Faturação eletrónica 

A Faturação Eletrónica é a emissão, processamento e transmissão de faturas em formato digital, em contraste com o formato tradicional em papel. Sendo, como o nome indica, um sistema puramente eletrónico, este formato de fatura é, assim, digital a cada passo do processo de faturação.
A Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, veio redefinir o conceito de Faturação Eletrónica, reconhecendo uma diversidade de normas globais entre Estados-membros que não se coordenavam entre si e criavam dificuldades adicionais na sua adoção. Consequentemente, foi estabelecida uma norma europeia sobre o que é a Faturação Eletrónica e qual o seu funcionamento.
Portanto, a Faturação Eletrónica só existe quando existe um formato padrão (modelo de dados semânticos) que é transmissível e aceite independentemente da plataforma usada. Noutras palavras, uma fatura eletrónica não é simplesmente uma fatura em papel convertida para um formato digital, como PDF.

Uma fatura eletrónica ou e-fatura é muito mais do que a mera digitalização de uma fatura em papel e respetivo envio e recebimento da mesma. Não só é necessário que as mesmas sigam um formato específico para serem fiscalmente aceites, como, por motivos de segurança e verificação da legitimidade destes documentos, devem conter algum tipo de certificado que comprove a sua credibilidade e veracidade. Para além disso, a sua submissão às entidades competentes deve ser feita de uma forma específica através de entidades creditadas para tal.
Assim sendo, o processo de Faturação Eletrónica requer um sistema tecnológico concreto para o efeito, tipicamente sob a forma de software de Faturação Eletrónica, que trata de gerar, validar, receber e enviar este formato de documentos pela sua empresa.

As faturas eletrónicas devem seguir um formato concreto, isto para que os vários sistemas de Faturação Eletrónica de países distintos e de diversos fornecedores de software sejam facilmente integráveis mutuamente e permitam, assim, automatizar ao máximo a sua receção e envio.
Esse formato denomina-se de modelo de dados semânticos e é, na prática, um formato de código que atribui uma lógica específica às informações contidas na fatura, como, por exemplo, o número da fatura, a data de emissão e a referência do comprador.
A obrigatoriedade de seguimento de um modelo de dados semânticos foi estabelecida pela norma EN 16931-2017 da solução de Faturação Eletrónica europeia eInvoicing para a emissão de e-faturas por entidades e fornecedores do setor público.
A elaboração do formato de modelo de dados semânticos português para a Faturação Eletrónica cabe à eSPap – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P., segundo a Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, que regulamenta os aspetos complementares da fatura eletrónica. Originalmente, a Norma Técnica estabelecida pela eSPap foi a UBL2.1 (Universal Business Language Version 2.1), mas a mesma foi descontinuada e substituída pela Norma Técnica CIUS-PT, com um período de coexistência para garantir a estabilidade dos processos existentes e acomodar a migração.

O caminho para a implementação da faturação eletrónica na administração pública já foi definido e, no caso das grandes empresas, já está a ser traçado desde 2021. Em suma, os fornecedores da Administração Pública (cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas, a partir de:

• 01 de janeiro de 2021 – para as grandes empresas;

• 01 de janeiro de 2025 – para as micro, pequenas e médias empresas, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

Após esta data, todos os fornecedores do Estado terão de utilizar um sistema de faturação eletrónica para enviar as suas faturas aos organismos públicos.