La dématérialisation RH consiste à simplifier et fluidifier les processus administratifs et la gestion des documents liés à l’activité des Ressources Humaines dans les entreprises.
On peut distinguer deux approches :
- Dématérialisation des processus : digitalisation du traitement et de la gestion d’un ensemble de tâches et d’échanges entre différentes parties prenantes via la mise en place d’une plateforme collaborative et de workflows
- Dématérialisation des documents : transformation des documents papiers des salariés (bulletins de salaire, contrat de travail, demande d’absence…) et de l’entreprise (Règlement intérieur, en supports numériques
La dématérialisation RH permet par exemple d’automatiser la distribution des bulletins de paie, d’optimiser la gestion documentaire (des dossiers salariés et des documents d’entreprise) tout en facilitant le stockage et la signature via une plateforme en ligne sécurisée et collaborative.
Cette transformation digitale est largement facilité par différents facteurs :
- Environnement législatif et économique favorable : loi El Khomri, simplification du bulletin de paie, CPA, GDPR, lutte contre la fraude, augmentation du prix du timbre…
- Emergence de la génération Z : plus de simplicité, d’intuitivité et d’informations en temps réel
- Extension des usages mobiles : consultation des documents archivés, partage avec des tiers
Les démarches d’évolution vers la digitalisation sont fortement favorisées avec la mise à disposition des coffres forts individuels auprès des salariés et la dématérialisation des bulletins de paie à l’initiative de l’entreprise sous le principe de l’Opt-Out.
Les bénéfices sont nombreux :
- Mobilité : accessible partout, tout le temps, depuis tout appareil mobile
- Expérience utilisateur conviviale, digitale et optimisée
- Gain de productivité : plus de valeur ajoutée et de performance pour les équipes RH
- Réduction des coûts administratifs
- Valeur juridique des bulletins de paie garantie
- Respect de l’environnement : zéro papier !
- Traçabilité des actions, gestion de la confidentialité
Grâce à son offre de dématérialisation RH, Cegid propose aux entreprises un nouveau service innovant, 100% Cloud et une solution simple d’utilisation dans la gestion des documents RH :
Coffre numérique RH salarié
Une distribution des documents RH plus simple et plus rapide.
Le coffre-fort numérique est gratuit pour le salarié, disponible pendant 50 ans et accessible à tout moment. L’espace de stockage personnel est de 10 Go.
Coffre-fort numérique RH employeur
Le stockage et l’archivage des bulletins de salaire des collaborateurs ainsi que des documents d’entreprise sont centralisés et classés grâce à un plan de classement prédéfini et standard.
Gestion documentaire RH
Le dossier salarié est centralisé, accessible, et partagé en toute sécurité. Pas de limitation d’archivage de documents.
Signature électronique RH
La signature des contrats et avenants est réalisée en quelques clics.
L’offre de dématérialisation RH de Cegid vous permettent de répondre à vos objectifs suivants :
- Transformation digitale
- Augmentation de la productivité RH
- Respect de la réglementation en vigueur