Comunicação de séries de faturação à AT: o que é, regras e como fazer

Se criar, gerir ou validar faturas faz parte do seu dia a dia, é provável que já se tenha cruzado com dúvidas sobre a comunicação das séries de faturação. Que séries têm de ser comunicadas? Quando deve ser feita essa comunicação? O que acontece quando se cria uma nova série? E como garantir que os documentos emitidos cumprem os requisitos legais?

Estas dúvidas são comuns em quase todas as empresas – basta que emita faturas, notas de crédito, recibos ou outros documentos fiscalmente relevantes. Mas é especialmente importante quando existem várias lojas, softwares de faturação, equipas comerciais ou séries diferentes para cada tipo de documento. Uma configuração incorreta pode gerar inconsistências na emissão dos documentos e criar riscos desnecessários no cumprimento das obrigações fiscais.

Neste artigo, explicamos o que são as séries de faturação, quando e como são comunicadas à Autoridade Tributária, e que cuidados deve ter para garantir a conformidade.

 

O que são séries de faturação?

As séries de faturação são uma forma de organizar os documentos emitidos por uma empresa (como faturas, faturas-recibo, notas de crédito ou guias de transporte) através de códigos ou identificadores diferentes. A utilização destas séries é obrigatória ao abrigo do Despacho n.º 8632/2014, que estabelece as regras técnicas aplicáveis aos programas de faturação certificados, como é o caso das soluções Cegid.

Na prática, funcionam como “grupos” separados de numeração. Em vez de todas as faturas seguirem uma única sequência, a empresa pode criar várias séries, cada uma com a sua lógica e finalidade.

Por exemplo:

• Série FT2026 para faturação geral
• Série ONLINE para vendas do e-commerce
• Série LOJA1 para uma loja física específica
• Série EXPORT para clientes internacionais

Assim, uma fatura pode ficar identificada como FT2026/000123 ou ONLINE/000045. Cada série tem a sua própria numeração sequencial.

 

O que é o ATCUD?

O ATCUD é a sigla para Código Único do Documento (AT: Autoridade Tributária; CUD Código Único do Documento) que identifica cada documento fiscal emitido por uma empresa. É formado por dois elementos: o código de validação da série, atribuído pela Autoridade Tributária (AT), e o número sequencial do documento dentro dessa série.

Na prática, antes de começar a emitir faturas, a empresa comunica à AT as séries de faturação que vai utilizar. Após essa comunicação, a Autoridade Tributária atribui um código de validação para cada série, composto por uma sequência de, pelo menos, oito caracteres.

A esse código junta-se o número sequencial de cada documento emitido nessa série, dando origem ao ATCUD, que segue sempre o formato [Código de Validação] – [Número Sequencial].

Se a empresa utilizar um software de faturação certificado, como as soluções Cegid, este processo é totalmente automático. O ATCUD é gerado e incluído em todas as faturas e restantes documentos fiscalmente relevantes, surgindo imediatamente acima do código QR.

Quanto ao código QR, trata-se de uma evolução do tradicional código de barras, criada para facilitar o acesso à informação. Ao ser lido com a câmara de um smartphone, permite consultar e registar rapidamente os dados do documento. Além de simplificar a validação das faturas, torna desnecessário indicar o número de contribuinte no momento da compra para efeitos de comunicação da despesa à Autoridade Tributária.

 

Para que servem as séries de faturação?

As séries de faturação têm um papel importante na forma como uma empresa organiza, controla e gere os seus documentos fiscais no dia a dia.

Organizar diferentes tipos de operação

Uma das principais vantagens das séries de faturação é permitir separar operações diferentes sem complicar a gestão.

Uma empresa pode, por exemplo, criar séries diferentes para vendas online, loja física, exportações, faturação interna ou documentos emitidos por equipas específicas.

Isto torna a leitura e o acompanhamento da faturação muito mais claros. Em vez de existir uma única sequência para tudo, cada área passa a ter a sua própria organização.

Facilitar o controlo e a gestão

Quando os documentos estão separados por séries, torna-se muito mais fácil localizar, acompanhar e controlar a informação.

Imagine que precisa de analisar apenas as vendas de uma loja específica ou verificar documentos emitidos num determinado canal. Com séries próprias, essa pesquisa torna-se muito mais rápida e intuitiva.

Além disso, também ajuda equipas financeiras e administrativas a manterem um maior controlo sobre o que está a ser emitido e por quem.

Garantir conformidade fiscal

As séries também têm uma função essencial do ponto de vista legal e fiscal.

Em Portugal, os documentos fiscalmente relevantes têm de cumprir regras específicas definidas pela Autoridade Tributária, como a identificação da série, numeração sequencial e comunicação prévia à AT.

A introdução do ATCUD reforçou a importância da comunicação das séries de faturação à Autoridade Tributária, uma vez que cada documento emitido fica associado à respetiva série. Assim, antes de uma série poder ser utilizada, é necessário comunicá-la e obter a sua validação junto da AT.

Adaptar a faturação ao crescimento da empresa

Muitas empresas começam com uma única série e isso pode ser suficiente numa fase inicial. Mas à medida que o negócio evolui, as necessidades mudam. Surgem novos canais, novas equipas, novas localizações e novos processos.

As séries permitem acompanhar esse crescimento de forma organizada, sem perder controlo sobre a faturação. No fundo, ajudam a criar uma estrutura mais preparada para crescer com consistência e menos complexidade.

 

Quais as regras que as séries de faturação devem cumprir?

Antes de utilizar uma série de faturação, é importante perceber quais são as obrigações associadas, previstas na Portaria 363/2010 de 23 de junho.

Comunicação prévia à Autoridade Tributária

Antes de uma série poder ser utilizada, tem de ser comunicada à Autoridade Tributária (AT).

Essa comunicação é feita através do software de faturação ou do Portal das Finanças e permite associar a série a um código de validação utilizado posteriormente no ATCUD.

Na prática, isto significa que a empresa não deve começar a emitir documentos numa nova série sem que essa comunicação tenha sido feita previamente.

Numeração sequencial e contínua

Cada série precisa de seguir uma sequência numérica lógica e contínua, ou seja, os documentos devem ser emitidos por ordem e não podem existir números repetidos nem “saltos” injustificados na sequência.

Por exemplo, se a última fatura emitida foi a FT2026/105, a seguinte deverá continuar a sequência naturalmente. Esta regra é essencial para garantir rastreabilidade e controlo fiscal.

Identificação clara da série

A série utilizada deve estar claramente identificada no documento. É essa identificação que permite perceber a que série pertence a fatura, qual o tipo de operação e em que sequência foi emitida.

Normalmente, essa referência aparece junto ao número do documento, como FT2026/000125 ou ONLINE/00089.

Utilização única de cada sequência

Cada série deve ter a sua própria sequência independente. Isto significa que duas séries diferentes podem ter o mesmo número sequencial, desde que a identificação da série seja distinta (por exemplo, LOJA1/00045 e ONLINE/00045).

Apesar do número ser igual, os documentos continuam únicos porque pertencem a séries diferentes.

Conservação e consistência dos registos

Depois de uma série começar a ser utilizada, é importante manter consistência na sua utilização e conservar corretamente os registos emitidos.

Alterações frequentes sem critério, duplicações ou desorganização podem dificultar auditorias, controlo interno e validações fiscais. Por isso, o ideal é que as séries sejam pensadas de forma estruturada e alinhadas com a operação da empresa.

Utilização de software certificado

As séries devem ser geridas através de software de faturação certificado pela Autoridade Tributária, sempre que exista obrigação legal para tal.

Além de ajudar a cumprir os requisitos fiscais, o software garante o controlo automático da numeração, a geração correta do ATCUD, a comunicação de séries e maior segurança na emissão dos documentos.

 

Como fazer a comunicação de séries de faturação?

Antes de uma série de faturação poder ser utilizada, é necessário comunicá-la à Autoridade Tributária (AT). A comunicação pode ser feita através do software de faturação certificado ou diretamente no Portal das Finanças, dependendo da solução utilizada pela empresa.

1. Crie a série de faturação. O primeiro passo é definir a série que vai ser utilizada, incluindo o nome ou identificador que permitirá distingui-la das restantes.
2. Comunique a série à Autoridade Tributária. Depois de criada, a série deve ser comunicada à AT antes da emissão de qualquer documento associado a essa sequência.
3. Obtenha o código de validação da série. Após a comunicação, a Autoridade Tributária atribui um código de validação único à série.
4. Associe o código ao ATCUD. Esse código passa a integrar o ATCUD dos documentos emitidos nessa série, juntamente com o número sequencial da fatura.
5. Comece a emitir documentos. Só depois da validação da série é que a empresa deve começar a utilizar essa sequência na faturação.

Na prática, quando a empresa utiliza um software de faturação certificado, como é caso das soluções Cegid, grande parte deste processo é automatizada, tornando a comunicação mais simples e reduzindo o risco de erros.

 

Simplifique a comunicação de séries de faturação com o ERP Cegid

Gerir séries de faturação e garantir o cumprimento de todas as regras fiscais pode tornar-se um processo exigente, sobretudo à medida que a empresa cresce e a faturação se torna mais complexa.

Com as soluções de ERP e gestão empresarial Cegid, a gestão das séries, a comunicação à Autoridade Tributária e a integração do ATCUD tornam-se processos mais simples, automáticos e seguros. O software ajuda a manter a faturação organizada, reduz erros e assegura conformidade com os requisitos legais em vigor. As soluções de gestão da Cegid garantem o acompanhamento contínuo da evolução fiscal. Desta forma, sempre que há alterações legais, tem a certeza de que o software também será atualizado.

Desta forma, tem total tranquilidade no cumprimento das normas fiscais vigentes. E em vez de perder tempo com tarefas administrativas, passa a ter maior controlo sobre a faturação, com a confiança de que todo o processo está alinhado com as obrigações fiscais.

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