Réforme de la Facturation Electronique : un nouvel enjeu pour le traitement des notes de frais

À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises devront être capables de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. Anticipée pour les flux entre entreprises, la Réforme va également générer un nouvel enjeu opérationnel pour les directions financières concernant les notes de frais.

Parmi les cas d’usage identifiés par l’AFNOR, trois concernent directement les frais professionnels. L’un d’entre eux, concerne celui du collaborateur en déplacement qui règle une dépense et demande une facture au nom de son entreprise. En tant que « tiers payeur », il génère une facture électronique émise par le fournisseur via sa PA, transmise sur celle de l’entreprise avec un statut « payé », qui devra être associée à sa demande de remboursement. Cegid Notilus permettra notamment de rattacher automatiquement chaque facture électronique à la note de frais du collaborateur, sans risque de doublon ni de perte de déductibilité de la TVA.

Cegid Notilus permet d’automatiser le traitement des factures électroniques liées aux déplacements professionnels

Grâce à son approche tout en un, Cegid Notilus permet de traiter automatiquement les factures électroniques payées par les collaborateurs, les associe à leurs notes de frais et transmet les données consolidées à l’ERP de l’entreprise. Nativement interopérable avec l’ensemble des PA du marché répondant à la norme AFNOR, la solution de Cegid s’intègre à tout environnement technologique.

Cegid Notilus peut ainsi appliquer automatiquement la politique de remboursement de l’entreprise (plafonds, exclusions, workflow de validation) aux factures récupérées depuis les plateformes agréées, tout en maintenant le lien entre facture et note de frais jusqu’à l’ERP. Les données transmises sont enrichies d’informations analytiques propres à l’entreprise, que le commerçant ne détient pas : service imputé, nom du client visité, projet associé, contexte du déplacement via l’ordre de mission… L’expert-comptable reçoit un dossier complet, sans avoir à créer de compte fournisseur pour chaque prestataire occasionnel.

Ce processus couvre l’ensemble des cas de figure générés par la Réforme de la Facturation Electronique :

• les factures réglées directement par l’entreprise via des cartes logées relèveront de la facturation B2B classique,
• celles réglées par le collaborateur au nom de l’entreprise seront automatiquement traitées par Cegid Notilus,
• les dépenses sans facture au nom de l’entreprise conserveront le processus de notes de frais existant.

En centralisant ces flux, Cegid Notilus permet d’éliminer le risque de double paiement, de supprimer les traitements manuels et de renforcer la conformité fiscale.

En combinant plateforme agréée, gestion des déplacements et des frais professionnels et ERP, Cegid propose une approche tout en un, gage de flexibilité, d’ouverture et d’adaptabilité

Cegid est à la fois éditeur de Cegid Notilus, éditeur d’ERP de référence et opérateur d’une plateforme agréée immatriculée par la DGFiP. Chaque brique de la chaîne répond à un besoin fonctionnel : la PA assure la réception des factures électroniques, Cegid Notilus gère les déplacements et les frais professionnels, l’ERP consolide et traite les données comptables. Cette complémentarité offre aux entreprises une visibilité complète sur l’ensemble de leurs dépenses professionnelles.

Cegid Notilus est également conçu pour s’opérer avec tout ERP et toute PA du marché, que l’entreprise utilise – ou non – les solutions de Cegid, garantissant aux organisations de toute taille la liberté de choix, tout en bénéficiant d’un processus automatisé de bout en bout. Ainsi, chaque entreprise reste libre d’opter pour un écosystème 100 % Cegid, d’associer l’ERP de Cegid à une PA tierce ou Cegid Notilus à un ERP tiers.

« La Réforme de la Facturation Electronique va impacter la gestion des dépenses payées par les collaborateurs lors de leurs déplacements. Lorsqu’un collaborateur paiera une facture au nom de son entreprise, celle-ci entrera dans le circuit de la facturation électronique et devra être associée à sa note de frais. Les contours de la réforme ne sont pas encore tous figés. C’est précisément pour cela que les entreprises ont besoin d’une solution flexible, ouverte et adaptable, capable de sécuriser leur transition dès aujourd’hui et d’évoluer avec la législation », déclare Laurent Lassure, Product Marketing Manager de Cegid Notilus.