Cegid Yet

A faturação eletrónica é o processo de emissão, processamento e transmissão de faturas em formato digital, que substitui o formato tradicional de faturas em papel. Trata-se de um sistema puramente eletrónico, em que o formato de fatura é 100% digital ao longo de todo o processo.

As regras associadas à faturação eletrónica derivam da Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, que veio redefinir o conceito de faturação eletrónica e estabelecer um conjunto de normas padrão a utilizar pelos vários Estados-membros. Até à data existia uma diversidade de normas globais adotadas pelos vários Estados-membros, que não se coordenavam entre si, gerando dificuldades adicionais na sua adoção. Consequentemente, foi estabelecida uma norma europeia sobre o que é a faturação eletrónica e qual o seu funcionamento.

Portanto, a faturação eletrónica só existe quando é utilizado um formato padrão (modelo de dados semânticos) que é transmissível e aceite transversalmente, independentemente da plataforma usada. Noutras palavras, a faturação eletrónica não se resume a uma fatura em papel convertida para um formato digital, como PDF. Para ser válida, a faturação eletrónica deverá obedecer a um modelo estruturado de dados, aprovado pelo Parlamento Europeu.

A Diretiva 2014/55/UE define uma fatura eletrónica, ou e-fatura (e-invoice), como sendo uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico.

Uma fatura eletrónica, para ser aceite segundo as normas da União Europeia, deve cumprir os seguintes requisitos:

• Seguir um formato eletrónico estruturado corretamente, que permita o seu tratamento automático, segundo o modelo standard europeu;
• Ser enviada do sistema do vendedor para o do comprador para importação automática para o sistema da entidade pública;
• Utilizar um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (Electronic Data Interchange- tipicamente designado de EDI) para transmitir o ficheiro estruturado de dados para posterior tratamento automatizado;
• Conter um certificado digital qualificado que verifique a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Face a este conjunto de requisitos mencionados, uma fatura em PDF não é uma fatura eletrónica por dois motivos:

1. Não tem uma assinatura digital qualificada que permita cumprir o último requisito
2. Não é estritamente necessário ser enviado ao comprador por e-mail a acompanhar a fatura eletrónica, embora isto seja uma prática comum para facilitar o registo manual pelo mesmo.

• Avaliação das necessidades específicas da sua empresa

Faça um levantamento dos requisitos específicos e dos processos que pretende ver automatizados com um sistema de faturação eletrónica, nomeadamente que necessidades de integração terá, quais são as exigências ao nível do seu volume de faturação e outros potenciais entraves técnicos e exigências de formação.

• Identifique o sistema de Faturação Eletrónica que responde às suas necessidades

Conforme as necessidades que identificar no primeiro ponto e o seu setor de atividade (setor público, retalho, comércio por grosso ou indústria), procure perceber qual o sistema de faturação eletrónica utilizado por empresas que atuam no mesmo setor e, preferencialmente, obter alguma recomendação.

• Incorpore o sistema de faturação eletrónica nos seus processos existentes

Nos projetos tecnológicos é essencial garantir a estabilidade dos processos já existentes, por isso, tente provocar o menor impacto possível nos seus processos pré-existentes ao implementar um sistema de faturação eletrónica, nomeadamente o impacto que pode ter no seu cash flow. Ao mesmo tempo, será esta a altura ideal para automatizar o máximo de processos possível e formar os seus colaboradores sobre esses novos automatismos resultantes da integração de um sistema de faturação eletrónica com outros sistemas já adotados, como o ERP.

• Teste o seu novo sistema de faturação eletrónica

Antes de escalar esta solução para todos os seus clientes, é importante fazer testes mais pequenos para detetar qualquer incongruência ou potencial falha, tendo em consideração, mais uma vez, a importância que o processo de faturação tem na tesouraria da sua organização.

• Avalie o sucesso do seu novo sistema de faturação eletrónica

Após algum tempo a usar já o seu novo software de faturação eletrónica, faça uma avaliação interna do impacto que está a ter ao nível de tempos de resposta, de melhoria da eficiência e produtividade, assim como da redução dos custos para a sua empresa.

A faturação eletrónica apresenta diversas vantagens para todo o tipo de empresas e entidades, públicas ou privadas, muito para além de ser uma substituição da faturação em papel. As principais vantagens de um software de faturação eletrónica são:

1. Redução das despesas com a faturação

Face ao processo tradicional, a faturação eletrónica permite reduzir drasticamente muitos dos custos, particularmente no que toca a:

• impressão
• armazenamento
• processamento
• envio e recebimento de faturas em papel

2.Aumento da eficiência

Devido à automatização e simplificação de processos inerentes à faturação eletrónica, a sua implementação garante um aumento significativo da eficiência da sua organização, promovendo aumentos de produtividade em todo o processo administrativo, desde a redução da burocracia e trabalho manual, passando pela diminuição de erros, até a envios de faturas muito mais imediatos.

3.Melhor cash flow

Devido ao já referido aumento da eficiência dos procedimentos, a faturação eletrónica torna os envios de faturas mais rápidos, o que significa, também, recebimentos mais céleres, permitindo à sua empresa melhorar o cash flow e aumentar a liquidez.

4.Maior segurança e resiliência dos dados

Ao contrário das faturas em papel, que têm sempre um risco de extravio ou perda no envio e recebimento das mesmas, as faturas eletrónicas, graças à certificação digital qualificada e aos sistemas impostos legalmente de segurança dos dados, diminuem drasticamente o risco de fuga de dados privados.

5.Proteção contra fraudes

Da mesma forma que a faturação eletrónica assegura maior segurança da sua informação, serve também como garantia da legitimidade das faturas que lhe são enviadas, dado que só são aceites quando cumprem os requisitos de autenticidade e legitimidade impostos por Lei. Desta forma, anula-se o risco de fraude.

6.Integração com outros sistemas de gestão

Fornecedores de software de faturação eletrónica como a Cegid Yet permitem integrar o software de faturação eletrónica diretamente com outros sistemas como o ERP (Enterprise Resource Planning), o que promove uma maior digitalização de processos graças à criação de fluxos automáticos, que garantem produtividade, rigor e rastreabilidade.

7.Maior satisfação dos clientes

Particularmente relevante para setores como o retalho, a maior agilidade e eficiência assegurados pela faturação eletrónica traz também benefícios para os seus clientes, que também aumentam a produtividade, a eficiência e o rigor em todo o processo de troca de documentos comerciais e contabilísticos.

O caminho para a implementação da faturação eletrónica na administração pública já foi definido e, no caso das grandes empresas, já está a ser traçado desde 2021. Em suma, os fornecedores da Administração Pública (cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas, a partir de:

• 01 de janeiro de 2021 – para as grandes empresas
• 01 de janeiro de 2025 – para as micro, pequenas e médias empresas, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

Após esta data, todos os fornecedores do Estado terão de utilizar um sistema de faturação eletrónica para enviar as suas faturas aos organismos públicos.

No âmbito do Código dos Contratos Públicos, as entidades fornecedoras do Estado têm de enviar as suas faturas eletrónicas no formato CIUS-PT (o único formato aprovado pela Autoridade Tributária para os Contratos Públicos).

Este formato é suportado por uma tecnologia designada de Electronic Data Interchange (EDI). Devido à sua fiabilidade, o EDI é um requisito obrigatório para a faturação eletrónica por parte dos fornecedores do setor público.

Para garantir o cumprimento do Decreto-Lei n.º 42-A/2022, de 30 de junho, os fornecedores do Estado devem dispor de uma solução de EDI para entregar o ficheiro de dados estruturados XML segundo o formato CIUS-PT a partir do dia 01 de janeiro de 2025.

O EDI, sigla para Electronic Data Interchange ou, traduzido, Intercâmbio Eletrónico de Dados, é, de forma resumida, uma tecnologia de transmissão de dados que permite transferir e importar digitalmente dados de documentos entre entidades.

Através da tecnologia EDI os dados são gerados seguindo um formato estruturado, como o XML, o CIUS-PT ou o UBL2.1, com sintaxe e parâmetros próprios de comum leitura entre plataformas, que permitem que a informação gerada num dispositivo, como uma fatura ou outro documento de relevância fiscal, seja recebida e importada de maneira correta e autêntica noutro dispositivo, garantindo a sua autenticidade, integridade e inviolabilidade e a interpretação inequívoca desses dados por todas as plataformas que interagem com esses dados.

Esta tecnologia EDI, de envio e recebimento de faturas, é utilizada constantemente nas trocas de documentos comerciais e contabilísticos no setor do Retalho / Grande Distribuição.

Segundo a proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, serão aceites faturas enviadas em formato PDF até 31 de dezembro de 2024.

Assim, a partir do dia 01 de janeiro de 2025, deverá obrigatoriamente ser aposta nas faturas enviadas digitalmente uma assinatura digital qualificada ou um selo eletrónico qualificado para que possam ser consideradas faturas eletrónicas.

A partir dessa data, o envio das faturas simplesmente exportadas em PDF deixa de ser possível, passando a ser obrigatória uma assinatura digital qualificada ou selo eletrónico qualificado nas faturas.

Trata-se de uma assinatura digital ou uma assinatura eletrónica qualificada que apenas pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito. Esta assinatura digital qualificada identifica a empresa responsável pela emissão do documento, garantindo, simultaneamente, a integridade dos dados contidos nesse documento.

No fundo, uma fatura torna-se eletrónica a partir do momento em que tem incorporada uma assinatura eletrónica qualificada. Para este efeito, os documentos em formato eletrónico devem ser assinados de forma qualificada, através de um selo eletrónico ou assinatura digital qualificada.

A assinatura digital qualificada contém informação da pessoa que está a assinar e o selo eletrónico qualificado apenas contém informação encriptada que irá identificar a empresa. Contudo, ambos os mecanismos cumprem o mesmo objetivo: a autenticação.