Política de Privacidade da Cegid

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais recolhidos através do site é a Cegid Portugal, Sociedade Unipessoal Lda, NIF: 504468936, com sede em Rua Doutor Egídio Guimarães, 74 (Edifício Primavera), Lamaçães, 4719-006 Braga (Portugal).

Para qualquer dúvida ou pedido relacionado com a proteção de dados pessoais, pode contactar a CEGID, na qualidade de responsável pelo tratamento, através do seguinte endereço: [email protected]. Consulte o Aviso Legal para obter mais informações sobre a entidade.

As categorias de dados tratados são:

• Dados de identificação e de contacto: nome, telefone, endereço de e-mail e morada postal.
• Dados profissionais: nome da empresa empregadora, cargo, setor profissional e qualquer outra informação fornecida no âmbito da sua relação com a CEGID.
• Dados relativos à trajetória profissional: experiência, formação e quaisquer outros dados que possa fornecer no seu CV.
• Dados técnicos: informações decorrentes da utilização de serviços digitais, tais como endereço IP, identificadores de sessão, registos de suporte e informações técnicas necessárias para a resolução de incidências.
• Dados de navegação e análise: informações recolhidas através de cookies, tais como identificadores online, preferências de idioma, tempos de navegação e comportamento no site (de acordo com a Política de Cookies).
• Dados de acesso a serviços de terceiros: endereço de e-mail e perfil básico do Google quando o utilizador autoriza o acesso à sua conta para a utilização de funcionalidades ligadas ao Gmail, como o envio de e-mails a partir da aplicação da CEGID.

Os dados pessoais que serão objeto de tratamento são aqueles que o utilizador tenha fornecido à CEGID ao preencher o formulário de contacto e/ou através de qualquer outro meio (chat, WhatsApp, telefone, e-mail, Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook).

Caso sejam recolhidos dados do utilizador através de uma rede social, a Política de Privacidade aplicável será a correspondente à rede social em questão, isentando a CEGID de qualquer responsabilidade a esse respeito.

Em alternativa, podemos receber os dados de outras empresas do Grupo CEGID, desde que tenha dado o seu consentimento.

A CEGID aplica as medidas técnicas e organizacionais adequadas para garantir um nível de segurança adaptado aos riscos.

A CEGID possui certificações para o seu Sistema de Gestão da Segurança da Informação, destinado à prestação de um serviço que permite o alojamento de aplicações que contêm dados fornecidos pelos clientes num ambiente na nuvem.

Nos respetivos âmbitos de aplicação, estas certificações garantem a implementação de uma política de segurança certificada que se aplica aos processos e fluxos de trabalho da CEGID ao longo de todo o ciclo de vida do serviço SaaS prestado ao cliente.

Em termos mais gerais, os colaboradores da CEGID estão sujeitos a um regulamento informático anexo ao regulamento interno, a fim de garantir um nível adequado de segurança.

Em conformidade com os artigos 33.º e 34.º do RGPD, qualquer violação de dados será notificada:

• quando a CEGID atuar como responsável pelo tratamento, à autoridade de controlo portuguesa (CNPD) e, se necessário, às pessoas singulares afetadas por essa violação;
• quando a CEGID atuar como subcontratante, aos seus clientes afetados por essa violação, nos termos do contrato entre a CEGID e os seus clientes.

Em conformidade com o disposto no Regulamento (UE) n.º 2016/679, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE («Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados» ou «RGPD»), bem como da Lei Orgânica n.º 3/2018, de 5 de dezembro, relativa à Proteção de Dados Pessoais e à garantia dos direitos digitais («LOPDGDD»), informamos que a CEGID trata os dados pessoais que nos fornece de forma lícita e transparente para as seguintes finalidades:

1. No âmbito das relações comerciais

1.1. Finalidade do tratamento: Responder às suas perguntas, consultas e/ou pedidos (incluindo a organização de demonstrações à distância e/ou a gestão de testes gratuitos de produtos), bem como gerir e dar resposta ao interesse eventualmente manifestado num produto da CEGID e, caso o deseje, tratar do seu registo como cliente.

1.2. Legitimidade do tratamento: A base de licitude para o tratamento é a execução de relações e acordos pré-contratuais (art. 6.1.b do RGPD).

1.3. Conservação dos dados: Os seus dados pessoais serão tratados enquanto forem necessários para cumprir a finalidade para a qual foram recolhidos. Assim que a finalidade deixar de existir, os seus dados pessoais serão bloqueados, durante o prazo de retenção aplicável, em função das responsabilidades que possam decorrer. Decorrido esse prazo, serão eliminados de forma definitiva.

1.4. Destinatários dos dados: Os seus dados pessoais só poderão ser comunicados às empresas do Grupo CEGID caso tenha autorizado essa comunicação. Além disso, poderemos recorrer ao apoio de prestadores de serviços. Estes terceiros poderão ter acesso aos seus dados e agirão em nosso nome e por nossa conta, na qualidade de subcontratantes, seguindo as nossas instruções, em conformidade com o respetivo contrato de subcontratação celebrado com a CEGID.

2. Para a prestação dos serviços contratados

2.1. Finalidade do tratamento: Prestar os serviços que oferecemos, manter a relação contratual (incluindo, se for o caso, os serviços de gestão de faturas e financiamento («Invoice & Financing») e qualquer outro serviço relacionado contratado pelo cliente), convidá-lo a participar em inquéritos de satisfação e enviar-lhe informações de interesse relacionadas com novidades e serviços da CEGID.

A Cegid também pode tratar os dados pessoais com o objetivo de oferecer cursos de formação e certificação, bem como para conservar provas dos resultados da formação e da conclusão satisfatória das certificações.

2.2. Legitimidade do tratamento: A base para o tratamento é a execução da prestação do serviço correspondente no âmbito do contrato (art. 6.1.b do RGPD), bem como o interesse legítimo (art. 6.1.f do RGPD).

2.3. Conservação dos dados: Em caso de contratação dos serviços, conservaremos os seus dados enquanto durar a relação contratual e, em qualquer caso, durante o prazo previsto legalmente na legislação fiscal aplicável em cada momento. Para o efeito, serão conservados durante um prazo mínimo de 5 anos.

2.4. Destinatários dos dados: Os seus dados pessoais só serão comunicados a entidades bancárias para o processamento das faturas ou a empresas de cobrança em caso de incumprimento do pagamento dos serviços prestados. Além disso, os seus dados pessoais poderão ser transferidos para países fora da União Europeia para os fins acima detalhados. Estas transferências estão sujeitas a um quadro jurídico específico, de modo a que estes dados beneficiem de um nível adequado de proteção.

Em consequência da prestação de serviços, a CEGID terá acesso aos dados de caráter pessoal na posse dos seus Clientes. A CEGID identifica-se como ENCARREGADO DO TRATAMENTO (ou SUBCARREGADO DO TRATAMENTO, se for o caso).

Por conseguinte, o acesso pela CEGID aos dados de caráter pessoal pelos quais os seus Clientes possam ser responsáveis pelo tratamento não será considerado uma comunicação nem uma cedência de dados, uma vez que esse acesso e o respetivo tratamento são necessários para a prestação dos serviços realizados pela CEGID, no âmbito das relações contratuais. Pode consultar mais informações sobre a forma como tratamos os dados na nossa qualidade de responsável (ou subresponsável) pelo tratamento na secção «B. TRATAMENTOS REALIZADOS NA QUALIDADE DE RESPONSÁVEL (OU SUBRESPONSÁVEL) PELO TRATAMENTO» da presente política.

3. Cumprimento de obrigações legais

3.1. Finalidade do tratamento: Cumprir as obrigações legais aplicáveis à CEGID, incluindo requisitos decorrentes da legislação fiscal, contabilística, comercial, de proteção de dados pessoais ou de qualquer outra natureza que seja exigida por autoridades administrativas ou judiciais.

3.2. Legitimação do tratamento: A base para o tratamento é o cumprimento de uma obrigação legal aplicável à CEGID (art. 6.1.c do RGPD).

3.3. Conservação dos dados: Conservaremos os seus dados para esta finalidade durante os prazos de prescrição legalmente estabelecidos em cada caso. Uma vez decorridos esses prazos, os dados serão eliminados definitivamente

3.4. Destinatários dos dados: Os dados poderão ser comunicados às administrações públicas competentes, aos tribunais e a outros organismos, quando tal for exigido pela legislação aplicável. Além disso, determinados prestadores de serviços de consultoria jurídica, fiscal ou contabilística à CEGID poderão aceder aos dados na qualidade de subcontratantes, nos termos do artigo 28.º do RGPD.

4. Acesso aos dados do Google através da API do Gmail

4.1. Finalidade do tratamento: Permitir que o utilizador autorize o acesso à sua conta do Gmail, através da API do Google, com o único objetivo de enviar e-mails em seu nome a partir da aplicação da CEGID. Este acesso limita-se exclusivamente à funcionalidade de envio, sem que o conteúdo dos e-mails seja acedido, armazenado ou analisado para além do processo técnico.

4.2. Legitimidade do tratamento: A base jurídica é o consentimento explícito do titular dos dados, concedido através do sistema de autorização OAuth da Google (art. 6.1.a do RGPD).

4.3. Conservação dos dados: A CEGID não armazena os dados pessoais tratados nesta funcionalidade após a conclusão do processo de envio. As autorizações são utilizadas apenas durante a sessão ativa. No entanto, caso seja necessário conservar registos técnicos mínimos por motivos de rastreabilidade ou conformidade, estes serão mantidos bloqueados durante um prazo máximo de doze (12) meses. Em qualquer caso, os dados poderão ser conservados por um período superior quando tal for imposto por uma disposição legal ou por uma instrução de uma autoridade competente.

4.4. Destinatários dos dados: Não serão cedidos dados a terceiros. No entanto, o tratamento pode implicar interação com serviços da Google LLC, que atua como responsável independente pelos dados quando o utilizador autoriza o acesso através da sua conta. A CEGID não tem controlo sobre os tratamentos que a Google venha a realizar posteriormente.

5. Gestão do suporte técnico e do atendimento ao cliente

5.1. Finalidade do tratamento: Atender e resolver incidências técnicas, consultas funcionais e pedidos de assistência enviados pelos clientes através dos canais disponibilizados pela CEGID, incluindo a prestação de suporte remoto, a rastreabilidade dos pedidos e o acompanhamento da resolução.

5.2. Legitimidade do tratamento: A base jurídica é a execução do contrato de prestação de serviços (art. 6.1.b do RGPD).

5.3. Conservação dos dados: Durante toda a vigência da relação contratual e, posteriormente, durante um prazo máximo de cinco (5) anos, bloqueados, para o atendimento de eventuais responsabilidades decorrentes da prestação do serviço.

5.4. Destinatários dos dados: Não serão efetuadas transferências de dados a terceiros. No entanto, determinados fornecedores tecnológicos que prestam serviços de suporte, alojamento ou manutenção de sistemas poderão aceder aos dados na qualidade de subcontratantes, nos termos do artigo 28.º do RGPD. Quando utiliza uma solução de IA que facilita o processamento dos pedidos de assistência, os dados podem ser tratados por um parceiro da Cegid especializado em inteligência artificial.

6. No que diz respeito aos processos de seleção de pessoal

6.1. Finalidade do tratamento: Gestão do seu currículo em processos de seleção de pessoal para a CEGID.

6.2. Fundamento do tratamento: A base para o tratamento dos currículos é a aplicação, a pedido do trabalhador, de medidas pré-contratuais ou a intenção de celebrar um contrato (art. 6.1.b do RGPD).

6.3. Conservação dos dados: Os seus dados permanecerão ativos na base de dados de candidatos da CEGID durante 1 ano a contar da data em que nos forneceu o seu currículo. Após o termo deste prazo, serão eliminados.

6.4. Destinatários dos dados: Os seus dados pessoais só serão comunicados a terceiros nos seguintes casos: às empresas do Grupo e/ou à empresa de gestão de recursos humanos, com o objetivo de realizar as ações necessárias para a seleção e contratação de pessoal. Além disso, poderemos recorrer ao apoio de prestadores de serviços. Estes terceiros poderão ter acesso aos seus dados e agirão em nosso nome e por nossa conta, na qualidade de subcontratantes, seguindo as nossas instruções, em conformidade com o respetivo contrato de subcontratação celebrado com a CEGID.

7. Melhoria dos produtos e inteligência artificial

7.1. Finalidade do tratamento: Melhorar os nossos produtos ou criar novas funcionalidades, incluindo as relacionadas com tecnologias de inteligência artificial

7.2. Legitimidade do tratamento: A base para o tratamento com vista à melhoria dos produtos é o interesse legítimo da Cegid enquanto prestador de serviços (art. 6.1.f do RGPD).

7.3. Conservação dos dados: Os prazos de conservação são determinados caso a caso, em conformidade com o princípio da limitação dos prazos de conservação. Salvo indicação em contrário aquando da utilização do serviço, os pedidos podem ser armazenados durante um período máximo de três meses. Se forem armazenados por um período de tempo mais longo, são anonimizados. Se tiver alguma questão específica sobre os prazos de conservação, pode contactar [email protected].

7.4. Destinatários dos dados: Os seus dados pessoais só serão comunicados às filiais do grupo CEGID, às suas partes interessadas ou aos seus prestadores de serviços.

7.5. Utilização de Inteligência Artificial: A CEGID utiliza os principais modelos do mercado e/ou modelos internos. Quando utiliza um modelo do mercado, a CEGID assegura-se de que a sua implementação respeita os direitos das pessoas.

Tem o direito de acesso, retificação, apagamento, limitação e oposição. A CEGID pode solicitar-lhe informações adicionais para o identificar quando o sistema não recolher dados de identificação direta.

Para obter mais informações sobre este assunto e exercer os seus direitos, pode escrever ao responsável pela proteção de dados da Cegid para [email protected].

8. Dados pessoais recolhidos no âmbito do funcionamento das ofertas SaaS da Cegid e dos portais de clientes

8.1. Finalidade do tratamento: A menos que a relação contratual o exclua expressamente, os dados poderão ser tratados para diversos fins: rastreabilidade das ações na plataforma SaaS e dos dados, elaborar estatísticas, análise de dados individuais ou agregados recolhidos para compreender melhor a utilização do produto e oferecer funcionalidades personalizadas ou melhorias do produto, segurança da plataforma SaaS e dos dados, gestão da relação contratual, gestão de contas de utilizador e envio de comunicações sobre as ofertas da CEGID.

8.2. Legitimidade do tratamento: A base para o tratamento é o interesse legítimo (art. 6.1.f do RGPD).

8.3. Conservação dos dados: Os dados não são conservados para além da duração da utilização do serviço. No entanto, os registos são conservados durante um período máximo de um ano a contar da data de recolha.

9. Dados pessoais tratados pela CEGID no âmbito das relações intragrupo com a EBP.

A Cegid SAS e a sua filial EBP procedem ao tratamento de dados na qualidade de responsáveis conjuntos pelo tratamento, nomeadamente no contexto da gestão de pessoal, das relações com os clientes e das suas contas de utilizador, bem como do desenvolvimento de novos produtos ou serviços.

Foi celebrado um acordo entre estas duas entidades para refletir as suas respetivas funções e as suas relações com os titulares dos dados.

Para qualquer questão sobre as linhas gerais do acordo ou sobre o exercício dos direitos, pode contactar: [email protected].

A CEGID não efetua transferências internacionais de dados pessoais. Caso seja necessário recorrer a fornecedores situados fora do Espaço Económico Europeu, serão adotadas as garantias adequadas exigidas pela legislação aplicável, tais como a subscrição de cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia.

Qualquer pessoa tem o direito de solicitar o acesso aos seus dados pessoais, a sua retificação caso estejam incorretos ou a sua supressão, a limitação do tratamento, a oposição ao mesmo, bem como o direito à portabilidade dos dados e a não ser objeto de decisões individuais automatizadas.

Acesso: direito de obter confirmação sobre se a CEGID está a tratar os seus dados pessoais, saber quais são, para que são utilizados, durante quanto tempo serão conservados, a sua origem e se foram ou serão comunicados a terceiros.

Retificação: direito de solicitar a retificação de dados inexatos e o preenchimento de dados pessoais incompletos.

Apagamento: direito de solicitar o apagamento dos dados pessoais quando estes forem inadequados, excessivos ou já não forem necessários para os fins para os quais foram recolhidos, incluindo o direito ao esquecimento.

Oposição: direito de se opor, em determinadas circunstâncias, ao tratamento dos seus dados pessoais ou de solicitar que o tratamento seja interrompido.

Limitação do tratamento: direito de solicitar, nas circunstâncias previstas na lei, que os seus dados não sejam tratados para além da mera conservação dos mesmos para o exercício ou a defesa de reclamações e, em caso de oposição, os dados deixarão de ser tratados, salvo por motivos legítimos imperiosos, ou no exercício ou na defesa de eventuais reclamações.

Portabilidade: direito de receber os dados pessoais num formato estruturado, de uso comum e de leitura mecânica, e de os poder transmitir a outro responsável pelo tratamento, desde que tal seja tecnicamente possível.

Não ser objeto de decisões automatizadas: direito a não ser objeto de uma decisão baseada exclusivamente no tratamento automatizado dos seus dados (sem intervenção humana) quando tal possa afetá-lo legalmente ou de forma significativa. Este direito inclui as decisões automatizadas baseadas na criação de perfis.

Tem igualmente o direito de retirar o consentimento para qualquer uma das suas finalidades, sem que isso afete a licitude do tratamento baseado no consentimento prestado anteriormente. Para tal, pode enviar uma carta para a Rua Doutor Egídio Guimarães, 74 (Edifício Primavera), Lamaçães, 4719-006 Braga (Portugal) ou para o endereço de e-mail [email protected], com a referência «Proteção de Dados» e indicando o direito que pretende exercer.

O exercício destes direitos será gratuito, desde que não seja exercido de forma manifestamente infundada ou excessiva.

Por último, informamos que tem o direito de apresentar uma reclamação junto da Comissão Nacional de  Proteção de Dados (https://www.cnpd.pt/), caso considere que a CEGID não tratou os seus dados em conformidade com a legislação em vigor.