Domia Group fait confiance à Cegid Notilus pour la gestion de ses notes de frais. Découvrez pourquoi.
M. Gilles Rouhièr est directeur comptable pour les sociétés Acadomia et Shiva. Aujourd’hui, il témoigne sur le choix, l’implantation puis l’utilisation de Cegid Notilus au quotidien pour le groupe.
À propos
Acadomia, fondée en 1989 sous le nom de Cours Études Secours, est la marque commerciale de la société Domia Group, une entreprise française de soutien scolaire à domicile. Marque du groupe Domia, Shiva est l’enseigne n°1 de la franchise du ménage et repassage à domicile, avec près de 30 ans d’expérience dans le domaine du service à la personne.
Coté périmètre de la solution Cegid Notilus, la volumétrie de traitement des notes de frais s’élève à 150 utilisateurs actifs dans le groupe. Les émetteurs de notes de frais sont situés sur tout le territoire national au sein des 30 entités. La version SaaS est utilisée sur mobile par les collaborateurs pour alléger la saisie et le contrôle. Les justificatifs papiers de notes de frais doivent tout de même être conservés.
La gestion des notes de frais papier, un calvaire à tous les niveaux
Comme dans beaucoup d’entreprises non équipées d’un logiciel de gestion des notes de frais, des processus chronophages étaient mis en place auparavant.
M. Rouhièr témoigne :
« Les notes de frais étaient établies par les salariés sur un fichier Excel avec les pièces jointes. Dans un second temps, celles-ci étaient envoyées sous format papier au N+1 pour validation, car de nombreux collaborateurs sont éloignés de leur N+1. »
Le contrôle des notes de frais était ensuite effectué dans un second temps, M. Rouhièr revient sur les limites de ce processus :
« Ces documents étaient envoyés par la suite au service comptable pour contrôle et pour comptabilisation. Les problématiques étaient nombreuses. Le circuit des documents n’était pas fiable avec de nombreux risques de perte au niveau de la transmission des documents par courrier. La comptabilisation des notes de frais était fastidieuse – le référentiel comptable et analytique n’était pas renseigné – et par définition leurs règlements intervenaient bien après la date initialement prévue. »
Pourquoi avoir choisi Cegid Notilus ?
Il s’avère que Cegid Notilus correspondait parfaitement aux besoins du groupe, cela permettait d’en finir avec les problématiques citées ci-dessus. Le groupe a aussi été séduit par la rapidité d’implémentation et sur l’aspect adaptable, sur mesure de la solution. Cegid Notilus reste aussi une entreprise à taille humaine, accessible et soucieuse de ses utilisateurs.
M. Rouhièr se rappelle :
« La solution Cegid Notilus a fait la différence car elle prend en compte tout notre référentiel comptable et analytique afin que les notes de frais puissent être intégrées dans notre outil comptable (Unit financials). De plus, le processus de validation est entièrement digitalisé, la durée de la mise en place de l’outil fût très courte. Enfin, le référentiel salarié est récupéré directement depuis la base des éléments de paie. Sans l’acquisition de cet outil, un comptable à mi-temps aurait été nécessaire. »
Comment s’est passée la mise en place de l’outil ?
En 3 jours, l’équipe comptable a été formée à l’utilisation de Cegid Notilus. Le groupe apprécie d’avoir un interlocuteur et surtout un support accessible en cas de difficultés.
« Aujourd’hui, les quatre comptables sont administrateurs du système. Pour faire adopter l’outil en interne, ils ont formé les salariés en présentiel ou à distance. » conclut M. Rouhièr.
Pour finir, qu’est-ce que Cegid Notilus pour vous ?
- Une installation et mise en place rapide du produit
- La description claire et précise des processus internes, ne posant pas de difficultés particulières
- Des fonctionnalités rapidement maitrisées par les utilisateurs
- Une relation de confiance orientée et à l’écoute de ses clients
- La disponibilité des équipes et le support situés en France sont un vrai plus