Comment l’AEFE gère plus de 100 000 candidatures par an avec Talent Acquisition
Un ATS pour gérer 100 000 candidatures par an : pari relevé avec l’AEFE !
Est-il possible de mettre en ligne une solution de recrutement pour centraliser les annonces de 138 pays… en 9 mois ? C’est le pari audacieux qu’a relevé l’AEFE. Retour d’expérience de Sophie Grunfelder, experte en conseil et développement au sein de l’AEFE.
Fiche d’identité de l’AEFE
L’AEFE (Agence pour l’enseignement français à l’étranger) est l’opérateur public qui coordonne les établissements d’enseignement français à l’étranger.
Les défis de recrutement de l’AEFE en 5 chiffres clés :
- 612 établissements
- 138 pays
- 30 000 personnels de droit local dans le monde
- 2 800 offres publiées par an
- 110 000 candidatures à traiter par an
Un ATS pour centraliser des candidatures du monde entier
Métiers de l’enseignement, mais aussi proviseurs, directeurs, secrétaires, métiers du soin : en 2023, aucune plateforme officielle n’existe pour centraliser toutes les candidatures des établissements d’enseignement français à l’étranger.
L’AEFE souhaite se doter d’une solution unique de recrutement en contrat local, conformément à la commande ministérielle de la Feuille de route 23-26 de l’AEFE, afin d’améliorer l’expérience des candidats. Avec une spécificité de taille : chaque chef d’établissement doit pouvoir gérer ses campagnes de recrutement en toute indépendance, quel que soit son pays de rattachement. « L’internalisation de ce service est également un moyen de maîtriser la sécurité numérique et la conformité RH », précise Sophie Grunfelder. Un projet au service d’une mission de coordination et de service public, soumis à des exigences sécuritaires maximales !
Le défi recrutement de l’AEFE : « Il ne s’agit pas simplement de publier des offres d’emplois mais de gérer le recrutement local de A à Z, sans intermédiaire et avec l’assurance de la continuité de service. »
Solution de recrutement : que contient le cahier des charges de l’AEFE ?
- L’interopérabilité avec d’autres plateformes gouvernementales ;
- Une expérience éprouvée du prestataire avec d’autres acteurs publics ;
- La garantie d’un déploiement fiable dans plusieurs pays ;
- Une gouvernance rigoureuse, avec des données hébergées en France.
La cellule de vente a su répondre point par point aux questions soulevées dans notre cahier des charges et a répondu à plus de 98% à nos demandes.
Enseignement à l’étranger : dans les coulisses d’un déploiement réussi
Pour que la solution soit opérationnelle dans un délai contraint, l’AEFE crée un groupe projet TALENTS, dirigé par Sophie Grünfelder. Côté Cegid, la success manager pilote une réunion hebdomadaire afin de coacher l’équipe de l’AEFE et de répondre à toutes les petites et grandes questions : « Que j’envoie un SMS ou que j’appelle, j’obtenais toujours une réponse. Un service 5 étoiles ! » résume Sophie Grunfelder.
En parallèle, l’équipe projet TALENTS de l’AEFE personnalise des messages d’assistance pré-enregistrés et des annonces de recrutement pour garantir aux candidats comme aux collaborateurs une expérience sans couture. Un soin tout particulier qui a fortement contribué au succès de la plateforme de recrutement.
Les 6 fonctionnalités de l’ATS qui changent vraiment le recrutement pour les directeurs d’établissement
- Banque d’annonces rédigées,
- Plus de 100 modèles de messages,
- Prise de RDV en ligne,
- Échange de documents,
- Questions de préqualification,
- Outils de tri pour faciliter la sélection des candidats.
Cet ATS est une solution professionnelle de recrutement faite pour les personnes qui ne sont pas des professionnels du recrutement mais qui doivent accéder aux plus standards qualité du recrutement local.
Quand le ROI est au rendez-vous
Le succès ne se fait pas attendre : après 2 mois de fonctionnement, la plateforme a reçu quasi 35 000 candidatures. Avec un taux de conversion excellent, qui avoisine les 10%, et un coût par an et par établissement autour de150 €. Les offres sont publiées quotidiennement, et certains recrutements s’effectuent désormais en 24h.
Le bonus ? « Notre Customer Success Manager était présente lors de l’inauguration officielle pour fêter cette réussite collective. Au-delà de la réussite technique fulgurante, c’est d’abord un succès d’équipe, basé sur des compétences professionnelles et humaines fortes.», se félicite Sophie Grunfelder.
La plateforme de recrutement a rencontré son public : les candidats sont à la fois diplômés, très qualifiés et expérimentés dans le poste sollicité.
Objectif 500 d’ici fin 2027
À l’heure actuelle, plus de la moitié des directeurs d’établissement avaient déjà adopté TALENTS en moins de 6 mois. L’adoption a notamment été encouragée par des webinaires de déploiement, ainsi que des tutos qui permettent à tous les chefs d’établissement et leurs équipes de recrutement de se familiariser rapidement avec la plateforme. Tout est prévu pour faciliter la rédaction, avec des matrices d’annonces pré-rédigées pensées pour recevoir le maximum de candidatures qualifiées.
Objectif pour 2027 ? « Plus de 500 établissements actifs sur TALENTS ! »
Cegid X AEFE : et ensuite ?
Sophie Grunfelder identifie une tendance de recrutement de fond : pivoter vers un modèle de recrutement par les compétences (skills based) plutôt que par les diplômes. « Il s’agit pour chaque chef d’établissement de pouvoir mener une politique de recrutement local pluriannuelle, basée sur la compétence, qui réponde à une stratégie globale et qui soit accompagnée d’une politique d’onboarding pour fidéliser les nouvelles recrues. » Un nouveau défi que les équipes de Cegid sont prêtes à relever !