O seu software de faturação está pronto para a Black Friday?

Mas como saber se a infraestrutura está preparada? E que aspetos devem as equipas técnicas e de gestão verificar? Saiba o que deve testar e preparar para evitar falhas durante a Black Friday.

1. Faça testes de carga para simular o pico de procura

Um sistema que funciona sem problemas num dia normal pode falhar quando milhares de clientes consultam os mesmos produtos, iniciam sessões e concluem compras. A capacidade de resposta deve, por isso, ser avaliada antes da Black Friday, através de testes que reproduzam cenários próximos dos volumes de utilização esperados.

Os testes de carga permitem avaliar a performance do sistema perante um volume elevado de pedidos. Já os testes de stress procuram identificar os limites do sistema e perceber como reage quando a carga ultrapassa a capacidade prevista. Ambos ajudam a detetar obstáculos antes de afetarem os clientes.

Mas para que os resultados sejam realmente úteis, não basta testar a página inicial da loja. É importante simular o percurso completo de uma compra, incluindo a consulta de preços e disponibilidade, a confirmação da encomenda, a atualização do stock, a geração de faturas e o cumprimento de todas as regras de faturação determinados pela Autoridade Tributária. Para empresas com múltiplos canais de venda, incluindo venda em espaços físicos e online, é fundamental testar também o sistema multichannel de gestão de stocks integrado.

Durante estes testes, acompanhe indicadores como:

• Tempo de resposta: quanto tempo demora cada operação a devolver um resultado, sobretudo no checkout.
• Taxa de erros: quantos pedidos falham ou terminam sem uma resposta válida.
• Utilização de recursos: consumo de CPU, memória, ligações à base de dados e capacidade de rede.
• Acumulação de tarefas: quantos pedidos ficam à espera de processamento e quanto tempo demoram a ser concluídos.

Os resultados devem servir para corrigir os pontos fracos identificados e repetir os testes. Se a infraestrutura só consegue manter um desempenho aceitável com um volume de pedidos reduzido, é importante conhecer esse limite e preparar capacidade adicional ou medidas de contenção antes do evento.

2. Mantenha os sistemas sincronizados com integrações por API

Numa operação de comércio eletrónico, a venda está normalmente associada a vários sistemas. A plataforma da loja online, o ERP, o software de faturação e o sistema de gestão de stock precisam de trocar informação para que os preços, as encomendas, os documentos e as quantidades disponíveis se mantenham coerentes.

As interfaces de programação de aplicações, conhecidas como API, permitem esta comunicação entre sistemas. Plataformas como Shopify e WooCommerce podem, por exemplo, enviar os dados de uma encomenda para o ERP, que os encaminha para o processo de faturação e atualiza a informação de inventário, de acordo com a arquitetura e as integrações implementadas.

O problema surge quando uma destas ligações se torna lenta ou falha. Uma encomenda pode ser registada na loja, mas não chegar ao sistema de faturação. Também pode acontecer que um pedido seja enviado novamente depois de um tempo de espera, apesar de a primeira tentativa ter sido processada. Sem mecanismos de controlo, isto pode originar registos duplicados ou operações incompletas.

Antes da Black Friday, é importante verificar se as integrações conseguem:

• Gerir falhas temporárias: aplicar novas tentativas com intervalos adequados, em vez de repetir pedidos continuamente.
• Evitar duplicações: reconhecer pedidos já processados e impedir que uma nova tentativa crie outra operação equivalente.
• Registar erros e alertar as equipas: identificar rapidamente a integração que falhou, em que momento e com que impacto.
• Recuperar operações pendentes: permitir que os pedidos que não foram concluídos sejam processados depois de o serviço recuperar, sem perder informação.

É igualmente importante testar os limites de utilização das API externas, uma vez que algumas plataformas restringem o número de pedidos num determinado intervalo.

A escolha de um sistema de faturação com elevada capacidade de resposta em momentos de pico, que cumpra integralmente as regras da AT, que se integre adequadamente com as restantes aplicações é, por isso, uma parte importante da preparação. A API de faturação da Cegid, Invoicing Engine, garante uma faturação rápida, segura e total conformidade com a legislação.

3. Evite bloqueios no checkout e na emissão de faturas

Se o checkout tiver de aguardar pela comunicação com o sistema de faturação para emitir documentos ou para atualizar sistemas externos, a experiência do consumidor vai sofrer.

Uma forma de reduzir esta dependência é recorrer ao processamento assíncrono. Em vez de esperar pela conclusão de todas as tarefas internas, o sistema regista a encomenda e encaminha as operações que podem decorrer em segundo plano para processamento posterior. Este modelo permite que o checkout avance sem ficar dependente de cada tarefa administrativa, desde que as validações necessárias à confirmação da encomenda estejam asseguradas.

Por exemplo, após a confirmação de uma encomenda, os dados necessários à faturação podem ser encaminhados para uma fila e tratados por um serviço próprio.

Para garantir que este mecanismo funciona corretamente, é importante:

• Definir prioridades: as tarefas com impacto direto na compra devem ter um tratamento adequado, sem ficarem bloqueadas por operações secundárias.
• Controlar o estado de cada pedido: deve ser possível distinguir entre tarefas pendentes, concluídas e falhadas.
• Evitar a emissão duplicada de documentos: se uma tarefa for repetida após uma falha de comunicação, o sistema deve verificar se a operação já foi concluída.
• Prever a recuperação de tarefas: os pedidos que falhem temporariamente devem poder ser processados de novo, com registo do erro e mecanismos para evitar repetições sem fim.

4. Use um programa de gestão de stock para evitar vendas de artigos esgotados

Um dos riscos durante os picos de procura é o overselling: a venda de mais unidades do que as que estão efetivamente disponíveis. Pode acontecer quando vários clientes compram o mesmo artigo em simultâneo ou quando a loja online, o ERP e os restantes canais de venda trabalham com quantidades desatualizadas.

Um programa de gestão de stock integrado ajuda a manter a informação sobre as existências coerente entre os sistemas. No entanto, atualizar as quantidades com frequência não é suficiente para impedir todas as vendas em excesso. É necessário controlar também as reservas de unidades e a concorrência entre pedidos.

O sistema deve ser capaz de:

• Sincronizar as quantidades entre canais: as alterações devem chegar aos sistemas ligados dentro de um intervalo adequado à operação.
• Reservar unidades durante o processo de compra: evitar que dois pedidos confirmem a mesma unidade disponível.
• Tratar cancelamentos e falhas: libertar reservas quando a encomenda não avança e atualizar as existências após devoluções, de acordo com o processo definido.
• Detetar divergências: identificar diferenças entre o stock registado no sistema e as quantidades efetivamente disponíveis.

Também importa testar compras simultâneas de artigos com poucas unidades em stock. Estes cenários ajudam a verificar se o sistema mantém a consistência das quantidades mesmo quando chegam muitos pedidos ao mesmo tempo.

5. Reforce o canal de comunicação com a Autoridade Tributária

Durante a Black Friday, um atraso num serviço externo pode aumentar o tempo de processamento e acumular operações pendentes. Por isso, a arquitetura do software deve prever situações em que os webservices da Autoridade Tributária (AT) respondem lentamente ou ficam temporariamente indisponíveis. O comportamento esperado depende do serviço utilizado e da operação em causa. Como tal, não deve assumir que todos os documentos podem ser processados da mesma forma durante uma falha.

A primeira medida é distinguir uma falha temporária de um erro definitivo. Se uma comunicação falhar por um problema de rede, o sistema pode precisar de repetir a operação mais tarde. Se os dados enviados estiverem incorretos, repetir exatamente o mesmo pedido não resolverá o problema. A solução deve ainda manter um registo claro das operações pendentes, das tentativas de comunicação e dos resultados recebidos. Antes de repetir um pedido, verifique se a operação anterior foi efetivamente concluída, para evitar duplicações ou estados contraditórios.

É igualmente essencial definir procedimentos de recuperação. As equipas devem saber como identificar os documentos afetados, acompanhar as operações que aguardam resposta e confirmar que os processos ficam regularizados quando o serviço recupera. Estes procedimentos devem respeitar os requisitos fiscais aplicáveis, sem pressupor que uma falha externa permite dispensar ou adiar livremente uma obrigação.

6. Monitorize em tempo real os dias de maior procura

Mesmo depois dos testes prévios, podem surgir problemas quando a infraestrutura recebe tráfego real. Nos períodos de maior procura, é importante acompanhar o desempenho dos sistemas para identificar anomalias e perceber onde é necessário intervir, antes de começarem a acumular-se encomendas por processar ou a surgir falhas na faturação.

As equipas técnicas devem acompanhar indicadores como:

• Disponibilidade e tempos de resposta, para detetar lentidão ou falhas no checkout, nas API e nos serviços de faturação;
• Erros de processamento, para identificar pedidos rejeitados, falhas na emissão de faturas e problemas de comunicação entre sistemas;
• Filas de espera, para perceber se as tarefas pendentes se acumulam mais depressa do que são processadas;
• Consistência do stock, para detetar diferenças entre as quantidades registadas na loja online, no ERP e nos restantes canais;
• Serviços externos, para acompanhar falhas e atrasos nas comunicações necessárias à operação.

Estes indicadores devem ter alertas associados, com limites definidos para cada situação. Se os tempos de resposta aumentarem de forma persistente ou as filas de processamento continuarem a crescer, a equipa consegue investigar a causa e intervir antes de o problema afetar mais encomendas.

Adicionalmente, defina antecipadamente como agir perante uma falha. O plano de contingência deve identificar os responsáveis por cada tipo de incidente, os canais de comunicação e os procedimentos para recuperar o serviço. Consoante a arquitetura, pode ser necessário reforçar a capacidade disponível ou suspender temporariamente tarefas secundárias, sem comprometer as operações essenciais.

Por fim, as equipas de engenharia e suporte técnico devem estar contactáveis durante o período crítico. Os procedimentos de recuperação também devem ser testados antes da Black Friday, para verificar se é possível retomar o processamento sem perder informação nem repetir operações já concluídas.

Checklist de preparação da sua empresa para a Black Friday

Em modo checklist, antes da Black Friday, confirme se a sua empresa:

• Realizou testes de carga e de stress com cenários de utilização realistas;
• Validou as integrações entre a plataforma de e-commerce, o ERP, o software de faturação e a gestão de stock;
• Testou a emissão de faturas em períodos de maior atividade, incluindo falhas e recuperação de tarefas;
• Verificou os mecanismos de reserva de unidades e sincronização do inventário entre canais;
• Definiu procedimentos para lidar com falhas de comunicação com serviços externos, incluindo os da AT;
• Preparou alertas, planos de contingência e equipas de suporte para o período de maior procura.

Não se esqueça que a escolha das soluções de gestão também merece atenção. Um ERP pode ajudar a integrar a informação financeira, comercial e operacional ao reduzir a fragmentação dos processos e facilitar o acompanhamento das operações.

Como garantir rapidez e rigor no reporting fiscal durante a Black Friday?

Na Black Friday nada pode falhar, e o processo de faturação e comunicação com a AT é fundamental.

A API invoicing Cegid Invoicing Engine garante-lhe segurança e performance em momentos críticos como a Black Friday:

• Processamento de até 60 pedidos/minuto;
• Um sistema de Queuing de pedidos simultâneos, mecanismos de Retry e ferramentas de gestão do Throtling garantem boa performance, mesmo em situações de elevados picos de documentos;
• Acesso a um Middleware constituído por um conjunto de integrações já criadas e a uma Web API de faturação documentada (com possibilidade de Queries via Odata) aceleram a integração e a concretização do projeto;
• Otimização dos recursos, que vão aumentando ou diminuindo de forma automática, de acordo com as necessidades do negócio;
• Tabelas de impostos sempre atualizadas;
• Automatismos para emissão do SAF-T;
• Documentos assinados digitalmente;
• Documentos com QR Code.