QuadraPROPRETE soutient la croissance de la société de nettoyage guadeloupéenne

Situé à la Guadeloupe Cedrick Zig qui à l’époque n’avait que 25 ans, crée avec des associés l’entreprise JL Entretien une SARL dont il devient le gérant. Huit ans plus tard, cette entreprise de nettoyage et d’entretien des locaux industriels et commerciaux emploie 31 collaborateurs dont 27 interviennent sur le terrain. En moyenne, JL Entretien assure une centaine de prestations par jour au gré des demandes émanant de sa cinquantaine de clients réguliers et connaît une croissance rapide de son CA qui est aujourd’hui d’environ 1 M€. Une réussite rapide due en grande partie à la décision prise par le gérant de changer la solution de gestion qu’il avait initialement retenue.

J’ai immédiatement été enthousiasmé quand j’ai vu que QuadraPropreté, qui est un ERP métier, pouvait répondre à l’ensemble de mes besoins non seulement en matière de gestion mais aussi aux spécificités de mon secteur d’activité
Zig Cedrick

Cedrick Zig

JL Entretien - Gérant

Un changement d’organisation indispensable

Le jeune entrepreneur s’était laissé séduire par une solution spécifique pour les contrats clients et il avait un autre logiciel en parallèle pour gérer la comptabilité et la paie. Bien que l’ensemble de ces outils soient respectivement de bonne facture, des problèmes de manipulations et d’exploitation des données commençaient à peser, sans parler des problèmes d’instabilité du serveur « A l’époque, on était en mode licence et donc si un souci informatique se produisait au niveau du serveur, il me fallait souvent réinstaller le système sur chaque poste, je ne disposais pas de dispositif de sauvegarde automatique.

Mais là où j’étais le plus pénalisé c’était sur le plan de la récupération des données entre les différents logiciels. Il fallait faire des transferts à chaque fois, d’où une perte de temps considérable. Enfin, je n’avais pas de suivi précis des dossiers, des mails échangés avec la clientèle et par conséquent il y avait inévitablement des éléments qui passaient à la trappe », avoue Cedrick Zig.

Stop ! L’entreprise ne pourra pas se développer si le système de gestion ne soutient pas son activité. On est en 2015, Cedrick Zig décide de se rendre au salon Europopre avec la détermination de changer radicalement de solution et d’organisation. Il assiste à une démonstration de Quadra PROPRETE, un ERP dont il avait déjà entendu parler en bien et là, il sait que c’est exactement ce dont il a besoin.

Des besoins identifiés et des spécificités liés au secteur d’activité

Il voulait en premier lieu un outil de CRM pour assurer une bonne communication des échanges mails et téléphoniques entre le personnel du bureau mais aussi avec les clients, avoir une traçabilité des bons de travaux, un suivi des dossiers clients et fournisseurs. Il voulait également avoir un contrôle précis de l’ensemble des commandes, de l’état d’avancement des chantiers, du nombre d’heures passées sur telle ou telle intervention, du versement des paiements. Il voulait enfin que toutes ces données soient centralisées et exploitables facilement pour établir les bulletins de paie, les documents comptables… cela en conformité avec la convention collective du secteur d’activité. « J’ai immédiatement été enthousiasmé quand j’ai vu que QuadraPropreté, qui est un ERP métier, pouvait répondre à l’ensemble de mes besoins non seulement en matière de gestion mais aussi aux spécificités de mon secteur d’activité qui suppose différents types de contrats, des horaires de travail variable, la gestion d’un ou plusieurs chantiers par client, à l’année ou ponctuels, un suivi précis des plannings, des stocks et du contrôle qualité sur le terrain via des tablettes », liste Cedrick Zig. Bref, il s’agit là d’une solution « tout en un » en mode Saas, accessible via des espaces sécurisés à l’ensemble des collaborateurs en interne, les chefs chargés de la vérification, les agents d’intervention, les clients, les fournisseurs et les partenaires. L’affaire est conclue en avril 2015.

A l’époque, on était en mode licence et donc si un souci informatique se produisait au niveau du serveur, il me fallait souvent réinstaller le système sur chaque poste, je ne disposais pas de dispositif de sauvegarde automatique.
Zig Cedrick

Cedrick Zig

JL Entretien - Gérant

Une formation étape par étape

Notre gérant commence alors à s’initier aux différents modules et s’assurer de l’organisation à mettre en place. La bascule entre l’ancien système et le nouveau doit être totalement transparente et ne poser aucun souci. Pari réussi puisqu’en octobre 2015 la phase de tests est en cours avec une mise en application dès le 1er janvier 2016. La distance entre les Antilles et la Métropole n’est pas un obstacle. « Les équipes de Cegid nous ont assuré une assistance téléphonique de qualité en cas d’interrogation et moi et mes équipes avons pu suivre à distance une série de web formations. L’objectif était de nous former étape par étape. Nous avons ainsi commencé par la partie CRM puis la gestion des factures qui est un point essentiel de notre activité et, progressivement, nous nous formions aux processus suivants. Dès que je recrute un nouveau collaborateur, que ce soit un chef d’équipe, un administratif ou un agent d’intervention, la personne bénéficie immédiatement d’une formation adaptée », assure Cedrick Zig. Avec QuadraPropreté, ce jeune entrepreneur de 33 ans apprécie de pouvoir visualiser un dossier de A à Z, pouvoir suivre l’historique de l’ensemble des pièces jointes, faire des annotations, ce qui permet, une fois les données « propreté » transférées dans le module compta, d’avoir toutes les informations liées à chaque chantier et à chaque client.

Des espaces web pour les collaborateurs et les clients

En janvier 2017, Cedrick Zig a franchi une nouvelle étape : la dématérialisation des documents et l’ouverture d’un espace web pour l’ensemble des collaborateurs et des clients. Certes, il lui a fallu bousculer les habitudes de travail, inciter ses équipes à exploiter leur espace web mis à disposition dans la solution de Cegid. « Ainsi, en ligne, tous les collaborateurs disposent d’une messagerie, accèdent à leurs bulletins de paie, à des formulaires divers, comme ceux liés aux demandes de congés par exemple, ainsi qu’au planning de travail. Autant d’informations partagées qui renforcent le travail collaboratif et optimisent la gestion des interventions et des bons de travaux. Pour ceux qui ont des difficultés à se connecter, ils peuvent accéder à leur espace dans nos locaux et imprimer leurs documents » précise le gérant. Un espace est également réservé aux clients qui disposent de leurs droits d’accès afin qu’ils puissent récupérer des documents comme des factures, consulter le suivi des chantiers et les plannings d’intervention ou déposer d’éventuelles réclamations.

Ainsi, en ligne, tous les collaborateurs disposent d’une messagerie, accèdent à leurs bulletins de paie, ainsi qu’au planning de travail. Autant d’informations partagées qui renforcent le travail collaboratif et optimisent la gestion des interventions et des bons de travaux.
Zig Cedrick

Cedrick Zig

JL Entretien - Gérant

Une masse d’informations structurées

Les avantages de QuadraPropreté sont multiples pour le dirigeant de JL Entretien, à commencer par la facilité d’utilisation et son adéquation avec son secteur d’activité. « L’arborescence est déjà établie dans le logiciel et nous n’avons plus qu’à saisir les données. Dans notre métier, nous fonctionnons selon des contrats annuels ou ponctuels avec des temps de travail extrêmement variables. A partir de ces spécificités, chaque fiche client peut comporter une ou plusieurs affaires qui elles-mêmes peuvent concerner un ou plusieurs chantiers. Pour chacun d’eux, il suffit d’ajuster les tâches à réaliser. Au final, on a une masse d’informations structurées, hiérarchisées et immédiatement accessibles », explique Cedrick Zig. Ce paramétrage opéré en amont par Cegid est un atout considérable pour faciliter le travail et avoir un suivi précis.

Un service client amélioré

Ainsi donc en quelques clics il est possible de retracer tout l’historique d’une affaire. De plus, l’outil prend en compte les réglementations inhérentes à la convention collective de cette branche Propreté. A chaque changement fiscal, social, sur le temps de travail, les congés payés, la rémunération, le repos compensateur…. Une mise à jour est automatiquement réalisée. Nul besoin pour l’utilisateur de perdre du temps à rechercher l’information. Le chef d’entreprise de JL Entretien apprécie également le fait que, bien que les données soient hébergées à distance dans un datacenter de Cegid, lui, son équipe et ses clients n’ont pas l’impression d’être en ligne et la sauvegarde des données est instantanée, ce qui est très rassurant.

Auparavant pour disposer d’un historique précis à propos d’un client ou d’une affaire il me fallait une semaine, aujourd’hui en deux minutes je sais tout !
Zig Cedrick

Cedrick Zig

JL Entretien - Gérant

Des contrôles qualité sur le terrain

En pratique, depuis la demande de devis jusqu’à la planification des interventions, tout est tracé dans le dossier du client qui s’étoffe au fil des étapes. C’est pareil pour les résultats des contrôles qualités qui seront instantanément visible dans l’espace web du client ! Un chef d’intervention se rend sur les lieux. Muni de sa tablette sous Android, il procède à un contrôle qualité et au nombre d’heures passées via un système de pointage mobile. Des photos sur le terrain peuvent être prises et l’ensemble de ces informations sont ensuite envoyées dans l’espace client de la solution de Cegid.

Depuis la mise en place de QuadraPropreté, Cedrick Zig estime avoir généré des gains de temps importants : « Auparavant pour disposer d’un historique précis à propos d’un client ou d’une affaire il me fallait une semaine, aujourd’hui en deux minutes je sais tout ! » dit-il avec une satisfaction non dissimulée. Et d’ajouter « Je sais que j’ai désormais de belles perspectives d’évolution, que je vais pouvoir recruter davantage d’effectifs pour l’exploitation et l’administration et donc prétendre à une croissance de mon chiffre d’affaires à court terme. Déjà, je viens d’ouvrir une agence à la Martinique avec quatre personnes qui exploitent la solution QuadraPropreté. Une belle aventure qui ne fait que commencer », conclut le dirigeant.

JL ENTRETIEN EN BREF

  • Activité : Entreprise de nettoyage
  • Prestations : Nettoyage et l’entretien d’immeubles industriels et commerciaux.
  • Nombre de collaborateurs : 31

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