Sécurité Consultants

Les raisons du changement

J’ai repris l’entreprise il y a un peu moins de trois ans, avec l’objectif de la développer ! Spécialisée dans la conception, l’installation et la maintenance de systèmes de sécurité, l’entreprise était jusqu’alors gérée comme peuvent l’être de nombreuses petites sociétés : La partie métier était réalisée avec un logiciel spécifique de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur), La paie et la comptabilité étaient réalisées sur CCMX, toute la facturation était faite sur Excel, et tout le reste était sur tableaux Excel ou sur papier. Lorsque je suis arrivé, c’était un peu le boulier chinois : lorsqu’il fallait suivre des affaires, c’était Excel ou le papier ! Pour réorganiser tout cela, j’ai recruté des collaborateurs et souhaité mettre en place un système ERP en mode SaaS.

La problématique et le choix

Ce que je cherchais, c’était une solution qui soit adaptée à notre taille ( 8M€ de CA global en 2015) mais qui puisse surtout nous permettre de faire tout le suivi et la gestion de nos affaires, avec une meilleure visibilité sur nos coûts de revient. C’était le point central, car notre activité nous amène à gérer des travaux (comme dans le bâtiment, nous gérons des chantiers) mais également de la maintenance, et qu’il faut suivre tout ça ! Nous avons fait le choix de Cegid Quadra Entreprise, avec le module Suivi d’affaires qui répondait en standard à 80 % de nos besoins. La flexibilité du paramétrage de la solution nous permettait de couvrir les 20% restants, mais il a fallu en contrepartie que j’accepte d’adapter nos process ! Je souhaitais conserver la GMAO en place, mais nous avons décidé de gérer un maximum de choses via le module suivi d’affaire de Cegid Quadra, y compris les interventions ponctuelles. La facturation des contrats de maintenance est par exemple gérée grâce à l’échéancier de facturation.

Le mode saas pour la sécurité & la réactivité

On a choisi le mode Saas car je souhaitais que les données, les sauvegardes et les backups soient réalisés par Cegid. Je souhaitais également que l‘ information soit accessible de partout par les cadres dirigeants. Ainsi, si on a une question, on peut être réactif à n’importe quel moment de la journée, y compris le soir ou le week-end en cas d’urgence ! Pour moi, c’est également un moyen de pouvoir garder un œil sur tout, quel que soit l’endroit où je me trouve, et c’est rassurant.

Un suivi d’affaire étape par étape

Nous pouvons maintenant suivre chaque type d’affaire de manière détaillée : travaux, opération de maintenance préventive, maintenance corrective ou petits travaux. Par exemple pour un chantier : depuis la réception de la commande jusqu’à la facturation, en passant par la planification… Toutes les étapes sont suivies par phase jusqu’à la clôture du chantier, lorsque toutes les factures fournisseurs et sous-traitant sont comptabilisées. Nous avons accès à toute l’information de manière beaucoup plus précise et cela nous permet de prendre les bonnes décisions. Et c’est valable pour tout le monde : pour moi, mais également pour le directeur d’exploitation ou le directeur de la maintenance.

Un suivi des coûts optimisé

Pour mieux suivre nos coûts, chaque affaire est identifiée par un code affaire. Ce « numéro d’identité » est unique ! Il est utilisé en comptabilité, sur les entrées ou sorties de stock, sur les feuilles d’heures et les factures clients/fournisseurs. Ces différentes informations sont automatiquement compilées dans la solution Cegid Quadra, qui nous ressort tout ce qui est coûts et recettes. Lorsque je vais sur le module, je sais instantanément où en sont toutes les affaires. Par exemple, j’en ai actuellement 70 en cours et je sais quels sont mes coûts de revient et ma marge pour chacune d’elle ! Ça permet de contrôler et d’anticiper toute situation compliquée. Nous travaillons désormais d’une façon moderne et de manière beaucoup plus efficace. J’estime que nous avons désormais mis en place les bases pour grandir !