Como as folhas de cálculo geram derrapagem orçamental

Na construção civil, entregar uma obra dentro do prazo e cumprir as expectativas do cliente deveria significar que o projeto foi bem-sucedido. Mas, para muitas empresas de construção, o verdadeiro resultado só aparece quando chegam as contas finais: a obra foi concluída, mas a margem esperada ficou pelo caminho. A razão está muitas vezes na derrapagem orçamental.

Pequenos desvios no preço dos materiais, horas extra de mão de obra, alterações ao planeamento ou custos adicionais com subempreitadas podem parecer pouco relevantes no início. No entanto, quando não são identificados a tempo, acumulam-se e acabam por comprometer a rentabilidade do projeto. Durante anos, a solução para estes problemas eram folhas de cálculo.

É certo que um Excel ou Google Sheets de custo de obra poder ser útil para as estimativas iniciais, mas mostra-se limitada quando é necessário acompanhar dezenas de variáveis em simultâneo, ter várias equipas a atualizar valores e registar despesas, e perceber se o projeto continua dentro do orçamento definido. Descubra como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a manter o controlo dos custos, a antecipar desvios e a tomar decisões mais informadas ao longo de cada projeto.

O que é a derrapagem de custos numa obra?

A derrapagem de custos ocorre quando o custo real de uma obra ultrapassa o orçamento inicialmente previsto. Esta situação pode resultar de vários fatores, como alterações no preço dos materiais, custos adicionais de mão de obra, atrasos na execução, erros de estimativa ou falta de acompanhamento financeiro ao longo do projeto.

Folha de cálculo vs. software para orçamento de obras: principais diferenças

Quais são as principais diferenças entre estas duas soluções? E qual o impacto na gestão da obra? A tabela seguinte mostra como cada abordagem responde aos principais desafios do dia a dia.

Os preços mudam. Como evitar perder margem na obra?

A elaboração de um orçamento de obra depende da precisão dos valores considerados na fase inicial do projeto. Porém, no setor da construção, os preços dos materiais, equipamentos e serviços podem sofrer alterações significativas ao longo do tempo, afetando diretamente a margem prevista.

Quando a gestão dos orçamentos de obras é feita através de uma folha de cálculo, a atualização destes dados depende de processos manuais. O responsável pelo orçamento precisa de consultar tabelas de preços, atualizar  os valores constantemente e garantir que todos os ficheiros utilizados pela equipa correspondem à versão mais recente. Em projetos com centenas de referências, este processo aumenta o risco de erros e de decisões baseadas em informação desatualizada.

Além disso, quando existe um intervalo entre a apresentação da proposta e o início da execução, os valores inicialmente considerados podem já não refletir o verdadeiro custo de obra.

É precisamente para responder a este desafio que um  software para orçamento de obras integrado num ERP permite centralizar catálogos de materiais, fornecedores e bases de custos. Desta forma, as empresas conseguem obter estimativas mais rigorosas, acompanhar as alterações de preços e perceber antecipadamente quais são os fatores que podem provocar uma derrapagem orçamental.

Riscos de gerir orçamentos de obras em Excel

Um orçamento de obra raramente fica igual do início ao fim do projeto. Um fornecedor altera o preço de um material, surge uma nova subempreitada, é necessário rever quantidades ou ajustar prazos. Sempre que isto acontece, alguém precisa de atualizar a folha de cálculo e garantir que toda a equipa continua a trabalhar sobre a versão correta.

É aqui que começam muitos dos problemas. Basta uma fórmula alterada por engano, um ficheiro enviado antes da última atualização ou uma quantidade registada incorretamente para que o orçamento deixe de refletir a realidade. Como estes erros nem sempre são imediatamente visíveis, é frequente só serem descobertos quando os custos reais já ultrapassaram o previsto.

Ao contrário das folhas de cálculo , um ERP para construção civil reduz este risco ao centralizar toda a informação numa única plataforma. Em vez de depender de vários ficheiros e atualizações manuais, as equipas passam a trabalhar sobre dados consistentes e atualizados. Desta forma, é mais fácil controlar os custos e tomar decisões com mais confiança ao longo da obra.

Como identificar desvios no orçamento da obra antes que seja tarde

Numa obra, o tempo de resposta é determinante para proteger a rentabilidade do projeto. Um desvio identificado numa fase inicial ainda pode ser corrigido através de ajustes no planeamento, na reorganização de recursos ou na renegociação de custos. Contudo, quando essa informação chega demasiado tarde, a capacidade de corrigir o problema fica bastante limitada.

Quando o acompanhamento financeiro é feito manualmente, através de folhas de cálculo atualizadas de forma periódica, existe um desfasamento entre a realidade do estaleiro e a informação disponível para a gestão. Os custos reais de materiais, mão de obra, compras ou subempreitadas podem continuar a acumular-se sem que os responsáveis pelo projeto tenham uma visão atualizada do impacto no orçamento.

Este atraso dificulta a identificação de uma derrapagem de custos enquanto ainda é possível agir. Um projeto que aparentava estar dentro do previsto pode revelar, apenas numa análise posterior, que ultrapassou significativamente o orçamento definido e comprometeu a margem esperada.

Então, qual é a vantagem de um software para orçamento de obras? Neste caso, permite acompanhar a evolução financeira do projeto com maior rapidez ao cruzar os valores previstos com os custos efetivamente registados. Através de indicadores e alertas, os gestores conseguem identificar desvios no custo de obra atempadamente e tomar decisões mais informadas para manter o projeto dentro dos objetivos definidos.

O que acontece quando cada equipa trabalha com informação diferente?

São várias as equipas que diariamente contribuem para a execução de um projeto de obra. O estaleiro acompanha o progresso dos trabalhos, o departamento de compras gere encomendas e fornecedores, enquanto o escritório controla o orçamento, a faturação e o planeamento. Quando cada área trabalha com informação diferente, aumenta o risco de decisões desfasadas da realidade.

Nas empresas que dependem de folhas de cálculo e da troca de ficheiros por email, é comum existirem versões diferentes da mesma informação. Um auto de medição pode ainda não ter sido refletido no orçamento, uma fatura pode estar por validar ou uma alteração ao planeamento pode não ter chegado a todas as equipas. Esta falta de sincronização dificulta o acompanhamento do projeto e pode contribuir para novas derrapagens de custos.

Uma gestão integrada permite que a informação seja atualizada e partilhada entre os diferentes departamentos à medida que o projeto evolui. Desta forma, autos de medição, compras, faturação e planeamento deixam de funcionar como processos isolados e passam a refletir a realidade da obra de forma consistente.

Cegid: um ERP para controlar custos e reduzir derrapagens nas obras

Depois de analisar as limitações das folhas de cálculo, é evidente a importância de reunir a informação financeira, operacional e administrativa numa única plataforma para acompanhar a evolução dos custos e agir rapidamente perante qualquer desvio.

O ERP para Construção Civil da Cegid foi desenvolvido para responder a estes desafios: centraliza todas as fases do projeto, desde a preparação dos orçamentos de obras até ao controlo financeiro e à análise da rentabilidade. Numa única solução, é possível gerir concursos, materiais, aprovisionamentos, subempreitadas, autos de medição, planeamento e execução. Como resultado, reduzem-se as tarefas manuais e melhora-se a comunicação entre equipas.

Além de apoiar a elaboração de estimativas de custo de obra mais rigorosas, o ERP disponibiliza informação atualizada que ajuda a acompanhar a evolução financeira de cada projeto, bem como a identificar desvios atempadamente e tomar decisões com base em dados consistentes. Desta forma, consegue manter uma visão global da obra e reduzir o risco de derrapagens que comprometem a rentabilidade.

Cegid, ao seu lado para um maior controlo dos custos de obra

Com um software de gestão para construção civil integrado num ERP é possível acompanhar a evolução financeira dos projetos de obra em tempo real, melhorar a colaboração entre equipas e tomar decisões mais informadas.

Descubra agora como evitar derrapagens na sua próxima obra.