Acteur national du secteur de la santé, de la prévoyance et de la retraite, Adrea Mutuelle est une mutuelle du groupe AESIO (union d’Adrea Mutuelle, Eovi Mcd, Apréva), l’un des principaux groupes mutualistes de France et réalise un chiffre d’affaires de 800 millions d’euros. Sa mission ? Proposer des solutions adaptées aux besoins et aux profils des millions de personnes protégées (dont les particuliers, les professionnels et les entreprises), tout en continuant à innover sur son marché.

Un ancien S.I obsolète et manquant d’interopérabilité

Le besoin d’un nouvel ERP a émergé dans un contexte de fusion de huit mutuelles, qui a donné naissance à l’entité Adrea Mutuelle. Les précédents systèmes de gestion ne parvenaient ni à s’adapter au contexte multiétablissements, ni à gérer plusieurs plans comptables. Le manque de souplesse et de paramétrage constaté à l’époque n’a fait qu’accélérer le processus de décision en faveur de Cegid XRP Ultimate.

Cegid XRP Ultimate : une solution adaptée à la complexité organisationnelle d’Adrea Mutuelle

Cegid XRP Ultimate (anciennement Qualiac), a été choisi par Adrea Mutuelle fin 2009, pour une mise en production en avril 2010. L’enjeu ? Harmoniser le S.I Finance grâce à un outil unique. Pourquoi avoir sélectionné Cegid XRP Ultimate ? Quels sont les avantages de cette solution ?

  • Sa capacité à s’adapter au contexte multiétablissements et à la complexité organisationnelle d’Adrea
  • Sa robustesse face à de fortes volumétries de données
  • Sa facilité de configuration
  • Son aspect évolutif : de nombreux autres modules sont disponibles, au-delà de la finance et de la comptabilité
  • Sa souplesse dans le service d’assistance
  • Son accès à l’information en mobilité : « Auparavant, les factures étaient éparpillées. Grâce à Cegid XRP Ultimate tout pouvait être centralisé sur un seul site, avec une visibilité par toutes les parties prenantes, où qu’elles soient », expliquent Bruno Vellay et Sylvain Boehrer, administrateurs fonctionnels du S.I Finance d’Adrea.
  • Sa réduction des tâches via un passage automatique des écritures à la place des comptables, une édition des rapprochements bancaires automatiques en temps voulu (avec push-mail) et une génération directe des calculs de loyers (du bail jusqu’aux commandes).
  • La relation reposant sur la notion de « client-partenaire » plus que « client-fournisseur » permet une collaboration gagnant-gagnant durant toute la période d’exploitation de la solution, avec notamment des évolutions technico-fonctionnelles qui prennent leurs sources dans les besoins exprimés directement par le client.

La mutuelle a ainsi activement contribué à des évolutions du produit et se montre très active, notamment sur des retours d’expérience sur le secteur de la santé.

Des centaines d’utilisateurs au quotidien

Aujourd’hui, Adrea Mutuelle compte environ 1 000 salariés répartis sur une centaine d’agences. Parmi eux, 260 utilisent régulièrement Cegid XRP Ultimate. Les principaux modules utilisés sont : Finances, Achats, Immobilisations, ou encore Validation budgétaire.

A l’avenir, Adrea Mutuelle prévoit 500 utilisateurs réguliers en simultané, tant à la Direction financière qu’à la Direction des achats.

Un logiciel performant qui offre des bénéfices qualitatifs et quantitatifs 

Les retombées ont été positives et nombreuses grâce à l’utilisation de Cegid XRP Ultimate :

  • Une prise en main rapide ;
  • Une centralisation des données et un partage continu de l’information ;
  • Une simplification et une plus grande rapidité des processus de validation ;
  • Une diminution des tâches manuelles : désormais, les utilisateurs peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée et à l’analyse ;
  • Une fluidité dans le transfert des données entre les différents systèmes grâce à l’interopérabilité.

Un gain de temps a été également observé par Adrea Mutuelle: aujourd’hui, Cegid XRP Ultimate réalise des tâches en quelques secondes, alors qu’elles équivalaient à un mois de travail lorsqu’elles étaient effectuées manuellement.

De nouveaux défis à relever grâce à Cegid XRP Ultimate

Adrea Mutuelle ne compte pas s’arrêter là : en 2016, la mutuelle s’est unie avec Eovi MCD et Apreva pour former le groupe AESIO. Là encore, Cegid XRP Ultimate a joué un rôle clé : la facilité de configuration et d’appropriation de la solution a permis aux collaborateurs de travailler très rapidement en autonomie, le tout grâce à « un support (réactivité, écoute) très apprécié ».

En février 2020, un pacte fondateur a été approuvé par les conseils d’administration de la MACIF et d’AESIO. Il se matérialise par la création d’une structure commune en prévoyance. Cegid XRP Ultimate répondra encore présent : « L’ERP Finance doit permettre de gérer les plans comptables et les processus liés à cette nouvelle activité ! ».

Des conseils pour les décideurs intéressés par l’ERP Cegid XRP Ultimate ?

Bruno Vellay et Sylvain Boehrer expliquent : « La question importante à se poser est : à quel endroit souhaite-t-on disposer de la donnée ? Il faut éviter toutes les redondances de paramétrages et ne pas hésiter à interfacer les outils pour obtenir une donnée unique ».

Les utilisateurs de Cegid XRP Ultimate sont nombreux et variés, même si le projet doit être piloté par la Direction Financière. Ainsi, les deux collaborateurs estiment qu’il faut « bien étudier le périmètre voulu, au-delà de la comptabilité et de la finance. Cela permet une vision transverse et globale de l’entreprise ». Il est donc primordial « d’éviter de réfléchir de manière cloisonnée ! ».

Imaginez le métier des établissements financiers de demain avec un ERP innovant !