ADDEV Materials a décidé de digitaliser sa gestion des notes de frais avec Cegid Notilus
ADDEV Materials digitalise sa gestion des notes de frais avec Cegid Notilus
Les coulisses d’un projet.
ADDEV Materials est une ETI lyonnaise fondée en 2006 (500 collaborateurs CA de 110M€), spécialisée dans la transformation de produits innovants (rubans adhésifs, films, colles et produits chimiques) et la mise en œuvre de services à valeur ajoutée pour ses marchés cibles que sont notamment l’aéronautique, l’automobile, la construction et l’énergie.
ADDEV Materials s’est surtout construite par croissance externe et intégration de sociétés et compte près d’une vingtaine d’entités opérationnelles situées essentiellement en France (50% du CA) mais aussi en Belgique, en Pologne, aux Etats-Unis, au Canada et à Dubaï. ADDEV Materials vit une phase de croissance forte, puisqu’elle intègre une à deux sociétés par an. Dans son optique de bâtir un groupe international, agile et structuré, la question de la digitalisation et de l’uniformisation des processus se pose donc.
La digitalisation des process est un choix stratégique d’entreprise
Fabien Morel, Directeur financier France, explique que la démarche s’inscrit initialement dans une volonté stratégique d’amélioration des processus opérationnels. Accompagné par la BPI en tant que membre de la première promotion « accélérateur ETI » dans la digitalisation de ses processus, ADDEV Materials a engagé plusieurs projets dont la dématérialisation des notes de frais. Cette démarche souligne la volonté d’ADDEV Materials d’innover dans ses process et d’améliorer sa productivité en facilitant la convergence des pratiques. La dématérialisation des notes de frais contribue également à l’engagement affiché du Groupe dans le cadre de sa politique RSE de préserver l’environnement en participant à la réduction de la consommation de papier et d’énergie.
Un projet porté par la DAF
Ce sujet a été porté début 2017 par la Direction Financière via un binôme Achats frais Généraux et contrôleur de gestion. Besoins et outils du marché ont été identifiés dans un premier temps. Le cahier des charges a été construit en intégrant le nombre de personnes potentiellement génératrices de notes de frais, le temps nécessaire en matière de gestion administrative et les gains attendus. Le but : cerner le coût occasionné actuellement en regard du coût proposé par les outils du marché. Les divers prestataires – au nombre de cinq – ont été reçus mi-2017. Deux ont été retenus fin 2017. Fabien Morel a repris le projet et sélectionné le prestataire sur le premier trimestre 2018.
L’adaptabilité de Cegid Notilus a séduit
« Cegid Notilus a été jugée comme étant la solution la plus adaptée par rapport à la taille du groupe. Des commerciaux utilisateurs ont été intégrés au processus de décision, de même que des comptables pour les aspects de saisies. ADDEV Materials souhaitait une solution adaptable et fiable qui soit suffisamment robuste pour envisager un développement à l’international. Cegid Notilus est apparue plus structurée que la concurrence. En outre, l’interface était aussi plus attrayante » explique Fabien Morel.
La fin des fichiers Excel
Jusque-là, chacun gérait un fichier Excel mensuellement et y attachait ses justificatifs papier avant de basculer vers la comptabilité qui effectuait le contrôle de la TVA, le pointage de chaque note de frais et enfin la saisie dans l’ERP. Cette époque est révolue, grâce au logiciel Cegid Notilus.
« Les équipes de Cegid Notilus ont été très disponibles et patientes tout au long du processus. Nous avons eu les mêmes interlocuteurs durant tout le projet, ils ont œuvré afin de pouvoir comprendre et livrer une solution au plus près de nos besoins. » pour Fabien Morel. Le lancement de la solution en France prévu au 3ème trimestre 2018 est la première étape avant un déploiement à l’international.