Desmaterialização de documentos: o que é e como implementar na sua empresa

A desmaterialização de documentos é uma etapa essencial da transformação digital, permitindo substituir os procedimentos manuais e burocráticos por fluxos de trabalho digitais, automatizados e seguros.

Descubra como esta abordagem ajuda as empresas a reduzir custos, aumentar a produtividade, melhorar o acesso à informação em tempo real e reforçar a sustentabilidade e a agilidade do negócio.

O que é a desmaterialização de documentos e quais as vantagens?

A desmaterialização de documentos consiste na conversão de documentos em papel para formato digital, integrando-os nos sistemas de gestão da empresa. Mais do que digitalizar um documento e guardar um PDF, o objetivo é tornar a informação pesquisável, organizada e disponível para os processos certos, através de fluxos de trabalho eletrónicos.

Na prática, isto permite que documentos como faturas, contratos, guias de transporte, recibos ou notas de encomenda deixem de circular em papel entre equipas. Uma fatura de fornecedor, por exemplo, pode ser recebida por email, lida automaticamente pelo sistema, associada à encomenda correspondente e encaminhada para aprovação.

As principais vantagens incluem:

• Maior rapidez no acesso à informação, uma vez que os documentos ficam centralizados, pesquisáveis e disponíveis para as equipas que deles precisam.
• Redução de tarefas manuais, como arquivo físico, introdução manual de dados, circulação interna de documentos e validações repetitivas.
• Menos erros e duplicações, porque os dados podem ser extraídos automaticamente e associados aos processos corretos.
• Maior controlo interno, com fluxos de aprovação mais claros, rastreabilidade dos documentos e melhor acompanhamento de cada etapa.
• Menor risco de perda de informação, já que os documentos deixam de depender de arquivos físicos ou circulação em papel.
• Melhor colaboração entre departamentos, permitindo que áreas como compras, logística, faturação, contabilidade e gestão acedam à mesma informação de forma rápida e organizada.
• Apoio ao cumprimento de obrigações legais e contabilísticas, através de um arquivo digital mais estruturado, seguro e fácil de consultar.
• Base para a utilização de inteligência artificial, uma vez que documentos digitalizados, estruturados e integrados permitem automatizar tarefas como leitura de faturas, classificação documental, deteção de inconsistências e criação de relatórios de gestão.

Como fazer a desmaterialização de documentos

Implementar a desmaterialização de documentos exige planeamento e o envolvimento de toda a organização. Siga este passo a passo para garantir o sucesso da transição:

1. Identifique os fluxos de papel

Antes de adotar qualquer tecnologia, faça um levantamento de como a informação circula na sua empresa. Identifique quais são os departamentos que geram e acumulam mais papel no dia a dia — tipicamente, a Contabilidade e os Recursos Humanos são os que apresentam maior margem de otimização.

Um exemplo prático desta auditoria pode consistir em mapear a jornada de um documento, como uma fatura: analise quantas vezes é impressa, quem a assina fisicamente e onde fica arquivada. Ao detetar estes pontos, conseguirá priorizar a transição nas áreas onde o desperdício de tempo e recursos é mais crítico.

2. Implemente a faturação eletrónica

A desmaterialização começa na origem do documento, com a adoção de uma solução de faturação eletrónica. Recorde-se de que não se trata meramente de enviar faturas em PDF por e-mail, mas sim de utilizar um formato estruturado que assegure a conformidade fiscal automática, a assinatura digital qualificada (obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2027) e a integração direta entre sistemas.

Na prática corrente de um negócio, isto significa que quando um fornecedor emite uma fatura eletrónica, o seu sistema recebe os dados automaticamente, valida as regras fiscais sem intervenção humana e regista a despesa na contabilidade. Este automatismo elimina por completo a necessidade de digitação manual e previne a ocorrência de erros de lançamento.

3. Migre para o arquivo digital

A desmaterialização de documentos em Portugal está prevista pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, que regula o processamento e arquivo digital de faturas. A lei permite a substituição do tradicional arquivo em papel pelo digital, desde que sejam garantidas a legibilidade, integridade e autenticidade dos dados.

Deste modo, é necessário adotar um sistema que assegure a conformidade jurídica, impedindo a manipulação dos dados após o arquivo. Ignorar estas regras pode expor o negócio a coimas pesadas em caso de auditoria, pelo que a escolha de ferramentas certificadas é o único caminho para eliminar os arquivos em papel com total garantia legal.

A transição para um arquivo digital representa ganhos imediatos na poupança de recursos e na produtividade. Contudo, deve adotar um arquivo digital legal, para garantir que os documentos digitalizados mantêm a total validade jurídica perante a Autoridade Tributária.

4. Automatize os fluxos de trabalho

Crie circuitos eletrónicos onde a aprovação, validação ou assinatura de documentos (como faturas de fornecedores ou contratos) seja realizada de forma 100% digital. Com sistemas de workflow automatizados, os decisores podem validar processos à distância de um clique, reduzindo os tempos de resposta de dias para minutos.

Imagine, por exemplo, um contrato de prestação de serviços que precisa da aprovação do Diretor Financeiro e da assinatura do CEO. Em vez de o documento circular fisicamente de secretária em secretária, o sistema envia notificações automáticas para os respetivos dispositivos móveis, permitindo-lhes validar e assinar digitalmente o documento em segundos, mesmo que estejam fora do escritório.

5. Forme as equipas e promova a cultura digital

A tecnologia precisa do envolvimento direto das pessoas para que a implementação funcione na prática. Promova sessões de formação, desmistifique a utilização das novas ferramentas e enfatize os benefícios que a eliminação do papel trará para a rotina diária de cada colaborador, consolidando a cultura digital da empresa.

Promova workshops de simulação com a equipa administrativa e financeira: demonstre, passo a passo, como uma fatura digitalizada com assinatura qualificada tem exatamente o mesmo valor legal que o documento físico original. Quando os colaboradores veem o contabilista da empresa a validar e a destruir o papel de forma segura, a barreira psicológica e o “medo” de perder o arquivo físico desaparecem, transformando a resistência inicial numa adoção natural e confiante do novo ecossistema digital.

Desmaterialização de documentos: um passo essencial para empresas mais eficientes

A desmaterialização de documentos é muito mais do que eliminar papel. É uma forma de tornar a informação mais acessível, organizada e integrada nos processos da empresa, reduzindo tarefas manuais, acelerando fluxos de aprovação e reforçando o controlo sobre documentos críticos.

Ao integrar a gestão documental e o arquivo digital nos sistemas de gestão, as empresas conseguem trabalhar com mais rapidez, segurança e conformidade, ao mesmo tempo que criam uma base mais sólida para a automatização e para o uso de inteligência artificial.

As soluções de ERP da Cegid integram nativamente funcionalidades que apoiam a gestão documental e o arquivo digital legal, ajudando as empresas a modernizar processos e a tornar a informação mais simples de consultar, partilhar e gerir.

Saiba mais sobre os ERP Cegid