Autofaturação: o que é, funcionamento e como comunicar sem esforço

A autofaturação é uma forma simples de tornar o processo de faturação mais ágil, sobretudo quando existem relações comerciais recorrentes entre empresas. Em vez de ser o fornecedor a emitir a fatura, é o cliente que o faz em seu nome, desde que exista acordo entre ambas as partes e sejam cumpridas as regras legais aplicáveis.

Este mecanismo pode ajudar a reduzir atrasos, evitar erros de comunicação e facilitar a gestão administrativa, mas também levanta algumas questões importantes: quem é responsável pela fatura? Que requisitos têm de ser cumpridos? E em que situações faz realmente sentido recorrer à autofaturação?

 

O que é a autofaturação?

A autofaturação é um regime de faturação em que a fatura é emitida pelo adquirente dos bens ou serviços, em nome do fornecedor. Ou seja, em vez de ser a empresa fornecedora a emitir a fatura pelas vendas realizadas, essa responsabilidade é assumida pela empresa compradora, mediante acordo entre ambas as partes.

Este modelo é utilizado sobretudo em relações comerciais contínuas ou com elevado volume de operações, onde a automatização do processo permite reduzir tarefas administrativas, acelerar a emissão de documentos e minimizar erros de faturação.

Por exemplo, imagine uma cadeia de supermercados que compra regularmente produtos frescos a vários produtores locais. Em vez de cada produtor emitir uma fatura por cada entrega, o supermercado pode emitir a fatura em nome do fornecedor, com base nas quantidades recebidas e nos preços acordados. Isto simplifica o processo, sobretudo quando existem muitas entregas ao longo do mês.

Outro caso comum pode acontecer numa empresa que trabalha com vários prestadores de serviços recorrentes, como transportadores, distribuidores ou freelancers. Se os valores forem calculados com base em serviços prestados, quilómetros percorridos, horas trabalhadas ou comissões, a empresa cliente pode emitir a fatura em nome do fornecedor, desde que exista acordo prévio.

A autofaturação também pode ser útil em plataformas ou marketplaces, onde existem muitos vendedores ou parceiros a receber pagamentos através da mesma entidade. Nestes casos, a plataforma pode emitir as faturas em nome dos vendedores, garantindo maior uniformização, menos atrasos e um processo administrativo mais simples.

 

Como funciona a autofaturação?

O regime da autofaturação está sujeito a regras específicas previstas no n.º 11 do artigo 36.º do Código do IVA (CIVA), que definem as condições necessárias para que as faturas emitidas tenham validade fiscal. Na prática, existem três requisitos essenciais.

1. Existência de um acordo prévio escrito

Antes de iniciar um processo de autofaturação, tem de existir um acordo formal entre a empresa adquirente e o fornecedor. Esse acordo deve ser feito por escrito e deixar claro que as faturas passarão a ser emitidas pelo adquirente, em nome e por conta do fornecedor.

2. O fornecedor tem de conhecer e aceitar as faturas emitidas

Mesmo sendo a empresa adquirente a emitir as faturas, o fornecedor continua a ter de validar o conteúdo desses documentos. É necessário conseguir provar que o fornecedor tomou conhecimento das faturas emitidas em seu nome e aceitou a informação nelas incluída.

Na prática, isto significa que devem existir mecanismos de controlo e validação, especialmente quando o processo é automatizado através de sistemas de gestão ou ERP.

3. A fatura deve incluir a menção “autofaturação”

Todas as faturas emitidas neste regime devem conter, de forma explícita, a expressão “autofaturação”. Esta indicação é obrigatória porque identifica imediatamente o tipo de documento em causa e demonstra que a emissão foi realizada ao abrigo deste regime específico previsto na lei.

4. Utilização de séries de faturação próprias e com numeração sequencial

Quando o fornecedor é sujeito passivo de IVA, deve existir uma série única dedicada à autofaturação, com numeração sequencial própria, para cada fornecedor. Nos casos em que o fornecedor não seja sujeito passivo de IVA, também é obrigatória a utilização de uma série específica, mas, neste caso, pode ser utilizada uma série única para todos os fornecedores.

 

Que elementos contém uma fatura de autofaturação?

Uma fatura emitida em regime de autofaturação tem de cumprir praticamente os mesmos requisitos de uma fatura tradicional. A diferença está no facto de ser emitida pela empresa adquirente, em nome e por conta do fornecedor. Do ponto de vista legal e fiscal, continua a ser um documento de faturação válido e sujeito às mesmas obrigações.

Por isso, a fatura deve incluir:

• Identificação do fornecedor e da empresa adquirente;
• Número de identificação fiscal (NIF) de ambas as partes;
• Data de emissão da fatura;
• Descrição dos bens vendidos ou serviços prestados;
• Quantidades e valores associados;
• Taxas de IVA aplicáveis;
• Valor líquido, montante do IVA e valor total da operação.

Além destes elementos habituais, existem duas informações específicas que não podem faltar numa fatura de autofaturação.

A primeira é a menção explícita de “autofaturação”, que identifica claramente o regime aplicado ao documento. A segunda é o número de identificação fiscal da entidade adquirente que emitiu a fatura.

 

Que negócios podem ser abrangidos pelo regime de autofaturação?

A autofaturação é muitas vezes utilizada em setores onde existe um elevado volume de transações, relações comerciais recorrentes ou situações em que o fornecedor não dispõe de uma estrutura administrativa preparada para emitir faturas de forma regular e eficiente.

Na prática, este regime pode aplicar-se a diferentes tipos de negócios. É comum em cadeias de retalho que compram produtos a pequenos produtores, empresas de distribuição que trabalham com vários transportadores, plataformas digitais ou marketplaces com muitos vendedores, cooperativas agrícolas que compram produção aos seus associados, ou empresas que recorrem regularmente a prestadores de serviços externos. Em todos estes casos, a autofaturação pode ajudar a simplificar processos, reduzir atrasos na emissão de documentos e garantir maior uniformidade na faturação.

 

Como comunicar faturas de autofaturação?

Mesmo quando a fatura é emitida pela empresa adquirente, a obrigação de comunicação das faturas à Autoridade Tributária (AT) continua a existir. Por isso, é essencial garantir que os documentos emitidos em regime de autofaturação sejam corretamente integrados nos sistemas contabilísticos e comunicados dentro dos prazos legais. Na prática, o fornecedor pode comunicar estas faturas à AT através de duas formas.

Ficheiro SAF-T (PT) de faturação

Uma das opções mais comuns é a comunicação através do ficheiro SAF-T (PT), gerado pelo software de faturação ou sistema ERP utilizado pela empresa. Este ficheiro reúne a informação das faturas emitidas (incluindo documentos em regime de autofaturação) e é enviado mensalmente à Autoridade Tributária.

Webservice da Autoridade Tributária

Outra possibilidade é a comunicação direta através do webservice da AT. Neste caso, os dados das faturas são enviados automaticamente a partir do software de faturação, sem necessidade de submissão manual de ficheiros. Esta opção é especialmente vantajosa para empresas com grande volume de documentos, já que reduz tarefas operacionais e diminui o risco de falhas ou atrasos na comunicação fiscal.

 

Quem tem de comunicar a autofaturação à AT?

Caso opte pela comunicação através do ficheiro SAF-T, cabe à empresa adquirente (responsável pela emissão das autofaturas) gerar esse ficheiro com os dados fiscais do fornecedor e disponibilizá-lo posteriormente.

Depois disso, cabe ao fornecedor submeter esse ficheiro no Portal das Finanças, cumprindo assim a obrigação legal de comunicação das faturas à AT. Embora a emissão seja feita por outra entidade, a submissão do ficheiro continua a estar do lado do fornecedor.

Se a comunicação for feita através do webservice da Autoridade Tributária, o processo torna-se mais automatizado. A empresa que emite as autofaturas pode comunicar diretamente os dados das faturas à AT, em nome do fornecedor. Para isso, o fornecedor deve criar previamente um subutilizador no Portal das Finanças e atribuir permissões específicas para essa comunicação.

 

Simplifique a autofaturação com a tecnologia certa

Para que a autofaturação funcione sem falhas, é essencial garantir conformidade fiscal, integração entre sistemas e automatização dos processos de faturação e comunicação à AT. Quando estes processos estão suportados pela tecnologia adequada, a gestão da autofaturação torna-se simples, mesmo em contextos de elevado volume.

Com o software de gestão empresarial Cegid, a sua empresa consegue gerir processos de autofaturação de forma simples, segura e em total conformidade com a legislação. Pode ainda utilizar uma solução de faturação eletrónica integrada no ERP Cegid e acelerar todos os processos administrativos relacionados com os processos de faturação.