Logiciel de paie : simplifiez votre gestion !

6 avantages d’un système de paie automatisé

Rapidité, fiabilité, précision…Les avantages d’un système de paie automatisé sont nombreux. Parmi eux, on en relève 6 qui simplifient le quotidien des experts de la paie et des RH :

• La veille juridique en temps réel, adaptée aux spécificités réglementaires de chaque pays et de chaque convention collective, qui permet de délivrer des paies en conformité, quelles que soient les évolutions.
• L’automatisation de tâches de calcul chronophages et répétitives. Gain de temps à la clé !
• La réduction des erreurs de calcul de paie : un point essentiel pour maintenir la confiance des salariés, partie intégrante d’une expérience collaborateur de qualité.
• La collecte de données utiles aux reportings (telles que la masse salariale, ou encore l’absentéisme), dans le respect de la confidentialité.
• La dématérialisation et le stockage sécurisé des bulletins de salaire.
• L’accès facilité à toutes les données liées à la paie.

Comment choisir le meilleur logiciel de paie ?

La digitalisation de la profession va de pair avec l’arrivée sur le marché de nombreuses solutions de paie. Paradoxe : 2/3 des DRH déclarent pourtant que leur solution de paie pourrait être plus innovante¹. Voici quelques pistes pour construire votre cahier des charges et choisir l’offre technologique qui accélèrera votre transformation.

Les critères de sélection d’un logiciel de gestion de paie

Un logiciel de paie doit faciliter votre gestion quotidienne. Il est aussi le garant de votre fiabilité et de votre performance. Quels sont les critères à prendre en compte pour le choisir ?

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¹1er observatoire 2022 des DRH Cegid : transformation du métier et digitalisation

Logiciels de paie en cloud vs. solutions locales : 2 salles, 2 ambiances

S’agissant des suites SIRH et des logiciels de paie, 2 écoles cohabitent :

• Les solutions hébergées sur un cloud, accessibles depuis n’importe quel ordinateur après une authentification sécurisée. L’hébergement est compris dans le prix de l’abonnement, généralement mensuel ou annuel.
• Les solutions sous licence (ou on-premise) : dans ce cas, les licences sont installées directement sur les ordinateurs des personnes chargées de la gestion des paies. L’hébergement est à votre charge. Cette solution peut être financée de manière mensuelle ou illimitée.

En cloud, les mises à jour et la sécurisation des données sont assurées par l’éditeur du logiciel. La solution doit avoir obtenu la norme ISO 27001 : elle offre un cadre de maintenance légale et réglementaire et garantit la sécurité contre l’altération, le vol ou encore la perte de données, et la protection en cas d’intrusions.

En 2022, 1 personne sur 5 en France a télétravaillé au moins une journée par semaine ² : les solutions cloud facilitent le télétravail des gestionnaires de paie, car il devient possible pour eux de se connecter à leur logiciel de paie depuis d’autres postes de travail.

Le cloud, on le sait moins, est aussi plus écologique, car l’hébergement de la solution se fait sur des serveurs mutualisés (plusieurs entreprises sur un même serveur) : il est ainsi possible de réduire sa consommation d’énergie de 87%³!

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² https://www.insee.fr/fr/statistiques/6966932

³ Études financées par Google et menées par le Lawrence Berkeley National Laboratory en collaboration avec la Northwestern University – 2021

Législation et conformité : les logiciels de paie en première ligne

Vous le savez si vous avez parcouru cet article, la veille légale constitue l’un des points forts des logiciels de paie. De quelle manière assurent-ils cette mission ?

Assurer la conformité à la réglementation française

Une augmentation de plus de 65% du volume de publications en 2 ans : la réglementation liée aux paies a fait face à une véritable inflation. DSN obligatoire depuis 2016, DADS-U qui passe en DSN à partir de 2024 ou encore flou autour du RGPD : il est parfois difficile, même pour les plus experts de s’y retrouver, d’être certain de transmettre la bonne information au bon organisme, et d’intégrer les calculs les plus à jour à chaque bulletin de salaire. A titre d’exemple, lorsqu’une nouvelle norme technique de la DSN est entrée en vigueur au 1er janvier 2022, 7 % des DSN, n’étaient pas en conformité : 2 millions de salariés étaient concernés⁴.

En assurant une veille juridique permanente, les logiciels fiches de paie vous garantissent d’éditer des bulletins de salaires en conformité. Un gain de temps, mais aussi et surtout, de confiance !

Dans les coulisses des mises à jour et évolutions légales

En termes de veille légale et conventionnelle, vous pouvez programmer des alertes pour vous tenir informé des évolutions légales qui concernent votre secteur d’activité. Les SIRH paie vont plus loin : chez Cegid, une cellule de veille fournit les éléments nécessaires à la mise à jour des fiches de paie. L’hébergement en cloud est la manière la plus rapide de les intégrer à la gestion de la paie.

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⁴https://www.editions-legislatives.fr/actualite/la-cour-des-comptes-recommande-de-creer-une-homologation-des-logiciels-de-paie/

Choisir votre logiciel de paie et relever le défi de l’innovation

Maîtriser les rouages de la comptabilité ne suffit plus pour gérer les paies de manière efficace et en toute conformité. Il faut non seulement s’assurer d’être à jour dans un contexte d’inflation des publications légales, mais aussi être toujours plus flexible dans la distribution des paies pour accompagner les nouvelles attentes des collaborateurs, tout en ayant un œil sur les avancées de l’IA.

Entre innovation, veille juridique et expérience collaborateur, le défi pour les professionnels est colossal : relevons-le avec vous !