Note de crédit : quand et comment en faire une ?

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Gestion de la petite entreprise

12 avril 2023

Tout entrepreneur se retrouve un jour ou l'autre à devoir effectuer des rectifications sur la facture d'un client, alors que celle-ci a déjà été payée : une erreur a pu se glisser ou bien une livraison n'a finalement pas pu être réalisée. Mais que faire en cas de facture erronée ? Place à la note de crédit ! En effet, il n'est pas possible de modifier la facture et de l’envoyer à nouveau. Vous voulez en savoir plus ? Comment créer une note de crédit ? Dans quel cas ? Comment récupérer la TVA ? On vous dit tout sur la note de crédit.

4 min

Note de crédit : comment en faire une avec un logiciel de facturation ?

Sommaire :

  1. Qu’est-ce qu’une note de crédit ?
  2. Comment faire pour récupérer la TVA sur une note de crédit ?
  3. Comment créer une note de crédit avec un logiciel de facturation ?

 

1. Qu’est-ce qu’une note de crédit ?

La note de crédit est un document comptable dont l’objectif est de corriger ou même annuler une facture déjà enregistrée. Elle réduit la dette qu’un client vous doit pour une ou plusieurs factures envoyées précédemment. Il peut s’agir d’une partie ou de la totalité du montant selon la situation. La note de crédit est document rectificatif qui complète la facture initiale.

 

Dans quels cas faire une note de crédit ? 

Les occasions d’émettre une note de crédit sont nombreuses. En voici quelques-unes : 

  • La facture initiale a été libellée au nom d’une personne erronée. 
  • Vous avez besoin d’annuler une facture qui a déjà été réglée. 
  • Votre client souhaite exercer son droit de rétractation. 
  • Vous faites face à un retour de marchandise. 
  • Certains produits ne sont finalement plus disponibles. 
  • Une erreur a été effectuée sur la facture comme un oubli de remise, un tarif trop élevé, un trop-perçu, etc. 
  • Vous souhaitez accorder une remise à votre client dans le cadre d’un geste commercial, après enregistrement comptable.

 

Quelles sont les mentions obligatoires d’une note de crédit ?

Pour être conforme, une note de crédit doit reprendre toutes les mentions obligatoires suivantes :

  • L’identité du vendeur 
  • Le nom ou la raison sociale 
  • L’adresse 
  • Le numéro d’entreprise BCE 
  • Le numéro de compte financier 
  • La date de délivrance de la facture 
  • Le numéro d’inscription au facturier de sortie 
  • Le nom et l’adresse du cocontractant 
  • Le numéro de TVA du cocontractant 
  • La date de livraison 
  • La désignation précise des biens ou du service 
  • La ou les différentes bases d’imposition par taux 
  • Le ou les taux de la taxe et le montant de celle-ci 
  • La mention éventuelle de la disposition légale qui exonère la livraison ou la prestation de service 
  • La mention « note de crédit »

 

Combien de temps doit être conservée une note de crédit ? 

Une note de crédit doit être conservée 7 ans et vous devez être en mesure de la présenter à l’administration belge à tout moment.

 

2. Comment faire pour récupérer la TVA sur une note de crédit ?

Il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur une note de crédit ! Pour cela, vous devez procéder comme sur une facture classique : indiquez le montant HT du remboursement et le montant de la TVA correspondant. 

Vous préférez de ne pas récupérer la TVA ? Dans ce cas, précisez sur votre facture que l’avoir est net de taxe.

 

Pourquoi doit-on annuler une facture avec une note de crédit ?

Il est formellement interdit de supprimer une facture une fois que celle-ci a été émise. Si vous le faites, la continuité de la numérotation de vos factures ne sera plus assurée : une facture étant manquante, vous pourriez être accusé de fraude fiscale. Nous vous conseillons vivement d’éviter cette éventualité !

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3. Comment créer une note de crédit avec un logiciel de facturation ?

La facturation classique prend déjà beaucoup de temps et d’attention. Si vous êtes amené à éditer des notes de crédit en plus, vous risquez de vous retrouver rapidement la tête sous l’eau ! Pourquoi ne pas s’équiper d’un logiciel de facturation fiable et performant ? 

 

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De plus, le logiciel de facturation gère la mise à jour du solde de l’encours de vos clients. Le suivi devient facile et rapide ! 

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