir le rapport IFRS 16 du système, ce qui était très pratique et nous a évité une bonne demi-journée de travail ! ».

Le support : un critère de choix très important pour BELFOR

L’alignement des valeurs fut une étape importante du projet : service, réactivité, envie de progresser furent des marqueurs significatifs.

« Nous avons fait confiance à une solution qui n’était pas forcément leader car assez récente dans la gamme Cegid Notilus. Les évolutions se sont faites en co-construction. Nous avons été accompagnés, écoutés et impliqués par exemple dans les phases de test ou de développement » selon Arthur FOURNEL. Trois mois après la signature, BELFOR était opérationnel en ayant intégré un parc de 250 véhicules. Le groupe a pu s’appuyer sur le système d’aide de Cegid Notilus : « Nous avons pu récupérer beaucoup de documents très utiles pour éditer nos supports pédagogiques, ce qui nous a fait gagner beaucoup de temps. Le système est intuitif et très ergonomique. La prise en main se fait rapidement ».

Un investissement largement rentabilisé

« Les économies réalisées par la centralisation des grilles de fluidité sont considérables et justifient à elles seules l’investissement, d’autant que le positionnement tarifaire de Cegid Notilus est très compétitif » conclut Arthur FOURNEL.