Digitalisation des factures : comment les cabinets comptables peuvent accompagner leurs clients ?

Sommaire :  

1. Quelle est la législation en matière de digitalisation des factures ? 

2. Quels sont les bénéfices de la digitalisation des factures pour vos clients ? 

3. Comment accompagner vos clients dans la digitalisation de leurs factures ?

1. Quelle est la législation en matière de digitalisation des factures ?

 Suite à l’arrêté royal du 9 mars 2022, les entreprises belges ont l’obligation légale d’émettre des factures électroniques lorsqu’elles fournissent des biens ou des services aux administrations publiques. L’arrêté est disponible dans le Moniteur belge du 31 mars 2022. 

 Cette mesure contribue à l’accélération de la digitalisation des processus de facturation des entreprises. Il s’agit d’une démarche pouvant être longue et complexe et les dirigeants ont besoin d’être accompagnés. En tant qu’expert-comptable ou collaborateur comptable, vous êtes le mieux placé pour répondre à cette attente.

Qui est concerné par la facturation électronique en Belgique ?

La facturation au format électronique concerne tous les fournisseurs des administrations publiques, quel que soit leur statut. Les factures papier restent suffisantes pour les prestations effectuées pour le secteur privé. Mais la mise en place d’une facturation électronique obligatoire pour l’ensemble des transactions est à prévoir dans les années à venir.

Quelles sont les dates clés de la facturation électronique en Belgique ?

Trois dates européennes importantes sont à retenir concernant la facturation destinée aux marchés publics. 

• Depuis le 1er novembre 2022, les factures au format électronique dont le montant est supérieur ou égal à 214 000 € sont obligatoires. Les factures fournisseurs devront être envoyées le premier jour de chaque mois. 
• À partir du 1er mai 2023, l’obligation s’étendra aux factures d’un montant supérieur ou égal à 30 000 €. 
• À partir du 1er novembre 2023, l’obligation d’émettre des factures électroniques pour les administrations publiques concernera toutes les prestations, sauf celle ne dépassant pas 3 000 €. 

Chaque gouvernement pourra ensuite décider de l’échéance concernant les contrats impliquant un montant inférieur à 3 000 €3. 

2. Quels sont les bénéfices de la digitalisation des factures pour vos clients ?

 La dématérialisation des factures ne doit pas être vue comme une contrainte par vos clients, mais comme une véritable opportunité. À vous de les convaincre avec ces arguments ! 

 La transformation digitale de leurs processus de facturation va leur permettre : 

• De rester en conformité avec les obligations légales actuelles et à venir ; 
• D’améliorer leur productivité (moins de temps passé sur le traitement des factures) ; 
• D’accéder à un archivage simple et sécurisé ; 
• D’améliorer la traçabilité de leurs factures ; 
• De diminuer le risque de perte de documents ; 
• De réduire les délais d’envoi et de paiement (la trésorerie est ainsi mieux gérée) ; 
• De renforcer la relation qu’ils entretiennent avec leurs clients ; 
• De limiter leur empreinte carbone.

3. Comment accompagner vos clients dans la digitalisation de leurs factures ? 

Les entrepreneurs ont besoin de vos conseils d’expert, aussi bien sur la comptabilité que sur la façon de gérer leur entreprise. Vous êtes le mieux placé pour les orienter vers des solutions de facturation adaptées à leurs besoins et à leur activité. Pour vous, c’est aussi le gage d’une collaboration plus efficace : vous pourrez récupérer plus facilement les pièces comptables, justificatifs, notes de frais, etc. 

 Les arguments pour passer à un logiciel de facturation sont nombreux :  

• Meilleure vision des performances de l’entreprise 
• Gestion des factures optimisée 
• Gain de temps dans le pilotage de l’entreprise 
• Accès facilité aux outils de financement de factures 
• Etc.  

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre infographie sur le sujet. 

Les solutions pour la digitalisation des factures de vos clients

Les dirigeants de TPE et PME ont besoin de tout sauf d’un outil encombrant qui ne règle aucun problème. Ils souhaitent s’équiper d’un logiciel de facturation simple et rapide d’utilisation qui leur fera réellement gagner du temps au quotidien. 

 C’est exactement ce que propose Cegid Invoice & Financing : un outil de facturation facile d’accès qui a été pensé pour simplifier la gestion de la facturation. Cegid pense aussi à la trésorerie des entreprises en proposant le financement de factures, une fonctionnalité qui permet de renforcer sa trésorerie en 48 h seulement ! en 48 h seulement ! 

 Les chefs d’entreprise que vous accompagnez vont enfin pouvoir développer leur activité sans craindre les aléas de leur flux de trésorerie. 

 Le contexte légal incite les entreprises à effectuer leur transformation digitale. Pour votre cabinet d’expertise-comptable, c’est le moment ou jamais de les aider à mettre en place la digitalisation de leur processus de facturation. Proposez-leur des outils qu’ils peuvent prendre en main rapidement et qui les aideront à simplifier leurs journées sur le long terme.

¹ La Libre
² https://economie.fgov.be/fr/themes/line/les-tic-en-belgique/barometre-de-la-societe-de/indice-desi-2022