Tout le monde connaît les magasins E.Leclerc, mais ce qui fait la spécificité des hypermarchés de l’enseigne est leur organisation en groupement d’indépendants : chaque site possède sa propre autonomie, et les prises de décisions se font localement. Près de Bordeaux, à Saint Médard En Jalles, pas moins de 700 salariés sont réunis sur 4 sites géographiquement différents, et gérés par un service RH de… 3 personnes ! Comment une telle prouesse est-elle possible ? En adoptant les solutions de dématérialisation RH de CEGID !  

La transformation numérique avec Cegid nous permet à nous, service RH, de se libérer des tâches répétitives et de nous concentrer sur notre métier et redonner un sens à notre quotidien en travaillant sur la valorisation du capital humain dans l’entreprise
Bizon Philippe

Philippe Bizon

E.Leclerc Saint Médard en Jalles - Responsable RH

Bizon Philippe

Philippe Bizon

E.Leclerc Saint Médard en Jalles - Responsable RH

Quel était votre besoin initial ? les enjeux ? la problématique ?

Dès son ouverture au début des années 1990, l’accroissement important du nombre de salariés a nécessité l’organisation d’un service RH. « A l’époque, on s’occupait seulement des contrats et des payes, mais nous avions déjà cherché des solutions informatiques pour gagner en fiabilité et en temps ». Pointeuses automatiques, badges, saisie informatique : les tâches administratives sont déjà réduites au minimum pour gagner en fiabilité et en temps.

Comment Cegid vous a accompagné ?

Philippe Bizon, responsable RH depuis 1993, fait partie du groupe de réflexion au niveau régional qui en 2003 choisit de travailler avec les solutions CEGID. « On savait qu’il y avait des évolutions à venir, qu’on ne connaissait même pas. Nous avions besoin d’un prestataire solide dans le temps, capable de suivre les évolutions du secteur, tant au niveau technique que de la législation ».L’outil, commun à plusieurs magasins, a été mis en place en laissant à chacun la liberté de l’utiliser à sa guise grâce à ses modules : formation, masse salariale, bilans sociaux… « Avec CEGID, nous avons anticipé le changement ».

Comment le numérique vous a aidé pour répondre à ces enjeux ?

En 2012, le groupe a initié une démarche de dématérialisation, en commençant par les bulletins de payes. Le déploiement au sein de l’entreprise s’est déroulé en plusieurs temps, selon un plan de communication proposé par CEGID. Un premier groupe de volontaires a testé la solution, qui au vu de sa simplicité a progressivement emporté l’adhésion de la quasi-totalité des employés (>92 %) : ce sont les salariés eux-mêmes qui ont fait la promotion de la solution en interne.La dématérialisation de tous les documents RH relatifs à chaque salarié s’est ensuite déployée grâce au coffre-fort électronique, qui permet de centraliser de manière sécurisée tous les documents (bulletins, prévoyance, mutuelle, contrats…) : plus besoin de chercher ses papiers ! Même les personnes qui ne sont pas à l’aise avec l’outil informatique sont aujourd’hui rassurées sur les aspects relatifs à la confidentialité, et la simplicité de l’outil a permis de le faire rentrer dans les mœurs.

Quel est le résultat aujourd’hui ? Quels sont les gains et bénéfices obtenus ?

La mise en place de ces bonnes pratiques a également un impact direct sur le service des Ressources Humaines : la gestion des contrats est simplifiée, les tâches répétitives supprimées. Il est désormais possible de « se libérer des tâches administratives et répétitives, afin de se concentrer sur des tâches qui ont une plus forte valeur ajoutée ».L’utilisation du requêteur dans la base de données permet de retrouver en quelques clics tout type de document : fini les dossiers papiers, et le risque de perte de document lié à l’archivage physique.

Comment envisagez-vous l’avenir avec Cegid ?

L’étape suivante est l’utilisation de la signature électronique, déployée au cours de l’année 2018 : il ne sera désormais plus nécessaire de faire se déplacer un salarié pour simplement signer un document !Chaque année, les nouvelles dispositions légales génèrent plus de travail, mais du travail qualitatif. « CEGID est toujours au courant, parfois même avant nous, des changements de législation. »Grâce à CEGID Life, la plate-forme collaborative mise en place par le groupe pour ses clients, leur mise en œuvre est simplifiée car anticipée en amont. « CEGID est toujours présent pour nous accompagner, nous assister, nous aider à cadrer nos actions pour être certains de ne pas nous tromper ».Philippe Bizon est serein : il a vécu les différentes étapes de la transformation numérique du secteur au fur et à mesure pour les appliquer dans son entreprise. S’il n’est pas possible de quantifier le gain de temps généré, on constate que le service RH n’a pas eu besoin d’embaucher de personnel supplémentaire depuis des années !

Aujourd’hui, tous ces gains de temps nous ont permis d’axer notre quotidien sur les solutions que nous pouvons apporter aux managers, en étant moins dans l’opérationnel et plus dans le pilotage des ressources humaines
Bizon Philippe

Philippe Bizon

E.Leclerc Saint Médard en Jalles - Responsable RH

E.LECLERC SAINT MÉDARD EN JALLES EN BREF

Acteur majeur de la grande distribution, E.LECLERC représente 660 magasins et un chiffre d’affaires de 37,2 Milliards d’euros en 2017. Près de Bordeaux, à Saint Médard En Jalles, pas moins de 700 salariés sont réunis sur 4 sites géographiquement différents.