C’est une PME en croissance qui a décidé de passer un cap. Shan, agence-conseil en communication stratégique modernise à grande vitesse sa gestion administrative et financière depuis plusieurs mois. Ils ont choisi d’opérer leur transformation avec l’ERP Cloud Cegid XRP Flex.

« Le choix d’un nouvel outil de type ERP s’ancre toujours dans une réflexion stratégique : Nous sommes dans une phase d’expansion soutenue de l’entreprise et devons faire face à un environnement concurrentiel et réglementaire de plus en plus exigeant ». C’est ainsi que François-Xavier Dupont, directeur général délégué de l’agence Shan résume le contexte qui a conduit l’entreprise à se doter de cet ERP nouvelle génération.

Crée en 1995, l’agence s’est spécialisée dans les métiers de la communication institutionnelle, financière et sensible, avec une spécialisation dans les domaines de la finance, l’immobilier et l’agro-alimentaire. Avec une quarantaine de collaborateurs, cette entreprise basée dans le 8e arrondissement parisien, est membre d’un réseau international lui permettant de se développer tant en France qu’hors de France. « En analysant nos enjeux et objectifs, nous avons acquis la conviction de la nécessité de mettre l’accent sur de nouveaux process et outils, pour faciliter notamment la gestion et l’administration quotidiennes » précise le dirigeant, qui a lancé le projet en 2019.

[En images] Quels enjeux de transformation pour une PME en croissance ?



Un besoin d’automatisation de la gestion administrative

Le virage digital, Shan l’a pris des années plus tôt pour son cœur de métier, la communication, afin de répondre au mieux aux besoins de ses clients que ce soit par l’utilisation des réseaux sociaux ou d’autres canaux d’influence. « Cela a fait un véritable différence » souligne François-Xavier Dupont. Cependant, comme de nombreuses autres PME prises par leur quotidien, la gestion interne de l’entreprise est restée longtemps, elle, basée sur des outils plus artisanaux. « Nous avons aujourd’hui besoin de plus d’automatisation sur des tâches de saisie, en comptabilité ou en facturation. C’est un axe majeur de notre transformation ».

[En images] ERP Cloud : pourquoi choisir Cegid XRP Flex ?

Pour changer la donne et préparer l’avenir, l’agence a donc fait le tour des outils disponibles sur le marché. Certains paraissaient tout simplement démesurés par rapport à ses besoins de PME : « Il existe des outils très sophistiqués… mais nous ne sommes pas une ETI ! Le but était de faciliter notre gestion, pas d’amener de la complexité supplémentaire. Nous voulions éviter d’avoir à discuter avec une plateforme impersonnelle. C’est d’autant plus important que quand on investit dans un tel outil, c’est pour le garder longtemps » reconnait le dirigeant. Il note par ailleurs que certains éditeurs de logiciels, bien que spécialistes des métiers de la communication, ne l’ont pas assez rassuré sur la dimension technique. Tous n’étaient pas convaincants sur le sujet de la migration des données clés de l’entreprise vers le nouvel outil. « C’est un point qui n’est pas toujours bien pris en compte, mais pour une PME la migration est un très gros morceau. C’est la fondation sur laquelle tous les progrès vont pouvoir être faits. Et on peut vite rater une migration, car pendant qu’on change un outil, la vie continue et l’intensité de l’activité également, avec des reportings essentiels à produire, de nouvelles données à récolter, etc. » met en garde François-Xavier Dupont.

Nous ne cherchions pas spécifiquement un logiciel en SaaS, mais avec du recul, cela a du sens, que ce soit pour s’adapter à notre croissance, pour se faciliter la vie au quotidien, en termes de flexibilité, de sécurité et d’infogérance

François-Xavier Dupont

Agence Shan – Directeur général délégué

La qualité de l’accompagnement comme élément déterminant dans leur choix

C’est avec ce défi en tête que l’agence Shan s’est adressée à la société Parthena Consultant, qui la conseille et l’aiguille vers l’ERP Cloud Cegid XRP Flex. « Nous connaissions Cegid depuis plusieurs années, car nous utilisions leur outil Cegid XRP Sprint pour notre comptabilité. L’approche technique et en particulier la migration a donc été beaucoup plus rassurante » note le directeur général délégué de Shan. Plus encore, c’est la proximité et la disponibilité des équipes Parthena qui ont accompagné l’agence dans le projet qui ont vraiment fait la différence. « Ce côté humain dans tous les échanges a beaucoup pesé dans notre choix : nous avons aussi été agréablement surpris par les représentants de Cegid. Et nous sommes très attachés à ce genre de relations personnalisées. C’est ce que nous proposons à nos clients, et nous le recherchons chez nos fournisseurs. » détaille François-Xavier Dupont.

[En images] Quels critères déterminants ont guidé votre projet ERP ?



Le Cloud pour se faciliter la vie au quotidien

D’un point de vue technique, l’ergonomie et la fiabilité de Cegid XRP Flex ont également convaincu. « Quand nous nous sommes lancés, nous ne cherchions pas spécifiquement un logiciel en SaaS, mais avec du recul, cela a du sens, que ce soit pour s’adapter à notre croissance, pour se faciliter la vie au quotidien, en termes de flexibilité, de sécurité et d’infogérance, ou pour s’ouvrir plus simplement à nos partenaires » juge le dirigeant. Il souligne que cette dimension d’externalisation informatique avec un hébergement dans le Cloud représente un bon équilibre pour une PME, même si l’agence n’a jamais fait de l’externalisation une priorité de sa stratégie.

[En images] Quels sont les bénéfices attendus avec Cegid XRP Flex

L’année 2020, la première avec l’utilisation du nouvel ERP Cloud, a été évidemment marquée par le contexte de crise sanitaire, d’autant plus pour l’agence Shan, spécialisée dans l’accompagnement de ses clients en communication de crise. Mais après s’être concentrée sur les fondamentaux, l’entreprise peut aujourd’hui tourner son regard vers l’avenir plus sereinement : « Nous avons de fortes attentes sur l’amélioration de la gestion de la facturation. Nous passons d’un système qui privilégiait le tableur Excel, à un autre où tout est intégré, ce qui ouvre de nombreuses possibilités : éditions et envois automatiques des factures au client, intégration plus complète de données… Nous nous assurons de franchir un cap sur ce sujet » précise le directeur général délégué de Shan. « Nous allons peaufiner la compatibilité analytique, car nous pouvons segmenter notre site commercial, en fonction des expertises, de l’origine des clients, de leur secteur d’activité… Il était auparavant difficile de réconcilier ces données avec la réalité des projets ou de faire des prévisions. Sur ce sujet, l’outil doit donc nous permettre d’avoir une vision plus fine de notre activité, que ce soit en termes de chiffre d’affaires ou de rentabilité » complète-t-il.

Et ce n’est que le début. A termes, la PME a pour objectif d’aller plus loin et d’automatiser son « back-office », notamment pour réunir plus facilement toutes les données nécessaires à la facturation et accélérer ses processus. « Le chantier de numérisation des factures est également désormais au programme, pour aller vers encore plus d’automatisation et de rationalisation dans la gestion » décrit François-Xavier Dupont. Le regard de l’agence se porte aussi vers le module de Gestion d’affaires de Cegid XRP Flex, qui permettrait d’aller plus loin dans la gestion de projets et dans les prévisions sur leur rentabilité :de quoi aider l’entreprise à faire face plus aisément aux incertitudes que la crise a rendu omniprésentes dans la conjoncture économique mondiale.

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