Gestion des déplacements professionnels
Les 7 KPI du Travel Management pour optimiser les dépenses, sans passer par le travel freeze
Le 1 juillet 2026
Modifié le 2 juillet 2026
15 min
“ Travel freeze ! ” Le couperet tombe pour les collaborateurs et les travel managers. C’est une décision généralement initiée par la DAF, lors de restrictions budgétaires drastiques. Même si elle s’avère nécessaire, elle reste souvent mal vécue par les collaborateurs, et renvoie un signe négatif, sans compter qu’elle entache l’activité commerciale.
Il est néanmoins possible d’éviter le gel total en suivant et anticipant le poste de dépenses des déplacements professionnels , avec de nombreux KPI qui sauront donner l’alerte en temps et en heure. Rappelons ici que la priorité N°1 des DAF en 2026, selon l’étude PWC, est “l’adoption de modèles de pilotage de la performance plus précis, plus larges et plus évolutifs”. Explorons-les ensemble !
En bref, ce que vous étudierez dans cet article :
- Les coûts directs des déplacements
- Le taux de conformité à la politique voyage
- L’optimisation des réservations
- La productivité et l’efficacité
- L’impact environnemental
- La satisfaction des collaborateurs
- La réconciliation budgétaire
Notre méthodologie pour déterminer les KPI du travel management
Nous sommes allés à la rencontre de Alexandre Roth, Account Manager chez notre partenaire CDS, du groupe S4BT – Solutions for Business Travel, pour discuter des indicateurs clés de performance, et des pratiques observées chez leurs clients.
Avec plus de 25 ans d’expérience, CDS propose des solutions technologiques et des services dédiés au secteur de l’hôtellerie, à destination des entreprises corporate et des agences de voyage. S4BT est aujourd’hui leader européen du business travel et de la réservation hôtelière corporate.
Regards croisés entre Alexandre Roth et Laurent Lassure, Product Marketing Manager de Cegid Notilus, sur l’importance de suivre des KPI du travel management afin de maîtriser le budget des déplacements, et mettre en lumière les actions d’optimisations possibles.
Aujourd’hui, les entreprises ne cherchent plus à supprimer complètement les déplacements professionnels. Leur priorité est plutôt d’optimiser les dépenses associées afin de mieux maîtriser les coûts tout en maintenant l’activité.
Alexandre Roth, Account Manager chez CDS
KPI 1 : Coûts directs des déplacements
Qu’est-ce que ce KPI mesure ?
Ce premier indicateur est le socle de tout pilotage travel. Il couvre l’ensemble des dépenses liées aux déplacements : transport, hébergement, restauration, et frais annexes. Mais le suivre en masse ne suffit pas—la vraie valeur se cache dans la granularité.
- Dépenses totales par catégorie : Billets d’avion, hôtels, location de voitures, repas, etc.
- Coût moyen par déplacement : Permet d’analyser la répartition des coûts par type et nombre de voyages et d’optimiser les budgets. A croiser avec la valeur du déplacement (réunion interne ou rdvs de prospection, suivi client etc.).
- Coût par projet : ratio du coût du voyage/opportunité commerciale gagnée ( parfois difficile à mesure lors d’une prise de décision longue sans ROI immédiat)
- Suivi temporel : Comparaison des dépenses sur différentes périodes (mensuelle, trimestrielle, annuelle) pour identifier des dérives ou anticiper une saisonnalité éventuelle.
En bref
Une lecture des coûts de déplacement granulaire, orientée valeur et anticipation, permet d’optimiser en continu plutôt que de subir, évitant ainsi les décisions brutales comme le travel freeze.
“Dans Cegid Notilus, il est intéressant de suivre la ventilation des dépenses des postes les plus coûteux tels l’avion et l’hôtel. Au lieu d’interdire le déplacement, il s’agit d’impliquer les collaborateurs pour favoriser le train, ou le voyage à la journée quand cela est possible, et si cela n’affecte pas le bien-être du voyageur et son efficacité”.
– Laurent Lassure, Product Marketing Manager de Cegid Notilus
KPI 2 : Respect des politiques de voyage
Pourquoi le taux de conformité est-il si stratégique ?
Dans la plupart des grands groupes, le taux de conformité à la politique voyage dépasse rarement 70 %. Ce chiffre révèle un manque à gagner considérable : réservations hors canaux officiels, dépassements de plafond, choix de prestataires non référencés.
- Taux de conformité : Pourcentage de réservations respectant la politique de voyage de l’entreprise (tarifs négociés, fournisseurs agréés, etc.).
- Dépenses hors politique : Montant des frais engagés en dehors des règles établies, à surveiller pour limiter les abus et le leakage (réservations faites en dehors du canal officiel).
Avec le paramétrage hôtelier de CDS, les entreprises peuvent définir des critères précis de géolocalisation et de budget afin d’orienter les réservations vers les établissements les plus pertinents. » Si elles privilégient la localisation à proximité du site de recherche initial, les hôtels les plus proches apparaîtront en premier. Et parmi ces hôtels, ils peuvent ensuite appliquer la politique de “Best Buy”, triés du moins cher au plus cher. Cette approche permet d’optimiser les dépenses tout en facilitant le respect de la politique voyage.” explique Alexandre Roth.
“ Il faut chercher à homogénéiser les pratiques dans les groupes : parfois une entité qui consomme peu de nuitées possède un programme hôtel négocié avec des tarifs assez élevés là où une autre entité aura plus de consommation sur la même destination. Le fait de réunir les 2 va permettre de proposer des tarifs plus intéressants. Certes, on change les habitudes de réservation, mais l’entreprise optimise clairement ses coûts.”
– Alexandre Roth, Account Manager chez CDS
Avec l’IA, nous pouvons envisager que lors de la saisie du lieu du voyage d’affaires, Cegid Notilus conseille au collaborateur tel hôtel, tel restaurant, en fonction des réservations usuelles d’autres collaborateurs, conformes à la politique. Un gain de temps énorme, plutôt que de chercher soi-même, et l’assurance de ne pas être hors budget “
Le chiffre
+30 % d’amélioration de la conformité aux politiques internes chez les clients Cegid Notilus après déploiement de la solution. La solution intègre directement votre politique voyage dans le parcours de réservation, avec des alertes automatiques en cas de dépassement.
En bref
Suivre la conformité aux politiques de voyage permet de réduire les abus et d’optimiser les dépenses en canalisant les réservations dans les circuits officiels.
KPI 3 : Optimisation des réservations
Comment mesurer l’efficacité de vos achats travel ?
Cet indicateur clé de performance évalue la qualité des achats réalisés, pas seulement leur volume. Quatre sous-indicateurs le composent :
- Taux d’utilisation des tarifs négociés vs tarifs publics : Mesure l’efficacité des accords avec les fournisseurs. C’est également un levier de renégociation annuelle.
- Top five des destinations régulières : optimisation du programme hôtelier avec négociation des tarifs groupés en conséquence.
- Pourcentage de réservations effectuées à l’avance : quel degré d’anticipation des réservations, souvent moins coûteuses que le « last minute ».
- Coût des annulations ou modifications : Impact financier des changements de dernière minute. Certains hôtels acceptent une annulation la veille sans frais, d’autres sont moins souples. Côté train, choisir un tarif flexible est souvent pertinent pour pouvoir le modifier sans surcoût, selon le timing réel du voyageur.
Parmi les KPI particulièrement pertinents à analyser figurent les destinations les plus fréquentes selon Alexandre Roth : » Lorsque nous identifions des zones où les réservations sont dispersées sur de nombreux établissements, il peut être plus intéressant de concentrer le programme hôtelier sur deux ou trois hôtels bénéficiant de tarifs mieux négociés. Chez CDS, nous accompagnons également nos clients dans l’analyse de leurs tarifs afin de les comparer aux tendances du marché. Grâce à notre collaboration avec MKG Consulting, spécialiste de la data hôtelière, nous disposons d’indicateurs fiables sur l’évolution des prix et des pratiques du secteur avec une étude proposée mensuellement. ”
En bref
Une gestion proactive des réservations, via anticipation et négociations ciblées, réduit les coûts et limite les impacts des imprévus. Sensibiliser le collaborateur en produisant des tableaux de bord sur ses dépenses auxquels il a accès est une pratique efficace pour réduire les déplacements inutiles.
KPI 4 : Productivité et efficacité des processus
Le coût caché du travel management non automatisé
Un voyage d’affaires ne se résume pas à son coût direct. Le temps passé à gérer les réservations, valider les notes de frais, traiter les remboursements—tout cela a un coût indirect souvent sous-estimé.
- Temps moyen de traitement des demandes : Durée nécessaire pour créer et valider un déplacement, que ce soit pour les collaborateurs qui le préparent, le manager qui valide et le travel manager qui analyse
- Durée moyenne du déplacement : combien de nuitées réservées pour une journée avec un client/prospect (pour encourager un déplacement à la journée en deçà d’un certain nombre de kilomètres ou d’heures de transport)
- Pourcentage de workflows directement validés car conformes (validation, réservation, notes de frais) : l’automatisation accélère le processus, évitant les allers/retours administratifs dès lors qu’ils sont conformes à la politique de voyage.
- L’efficacité des workflows de validation : combien d’allers-retours pour valider une dépense ?
- Taux d’utilisation des outils de réservation : Adoption des solutions comme Cegid Notilus ou CDS par les collaborateurs vs travel leakage.
Le chiffre
Cegid Notilus réduit jusqu’à 70 % le temps de gestion des notes de frais grâce à l’OCR et à l’intelligence artificielle, qui détectent automatiquement les montants, la TVA et les doublons. Nos clients Mutualité Française et la CCI Auvergne-Rhône-Alpes sont passées à deux campagnes de règlement par mois.
“Cegid Notilus se distingue par son système OCR de contrôle intelligent et de reconnaissance optique. Il intègre directement la catégorie de frais, la date, le montant, la TVA qui pouvaient être auparavant sources d’erreurs de saisie. Le logiciel détecte et ajuste automatiquement les écarts par rapport à notre politique de remboursement, ce qui fait gagner un temps lors du contrôle des notes de frais par les différents personnes (manager, service financier et direction générale).”
– Anne-Laure Buffet, DAF de la CCI de région Auvergne-Rhône-Alpes
En bref
L’automatisation et l’optimisation des workflows augmentent la productivité tout en simplifiant la gestion des déplacements.
“Lorsqu’une entreprise gère seule son programme hôtelier, elle doit absorber l’ensemble des coûts liés aux réservations, au suivi administratif et au traitement de la facturation. Cela mobilise du temps et des ressources souvent sous-estimés. Avec CDS, le paiement peut être centralisé afin de simplifier la gestion des dépenses et d’automatiser les processus. Si l’entreprise utilise une carte logée, l’ensemble des opérations est directement piloté depuis la plateforme CDS.”
Alexandre Roth, Account Manager chez CDS
Essayez 3 fonctionnalités phares de Cegid Notilus
Création d’une note de frais
Grâce à l’intelligence artificielle, une photo du justificatif suffit pour créer un frais conforme à votre politique de remboursement.
Validation de notes de frais
Contrôlez les frais un en un clic grâce à l’intégration de votre politique remboursement.
Réservation d’un déplacement
Organisez facilement vos déplacements et effectuez vos réservations directement dans Cegid Notilus.
KPI 5 : Impact environnemental
RSE et travel management : un binôme devenu incontournable
Le bilan carbone des déplacements professionnels est désormais un indicateur de pilotage, pas seulement un élément de communication.
- Bilan carbone des déplacements : Mesure des émissions de CO2 par voyage pour intégrer des objectifs RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
- Répartition des modes de transport : Analyse des choix entre avion, train, voiture, etc. pour privilégier les options durables. Etude du taux d’utilisation du parc automobile vs location de voiture ou indemnités kilométriques remboursées, pour optimiser le coût de la flotte existante.
Le chiffre
57.9 % des entreprises prévoient de renforcer le recours au rail en 2026 –Etude AFTM (l’Association Française du Travel Management) & Cegid
Cegid Notilus calcule automatiquement l’empreinte carbone de chaque déplacement et l’intègre lors de la création du voyage.
En bref
Intégrer des indicateurs environnementaux dans la gestion des voyages d’affaires favorise des choix durables et alignés avec les objectifs RSE.
KPI 6 : Satisfaction des collaborateurs
Pourquoi le bien-être du voyageur est un KPI de performance
Un collaborateur qui subit ses déplacements est moins productif, plus sujet aux erreurs administratives, et davantage exposé aux risques. La satisfaction des voyageurs n’est pas accessoire : c’est un indicateur clé de performance travel à part entière.
- Taux de satisfaction : Feedback des employés sur les outils, les processus et les conditions de voyage (NPS régulier pour les grands voyageurs). Laisser l’usage du bleisure (ex : prolongation du séjour sur un week-end).
- Taux d’autonomie sur les Self Booking Tools : Mesure la capacité et la facilité des collaborateurs à gérer leurs déplacements sans assistance, en respectant la politique de voyage.
- Duty of care : les voyageurs reçoivent-ils les informations de sécurité en temps réel ? Peuvent-ils être localisés en cas de crise ? Suivre le nombre d’incidents de voyage et les documenter.
Les collaborateurs attendent une application mobile fluide, une réservation en quelques clics, et un remboursement rapide. Si ces conditions ne sont pas réunies, ils contournent alors les outils officiels, par déception. Le travel manager perd alors toute visibilité.
En bref => La satisfaction et l’autonomie des collaborateurs renforcent leur engagement tout en garantissant leur sécurité.
“L’application mobile de CDS intègre également des fonctionnalités dédiées à la sécurité des voyageurs. Le collaborateur peut renseigner les coordonnées de son manager ou d’un contact d’urgence. En cas de difficulté ou de situation à risque, une alerte peut être envoyée instantanément avec sa localisation afin de faciliter la prise en charge. À l’inverse, il peut également signaler qu’il est en sécurité, offrant ainsi un meilleur suivi et une plus grande sérénité aux entreprises comme aux collaborateurs.”
KPI 7 : Réconciliation et suivi budgétaire
Clôturer le cycle avec précision
Il s’agit de comparer systématiquement les dépenses réelles aux budgets prévisionnels, et d’assurer la traçabilité de chaque euro dépensé. Standardisez dès le départ les dépenses, les libellés, le plan comptable et les niveaux analytiques pour plus de facilité.
- Taux de réconciliation automatique : pourcentage des dépenses intégrées automatiquement dans les systèmes comptables depuis l’outil de gestion des frais de déplacements.
- Écart entre budget prévu et réel : Analyse des dépassements budgétaires pour ajuster les prévisions futures.
- Suivi budgétaire : tableaux de bord centralisés pour le DAF et le travel manager afin d’ analyser les coûts globaux liés aux déplacements, depuis la réservation jusqu’à la note de frais.
Alexandre Roth explique les pratiques observées : “ De manière générale, les politiques voyages sont réévaluées chaque année en fonction des enjeux et du fonctionnement propres à chaque entreprise. Chez CDS, nous accompagnons nos clients à travers des business reviews régulières afin d’identifier de nouveaux leviers d’optimisation des dépenses. Certaines entreprises choisissent de négocier leurs tarifs hôteliers en direct et s’appuient ensuite sur CDS pour intégrer et piloter ces accords dans la plateforme. Grâce aux volumes importants traités par le groupe CDS, nous pouvons également donner accès à des tarifs négociés particulièrement compétitifs, souvent plus avantageux que ceux obtenus individuellement “
“ Avec Cegid Notilus, le suivi budgétaire est immédiat avec des Tableaux de bords centralisés pour suivre le budget réel et prévisionnel des déplacements à venir. Il n’y a plus de gestion éclatée entre plusieurs logiciels. L’ensemble du voyage, y compris les notes de frais, sont sur une seule plateforme avec les outils de réservation. Les factures sont intégrées automatiquement en comptabilité avec une vision 360° du coût réel”.
– Laurent Lassure, Product Marketing Manager de Cegid Notilus
Le chiffre
Selon les données clients Cegid Notilus, les entreprises ayant déployé un pilotage structuré de leurs KPI travel management constatent en moyenne 20 % de réduction de leurs frais de déplacements grâce à une meilleure utilisation des tarifs négociés et à une conformité améliorée à la politique voyage.
En bref
Une réconciliation budgétaire automatisée et un suivi précis permettent de garder le contrôle sur les coûts, d’anticiper la trésorerie et de contrôler les écarts.
Conclusion : suivez vos KPI de Travel Management et dites stop au travel freeze
Et si le travel freeze n’etait pas une stratégie mais un aveu d’impuissance. La vraie maîtrise des dépenses de déplacements professionnels passe par un pilotage structuré, fondé sur des données fiables et des indicateurs actionnables.
Cegid Notilus rassemble ces indicateurs dans une seule plateforme : réservations, notes de frais, flotte automobile, reporting RSE, et tableaux de bord DAF. Une vision unifiée, pour des décisions éclairées. Aujourd’hui, 54 % des travel managers sont issus de la génération Y, avec une nette appétence pour la technologie, l’optimisation des process et une vision optimiste du secteur, selon l’étude2025 du « Global Cvent Travel Managers Report ». Et vous ? Vous souhaitez gérer l’ensemble de vos déplacements en toute maîtrise, sur une seule plateforme ?
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