Gestão Documental: maioria das PME tem digitalização básica

De acordo com o Relatório de Portugal sobre a Década Digital 2026, 63,9% das PME têm nível básico de digitalização, mas ainda dependem largamente de papel porque o papel continua a parecer mais simples, mais barato e mais familiar. Mas essa aparente comodidade traz custos: tempo perdido, erros, dificuldade em encontrar informação e mais risco em auditorias e prazos legais. A gestão documental resolve este bloqueio ao organizar, proteger e tornar acessível a informação da empresa, com o Cegid Docs a apoiar a transição para um arquivo digital mais eficiente.

Se ainda perde tempo a procurar documentos ou continua a depender do papel para organizar a informação da empresa, é importante perceber porque é que estes processos se mantêm e o que pode fazer para os simplificar.

 

O investimento inicial continua a ser visto como uma barreira

Para muitas empresas, investir em software, digitalizar arquivos e rever processos parece representar um custo imediato. Quando o orçamento é limitado, é natural que outras prioridades passem à frente.

Na prática, esta opção tem custos. Estão no tempo que a equipa perde à procura de uma fatura, na informação que tem de ser introduzida mais do que uma vez ou nos erros que podem surgir quando os documentos passam por várias mãos.

 

Os hábitos e os processos antigos mantêm-se porque já fazem parte da rotina

Quando a faturação, o arquivo ou as validações internas sempre foram feitos em papel, mudar pode parecer mais complicado do que continuar como está. Afinal, a equipa já sabe como o processo funciona e onde deve procurar cada documento.

Nas PME, esta realidade é ainda mais evidente. Muitas vezes, cada pessoa conhece bem os seus próprios procedimentos, sabe quem deve aprovar determinado documento e até onde está “aquela pasta” que é preciso consultar. O problema surge quando é necessário mudar alguma coisa ou quando quem detém esse conhecimento não está disponível.

 

O arquivo físico depende de quem sabe onde estão os documentos

Contratos, faturas, documentos laborais e outros registos podem estar distribuídos por armários, dossiers, caixas ou pastas partilhadas. Quanto mais a empresa cresce, mais difícil se torna manter esta organização.

E há outro risco: depender de pessoas que sabem onde está cada documento e como determinado processo funciona. Uma ausência, uma saída da empresa ou uma mudança de funções pode ser suficiente para tornar uma tarefa simples muito mais demorada.

 

Falta tempo para parar e reorganizar o trabalho

A desmaterialização de documentos significa rever processos, definir regras e decidir o que deve ser digitalizado e como a informação deve ficar organizada.

Para uma equipa pequena, encontrar esse tempo pode ser difícil. Entre clientes, faturação, fornecedores e tarefas que não podem esperar, a reorganização do arquivo acaba muitas vezes adiada para “quando houver tempo”. E, sem uma decisão concreta para mudar, esse momento raramente chega.

 

Os recursos internos são curtos e a prioridade vai para o urgente

Muitas PME não têm uma equipa dedicada à transformação digital ou à gestão documental. A mesma pessoa pode tratar da administração, das compras, do arquivo e de várias outras tarefas do dia a dia.

Nestas condições, experimentar uma nova ferramenta, reorganizar processos ou formar a equipa pode parecer difícil de encaixar. O papel acaba por continuar a ser a opção mais imediata, mesmo quando já não é a mais eficiente para a realidade da empresa.

 

Quais são os riscos de não digitalizar?

Manter documentos em papel ou dispersos por pastas soltas cria riscos que se acumulam rapidamente.

• Um documento pode perder-se, ficar mal arquivado ou demorar demasiado a ser encontrado no momento em que faz falta. Isso traduz-se em horas desperdiçadas, maior probabilidade de erro humano e mais dificuldade em responder a auditorias ou fiscalizações.
• Há também o risco de não cumprir prazos legais de arquivo ou de não conseguir provar, com rapidez, o histórico de uma operação. Numa empresa onde as equipas costumam acumular várias funções, estes problemas têm impacto direto na produtividade e na confiança dos processos.
• Fica mais difícil controlar versões, o que aumenta o risco de trabalhar com informação desatualizada.
• Documentos sensíveis podem ser vistos por pessoas sem autorização, sobretudo quando circulam por e-mail ou em cópias físicas.
• O espaço físico de arquivo cresce sem controlo e ocupa áreas que podiam ser usadas de forma mais produtiva.
• A recuperação de informação torna-se lenta, o que atrasa respostas a clientes, fornecedores e equipas internas.
• Perdem-se rastreabilidade e histórico de alterações, o que dificulta a validação de decisões e processos.
• Em caso de extravio, incêndio, inundação ou outro incidente físico, a empresa pode ficar sem registos essenciais.
• A dependência de pessoas-chave aumenta, porque o conhecimento sobre onde está cada documento fica concentrado em poucos colaboradores.

 

Técnicas de gestão documental

Nem todas as abordagens de gestão documental trazem o mesmo nível de controlo, rapidez ou escalabilidade. Esta comparação ajuda a perceber onde cada técnica faz sentido e o que a empresa ganha, ou perde, em cada etapa da maturidade documental.

Técnica	Como funciona	Vantagens	Limitações	Quando faz sentido
Gestão documental manual / papel	Os documentos são guardados em dossiês, armários ou arquivos físicos, com registo manual e pesquisa por pastas.	É familiar, não exige software e pode parecer simples em equipas muito pequenas.	Ocupa espaço, dificulta a pesquisa, aumenta o risco de perda e torna o controlo de acessos e versões muito fraco.	Faz sentido apenas em contextos muito reduzidos ou como solução temporária.
Digitalização simples	Os documentos em papel são digitalizados e guardados como ficheiros, muitas vezes em pastas partilhadas.	Reduz o volume físico e facilita o envio por e-mail ou a consulta remota.	Sem estrutura, continua a haver desorganização, duplicados, nomes inconsistentes e pouca rastreabilidade.	É útil como primeiro passo, mas não resolve a gestão documental por si só.
Arquivo digital estruturado	Os documentos são organizados num arquivo digital com regras de classificação, pesquisa e retenção.	Melhora a localização da informação, reduz erros e cria uma base mais sólida para crescer.	Exige definição de critérios, disciplina na organização e alguma adaptação da equipa.	Faz sentido quando a empresa quer sair do papel sem entrar ainda em automação avançada.
Software de gestão documental / DMS	Uma plataforma centraliza documentos, permissões, histórico, pesquisa e, muitas vezes, integrações com outros sistemas.	Garante mais controlo, segurança, auditoria e acesso rápido à informação.	Requer investimento, configuração inicial e mudança de hábitos.	Faz sentido quando há volume documental, necessidade de controlo e vários utilizadores a trabalhar sobre os mesmos processos.
Automação com OCR e IA	O sistema lê documentos, extrai dados e ajuda a classificar, validar ou encaminhar informação automaticamente.	Poupa tempo, reduz tarefas repetitivas e melhora a consistência do tratamento documental.	Exige qualidade de digitalização, parametrização e validação humana em casos ambíguos.	Faz sentido quando há grande volume de documentos e necessidade de acelerar tarefas repetitivas.

 

Guia prático: como passar do papel à gestão documental digital

Para uma PME, a transição é, normalmente, mais eficaz se começar pelos documentos e processos que geram mais tempo perdido, risco ou trabalho manual e alargar o sistema por etapas.

1. Faça o inventário dos documentos e escolha prioridades

Comece por identificar que documentos existem, onde estão, quem os utiliza e com que frequência. Faturas, contratos, recibos, documentação de RH ou processos de compras são bons candidatos quando há grande volume, muitas consultas ou aprovações sucessivas. Esta análise ajuda a perceber o que deve ser migrado primeiro e o que pode permanecer em arquivo até ser necessário.

2. Defina regras antes de digitalizar

Defina categorias, nomes, metadados, responsáveis, permissões de acesso e prazos de retenção. Decida também como serão tratadas novas versões e que documentos exigem validação ou aprovação antes de serem arquivados.

3. Digitalize primeiro o arquivo prioritário

Converta os documentos selecionados para formatos digitais com qualidade suficiente para leitura e pesquisa. Sempre que fizer sentido, utilize OCR para tornar o conteúdo pesquisável e valide amostras para confirmar que os ficheiros estão completos, legíveis e associados à informação correta. Evite migrar ficheiros duplicados ou documentos sem utilidade operacional ou legal.

4. Faça com que os novos documentos já nasçam no processo digital

Depois da migração inicial, faturas, contratos e outros documentos novos devem entrar diretamente no sistema através de canais definidos, como e-mail, portal, upload ou integração com outras aplicações. Assim, a empresa evita voltar a criar papel e reduz a dispersão por caixas de correio e pastas locais.

5. Configure acessos, segurança e conformidade

Crie perfis de acesso por função, garanta mecanismos de backup e mantenha registo das alterações e aprovações. Nos documentos sujeitos a obrigações fiscais ou legais, confirme também os requisitos de conservação, integridade e disponibilidade aplicáveis à empresa.

6. Teste num processo e meça o resultado

Antes de alargar a gestão documental a toda a organização, faça um piloto num processo concreto, como a receção e aprovação de faturas de fornecedores. Compare o tempo necessário para encontrar documentos, concluir aprovações e responder a pedidos antes e depois da mudança. Com as regras afinadas, replique o modelo noutros processos e equipas.

 

Do papel ao digital com o Cegid Docs

Depois de definir como os documentos devem ser organizados, o passo seguinte é ter uma solução que permita aplicar essas regras no dia a dia. O Cegid Docs é uma plataforma cloud de gestão documental e arquivo digital que ajuda as empresas a centralizar a documentação e a reduzir a dependência de dossiers, pastas locais e ficheiros dispersos.

Entre as principais funcionalidades estão:

• Centralizar documentos num arquivo digital, o que reduz a dispersão de informação por papel, e-mail ou pastas partilhadas;
• Pesquisar, consultar e descarregar documentos, para tornar mais rápida a recuperação da informação;
• Organizar e categorizar documentação, para que cada ficheiro fique associado ao contexto correto;
• Criar e extrair o arquivo digital legal, facilitando a conservação da documentação relevante para efeitos fiscais;
• Importar documentos para a plataforma, incluindo através de integração com outras soluções Cegid;
• Integrar documentação com o ERP, permitindo associar documentos e respetivos anexos aos processos administrativos e contabilísticos;
• Aceder aos documentos na cloud, sem depender do arquivo físico ou de um computador específico.

Na prática, uma fatura que antes podia chegar por e-mail, ser impressa e passar por várias mãos pode ser arquivada digitalmente, organizada e ligada ao respetivo processo. O documento fica mais fácil de encontrar e deixa de depender da memória de quem o recebeu ou do local onde foi guardado.

Isto permite começar a digitalização de forma progressiva. A empresa pode começar pelos documentos e processos mais utilizados e ir alargando o arquivo digital à medida que novas rotinas são consolidadas.

Se a sua PME quer reduzir a dependência do papel, ganhar tempo e simplificar a gestão documental, o Cegid Docs pode ajudar. A solução está incluída nos ERP Cegid Evolution, Cegid Primavera e Cegid PHC, para que possa centralizar e consultar a documentação da empresa num único lugar.

Conheça as soluções de software ERP da Cegid e descubra qual a solução mais adequada às necessidades da sua empresa.