ERP por subscrição: quais as vantagens e como escolher

Mas quais são, afinal, as vantagens de um ERP por subscrição? E que custos deve uma empresa considerar antes de escolher este modelo?

Porquê escolher um ERP por subscrição?

Um ERP por subscrição funciona através de um pagamento recorrente, geralmente mensal ou anual. Em vez de pagar uma licença de uma só vez, a empresa paga pelo acesso ao software durante o período definido no contrato.

O que está incluído nesse valor depende da solução escolhida. O plano pode abranger diferentes funcionalidades, utilizadores, atualizações ou suporte, por exemplo. Por isso, antes de contratar, é importante perceber exatamente o que está incluído e que serviços têm custos adicionais.

Também convém não confundir subscrição com cloud. A subscrição diz respeito à forma de pagamento do software; a cloud refere-se à forma como o ERP é alojado e disponibilizado. Uma solução pode reunir as duas características, mas são conceitos diferentes.

Quais são as vantagens de um ERP por subscrição?

Num contexto em que as empresas precisam de crescer sem comprometer a sua liquidez, a forma como investem em tecnologia tornou-se uma decisão estratégica. Optar por um ERP em regime de subscrição permite acelerar a transformação digital, reduzir barreiras financeiras e garantir maior flexibilidade para acompanhar a evolução do negócio.

Quais as principais vantagens?

1. Sem investimento inicial elevado

A aquisição de um ERP pode representar um encargo significativo, especialmente quando exige o pagamento antecipado de uma licença. Para uma PME, esse valor pode competir com outros investimentos importantes, como contratação, equipamentos ou expansão da atividade.

Com um ERP por subscrição, o custo do acesso ao software é distribuído ao longo do período contratado. Desta forma, a empresa pode evitar um pagamento inicial elevado pela licença e repartir a despesa ao longo do tempo.

2. Custos previsíveis e maior flexibilidade orçamental

A subscrição permite planear os pagamentos recorrentes com base no valor e nas condições definidos no contrato. Esta previsibilidade pode ajudar a empresa a organizar o orçamento e a acompanhar os custos associados ao software. O preço pode variar em função do número de utilizadores, dos módulos contratados, das integrações ou de serviços adicionais.

3. Atualizações automáticas incluídas

Um ERP precisa de acompanhar as alterações que afetam a atividade da empresa. Mudanças fiscais e legais, novas necessidades operacionais e evolução tecnológica podem exigir atualizações ao sistema.

Com isto reduz-se a necessidade de a empresa gerir diretamente cada atualização e pode facilitar o acesso a melhorias e novas funcionalidades.

4. Escalabilidade sem barreiras desnecessárias

As necessidades de uma empresa raramente permanecem iguais ao longo do tempo. O crescimento da equipa, a abertura de novas unidades, a entrada em novos mercados ou a integração de outros departamentos podem exigir alterações ao sistema de gestão.

Um ERP por subscrição pode facilitar estes ajustes quando o fornecedor disponibiliza planos que permitem acrescentar utilizadores, funcionalidades ou recursos. Assim, a empresa pode adaptar a solução à sua realidade, sem ter de investir de imediato em capacidades que ainda não necessita.

5. Infraestrutura e segurança asseguradas pelo fornecedor

Quando a subscrição está associada a um ERP cloud, a empresa pode reduzir a necessidade de manter servidores próprios e de gerir diretamente a infraestrutura do sistema.

Nas soluções cloud da Cegid, a infraestrutura é gerida por nós. Para a sua empresa, isto significa menos tarefas de manutenção e a possibilidade de aceder ao ERP a partir de diferentes locais e dispositivos, de acordo com as condições do serviço.

Com um ERP por subscrição, o custo do acesso ao software é distribuído ao longo do período contratado. Desta forma, a empresa pode evitar um pagamento inicial elevado pela licença e repartir a despesa ao longo do tempo.

A subscrição acelera o ROI de um ERP, sabia?

A subscrição, por si só, não garante um retorno mais rápido. No entanto, ao distribuir o custo do software ao longo do tempo, pode deixar mais recursos disponíveis para outras áreas do projeto.

Por exemplo, em vez de concentrar uma parte significativa do investimento na licença, a sua empresa pode destinar recursos à formação das equipas, à reorganização de processos ou até à integração com outros sistemas.

Nas soluções Cloud por subscrição, a gestão da infraestrutura pela Cegid pode ainda reduzir o trabalho interno relacionado com servidores e manutenção tecnológica.

Para perceber se o ERP está realmente a trazer resultados, pode acompanhar indicadores como:

• Tempo gasto em tarefas administrativas e operações manuais;
• Número de erros e casos de informação duplicada;
• Tempo necessário para consultar dados financeiros e operacionais;
• Custos de manutenção e gestão tecnológica;
• Volume de operações que a equipa consegue processar com os mesmos recursos.

Como preparar a empresa para implementar um ERP por subscrição?

A subscrição pode simplificar a forma como a empresa investe no software, mas não dispensa o planeamento da implementação. Antes de escolher uma solução, há alguns pontos que deve esclarecer.

1. Identificar os processos que precisam de melhorar

Comece por perceber quais são os principais desafios de gestão. A informação financeira está dispersa por várias ferramentas? O controlo de stocks exige demasiado trabalho manual? Existem dificuldades na articulação entre vendas, compras e contabilidade?

Este levantamento ajuda a identificar as áreas que o ERP deve integrar e evita escolher uma solução com funcionalidades que não respondem a uma necessidade concreta.

2. Definir utilizadores e funcionalidades

O número de pessoas que vão utilizar o ERP e as áreas abrangidas influenciam a escolha do plano e o custo da subscrição.

Considere as necessidades atuais, mas também as alterações previstas para os próximos anos. Um plano adequado à dimensão da empresa hoje pode deixar de o ser quando a equipa crescer ou forem integrados novos processos.

3. Calcular o custo total do ERP

O valor mensal ou anual da subscrição é apenas uma parte do investimento. Para ter uma estimativa realista, inclua os custos de implementação, migração de dados, formação, integrações e eventuais serviços adicionais.

Confirme também as condições de renovação, os limites do plano e os custos associados a alterações futuras. Com esta análise consegue comparar soluções com base no custo total de utilização, e não apenas no preço anunciado.

4. Avaliar as integrações e a migração de dados

Um ERP deve funcionar com os sistemas de que a empresa já depende, sempre que essa integração seja necessária. Antes da implementação, identifique as aplicações que precisam de comunicar com o novo sistema e confirme se é possível estabelecer essas ligações.

A migração de dados também merece atenção. Defina que informação será transferida, como será validada e quem ficará responsável por essa tarefa.

5. Preparar a equipa para a mudança

A implementação de um ERP altera, muitas vezes, a forma como as pessoas executam determinadas tarefas e partilham informação. Envolva as pessoas que vão utilizar o sistema desde o início, explique os objetivos do projeto e planeie a formação necessária.

Uma subscrição ajustada às necessidades da empresa, com os ERP da Cegid

Os ERP da Cegid são comercializados em modelo de subscrição e estão disponíveis em diferentes planos, com funcionalidades distintas. Entre as áreas disponíveis estão a gestão financeira, vendas, compras e stocks, que podem ser ajustadas às necessidades da sua empresa.

O Cegid Pulse acrescenta funcionalidades de inteligência artificial ao ERP, com agentes inteligentes que estão a revolucionar a forma de trabalhar com o ERP. Permitem conversar com os dados em qualquer lugar, executar tarefas e tomar decisões com visão de futuro. Uma nova era de soluções de ERP que já está a mudar o dia a dia de muitas empresas, num mercado cada vez mais digital e exigente.