Agnès b. verrouille sa communication bancaire avec Cegid Exabanque et Sis ID : « la sérénité, ça n’a pas de prix ! »

Sus à la fraude !

Nous avons en effet essuyé une première fraude avec la lettre chèque qui nous a valu de perdre 22 000 euros. Plus récemment, nous avons subi une usurpation sur le mail d’un salarié qui nous a demandé un changement de RIB. Donc le RIB a été modifié, les paiements de salaire ont été envoyés, mais le salarié est venu nous voir en disant : « Je n’ai pas été payé. » Il était trop tard pour stopper le paiement. Notre banque nous a alors parlé de la connexion possible entre Cegid Exabanque et Sis ID pour sécuriser la partie RIB, avant tout paiement.

Une petite équipe et des failles de sécurité dans le process

Nous avions depuis quelques temps une pression de nos auditeurs car nous sommes une trop petite équipe pour mettre en place la ségrégation des tâches. En effet, il est largement recommandé dans la profession que ce ne soient pas les mêmes personnes qui créent la fiche tiers ET qui mettent à jour le RIB, pour éviter la fraude interne, ce qui n’était pas le cas chez nous.

Pour éviter la fraude externe, nous faisions du « palliatif », en allant consulter toutes les fiches fournisseurs où il y avait eu un changement de RIB dans le mois. C’était fastidieux, chronophage et loin d’être idéal.

Comment sécuriser dans ce contexte d’équipe réduite ?

 

Fraude externe

La première phase était donc de sécuriser la création de la fiche fournisseur avec un RIB authentifié, au moment où on vient l’implanter dans la fiche fournisseur. La seconde, au moment du paiement, était de vérifier que le RIB du lot de paiement matche bien avec la société qui facture. La solution nous affiche un code couleur (vert, orange ou rouge) qui nous alerte des dangers éventuels. Nos lots de paiement sont contrôlés directement dans Cegid Exabanque juste avant l’envoi en banque. S’il y a un risque de fraude externe mesuré, nous pouvons supprimer les lignes de paiement concernées directement dans la solution.

 

La mécanique de connexion entre Cegid Exabanque et Sis ID

«  Il y a deux points de contrôle qui sont vraiment indispensables. Tout d’abord, le plus en amont possible de la chaîne, sur les créations ou la modification des RIB dans la fiche tiers et en fin de chaîne, avant l’envoi du fichier de paiement.”

« Sis ID vient contrôler à l’international la correspondance d’un couple de données : société-coordonnées bancaires ou personne physique-coordonnées bancaires. Ce qui nous permet de délivrer simplement un score de fiabilité. Score vert, la correspondance tiers – coordonnées bancaires est confirmée, nous pouvons avancer et faire le paiement. Score orange, nous n’avons pas assez d’informations, une vérification supplémentaire est nécessaire. Rouge, c’est une alerte. Il ne faut pas procéder au paiement pour plusieurs raisons : no match de la banque, coordonnées bancaires frauduleuses, potentiellement frauduleuses, compte bancaire fermé, société clôturée, etc.  » explique Kevin Ronzon, Sales account manager chez Sis ID.

 

Fraude interne

Ensuite, côté fraude interne, désormais grâce au lien entre Cegid Exabanque et Sis ID, le fichier du lot de paiement est constitué par le logiciel comptable. Personne ne peut venir modifier le fichier, il est directement uploadé sur Cegid Exabanque. C’est vraiment sécurisant.

Quels ROI avez-vous mesurés ?

Une sérénité gagnée au quotidien !

Alors c’est compliqué de calculer un ROI, mais la sérénité du paiement, cela n’a pas de prix ! Quand on valide un paiement car l’audit est vert, on est bien plus tranquille.

Une productivité de + 20 %

Auparavant, je contrôlais manuellement en amont les lots avant qu’ils soient présentés en banque. En plus de vérifier si chacune des lignes avaient bien le statut de «  Bon à payer « , je rapprochais le RIB présent dans mon lot de paiement à celui qui figurait dans la facture. C’était très chronophage.

Aujourd’hui, j’ai gagné environ 20 % sur mon temps de travail de vérificateur.

«  Chez certains de nos clients, cela représente 15 à 20 minutes en moyenne par vérification d’IBAN. Nous avons constaté que pour 10 000 vérifications, un client nous confirme un gain de 1,5 ETP par an, par exemple. » ajoute Kevin Ronzon ,Sales account manager chez Sis ID

 

Une structuration du process : terminés les rejets !

Le fait de vérifier notre base fournisseur a permis aussi de restructurer les informations sur le logiciel de comptable. Avant, il nous arrivait d’avoir des rejets de paiements pour un compte qui avait été fermé par le fournisseur et qui avait oublié de nous avertir. Cela nécessitait des allers retours de mise à jour etc.

Avec cette solution, terminé plus de rejet !

 

Une éradication de la fraude

Je ne peux pas évaluer un ROI sur les fraudes déjouées parce que justement, l’avantage de la solution, c’est qu’une fois qu’on l’a mise en place, on n’a plus de problématique de fraude. En tout cas, à ce jour, je n’ai pas déjoué de fraude sur une facture liée à un paiement.

 

Les 3 grands bénéfices de la solution

Alors, je dirais la centralisation de l’information, la fiabilité, parce que tous les matins, j’ai mes positions bancaires. Et maintenant, avec Sis ID, la sécurité !