Conferir mercadoria: como o fazer, ferramentas e erros a evitar

Em 2019, a Asos era uma das marcas mais promissoras do e-commerce do mundo. Com clientes em vários continentes e preços difíceis de bater, parecia ter tudo para continuar a crescer.

Nada fazia prever a crise que se abateu sobre eles nesse ano. O sistema de gestão de armazém, que deveria controlar as entradas e saídas de produtos estava a falhar: as encomendas eram enviadas, mas novos artigos, reposições e devoluções não estavam a ser registados. Durante semanas, a empresa operou sem saber ao certo o que tinha realmente disponível.

O impacto foi imediato. Clientes na Alemanha, França e EUA começaram a encontrar artigos esgotados sem motivo aparente. A Asos demorou meses a identificar e corrigir um erro de cerca de 30 milhões de dólares. Tudo porque a conferência de mercadoria (um processo que parece simples) não estava a acontecer como devia.

Este é um exemplo claro de como falhas no controlo de mercadoria podem comprometer a confiança do cliente e abalar profundamente a performance de uma empresa.

Descubra exatamente o que é este processo, como deve ser feita a conferência de mercadoria e como o software certo pode fazer a diferença.

Conferir mercadoria: o que é exatamente

Conferir mercadoria é muito mais do que “dar entrada” a produtos. É o processo de verificar se tudo o que chega ao armazém corresponde ao que foi encomendado: quantidades, qualidade, prazos e até a integridade das embalagens.

Na prática, significa responder a perguntas críticas:

• A quantidade recebida corresponde à nota de encomenda?
• Há diferenças entre o que o fornecedor enviou e o que foi pedido?
• O que foi devolvido por clientes está a ser devidamente registado no sistema?
• O stock atualizado reflete, em tempo real, o que está realmente no armazém?

Se a conferência de mercadoria não for bem feita, instala-se um efeito dominó que vai do armazém até ao cliente final. É por isso que este passo funciona como um verdadeiro “ponto de controlo de qualidade” para todo o negócio.

Vantagens de conferir a mercadoria

Conferir mercadoria pode parecer uma tarefa puramente administrativa, mas tem várias vantagens quando feita corretamente e de forma eficiente.

Mantém o stock correto

Quantas vezes um produto desaparece do stock “sem explicação”? Uma conferência rigorosa garante que cada entrada está devidamente registada e evita surpresas no inventário que podem impedir vendas.

Reduz custos invisíveis

Pequenos erros acumulados acabam por pesar (mercadorias perdidas, devoluções, trabalho a dobrar). Uma conferência cuidada corta estas perdas silenciosas e mantém as margens mais saudáveis.

Melhora a fluidez da produção

Se a receção for bem feita, o resto da cadeia funciona melhor: arrumação rápida, distribuição sem tropeços e equipas a trabalhar com clareza em vez de correr atrás do prejuízo.

Como organizar a zona de receção?

O primeiro passo para melhorar a conferência dos produtos é trabalhar a zona de receção. Esta área deve estar preparada para receber, separar, identificar e registar os produtos que chegam.

Defina fluxos de entrada

A receção deve ter percursos bem delineados para camiões, paletes e mercadorias. A falta de um fluxo definido aumenta riscos de colisões, perdas de tempo e confusões sobre o que já foi ou não registado.

Separe zonas de descarga e de conferência

Tenha uma área exclusiva para retirar mercadoria dos veículos e outra, mais controlada, para conferir quantidades, qualidade e documentação.

Identifique áreas de quarentena

Nem tudo o que chega está em boas condições. Ter uma zona própria para produtos danificados, devoluções ou itens em dúvida evita que entrem prematuramente no stock disponível e distorçam os registos.

Invista em sinalização e etiquetagem

Etiquetas, placas e códigos de cores ajudam a equipa a saber rapidamente o que é prioritário, o que precisa de verificação adicional e o que já foi conferido.

Integre a tecnologia desde o início

Dispositivos móveis, leitores de código de barras e tablets podem acelerar o registo e reduzir falhas manuais. Quanto mais cedo os dados entram no sistema, mais fiável será o stock.

Métodos para conferir mercadoria

A forma de conferir mercadoria depende do volume, do tipo de produto e da criticidade do fornecedor. Estes são os principais métodos.

Conferência a 100%

Este é o método mais direto: cada item é conferido, tanto em quantidade como em qualidade. É essencial para produtos de alto valor, de risco elevado ou em fornecedores novos, onde a margem de erro tem impacto crítico. A desvantagem está no tempo e recursos que exige, sobretudo em grandes volumes.

Conferência por amostragem

Em vez de verificar toda a mercadoria, seleciona-se uma parte representativa do lote para análise. É um método mais rápido e económico, mas requer critérios bem definidos para não comprometer a fiabilidade.

Estes são os tipos de amostragem mais comuns:

• Amostragem aleatória: escolhem-se itens de forma aleatória para verificar. Boa opção quando o histórico do fornecedor é sólido.
• Amostragem sistemática: conferem-se itens seguindo uma regra fixa, como um em cada dez. Reduz riscos de enviesamento e acelera o processo.
• Amostragem dirigida: foca-se em produtos mais críticos ou suscetíveis a falhas, como peças frágeis ou com histórico de não conformidades.

Conferência por fornecedor

Alguns fornecedores exigem atenção especial. Quando o histórico mostra falhas recorrentes, a conferência deve ser reforçada (idealmente a 100%). Já para fornecedores estratégicos e de confiança, a amostragem pode ser suficiente.

Conferência baseada no tipo de produto

Produtos alimentares, farmacêuticos ou tecnológicos de precisão exigem maior rigor, enquanto materiais de baixo valor ou de reposição simples podem ser conferidos por amostragem.

Conferência apoiada por tecnologia

Os leitores de códigos de barras, RFID ou sistemas de visão artificial podem substituir parte da conferência manual. Além de acelerar o processo, reduzem lapsos e criam um registo digital imediato.

Que tipos de etiquetas precisa?

As etiquetas são importantes para a rastreabilidade, rapidez na conferência e uma gestão eficiente de stocks.

Etiquetas de fornecedor

Estas etiquetas vêm aplicadas pelo próprio fornecedor e acompanham a mercadoria desde a origem. O seu papel é identificar o artigo tal como foi enviado.

Devem incluir, no mínimo:

• Nome ou código do fornecedor
• Referência do artigo (SKU ou código interno)
• Quantidade enviada por embalagem
• Lote ou número de série, se aplicável
• Data de produção ou validade (fundamental em alimentos, fármacos e cosméticos)

Quando são úteis: aceleram o processo de conferência inicial, especialmente se forem padronizadas. Mas atenção: a informação é a que o fornecedor decidiu colocar, e pode não estar sempre alinhada com os sistemas internos da empresa.

Etiquetas de receção

Estas são criadas pela empresa no momento em que a mercadoria entra no armazém. Funcionam como “passaporte interno” do artigo, para assegurar o registo de acordo com o sistema de gestão da organização.

Devem incluir:

• Código interno do artigo (SKU da empresa)
• Quantidade registada no sistema no momento da receção
• Localização de armazenamento (prateleira, corredor, armazém)
• Data de entrada em armazém
• Código de barras ou RFID para leitura rápida

Quando são essenciais: sempre que a empresa precisa de garantir rastreabilidade interna e uniformizar informação, mesmo que receba mercadoria de vários fornecedores diferentes.

Etiquetas combinadas

Algumas empresas optam por integrar a informação do fornecedor com a etiqueta de receção, criando um sistema híbrido. É uma boa prática quando existe uma parceria de longo prazo com fornecedores, já que reduz redundâncias e acelera processos.

KPIs fundamentais para a conferência de mercadoria

Acompanhar as métricas certas permite perceber se a receção está a funcionar de forma eficaz e se os fornecedores estão a cumprir o esperado.

1. Percentagem de conformidade na receção

Mede a proporção de entregas recebidas sem divergências entre o que foi encomendado e o que chegou.

Fórmula: (Entregas corretas / Total de entregas) x 100

2. Taxa de divergência de quantidades

Avalia quantas vezes a quantidade recebida não corresponde à quantidade pedida.

Fórmula: (Número de encomendas com divergência / Total de encomendas) x 100

3. Tempo médio de conferência

Mede o tempo gasto desde a chegada da mercadoria até ao fecho do processo de conferência.

Fórmula: Soma do tempo de conferência / Número total de receções

4. Percentagem de danos na receção

Indica a proporção de artigos recebidos danificados em relação ao total.

Fórmula: (Unidades danificadas / Unidades recebidas) x 100

Passo a passo para receber e conferir mercadoria

Estes são os principais passos a considerar.

1. Valide os documentos à chegada

Compare a guia de remessa e a encomenda no sistema. Registe a hora de chegada e n.º do veículo.

2. Faça uma inspeção rápida no cais

Antes de abrir caixas, é preciso perceber se o que chega está em condições. Verifique a integridade de embalagens, humidade, temperatura (se aplicável) e estragos visíveis. Em caso de suspeita, mova para quarentena.

3. Identifique e etiquete corretamente

Cada caixa ou palete deve “contar a sua história”. Leia ou associe códigos de barras ou RFID. Imprima as etiquetas em falta e garanta a rastreabilidade.

4. Faça o controlo de qualidade

A mercadoria pode ter passado na quantidade, mas falhar na qualidade. Faça checks acordados: peso, medidas, amostras. Valide datas e aplique FIFO / FEFO.

5. Trate as discrepâncias na hora

Resolver as discrepâncias no momento evita perdas e inventário desalinhado. Estas são algumas das mais comuns:

• Quantidade a menos. Registe a diferença e bloqueie a encomenda parcial. Informe imediatamente o departamento de compras para que avalie a reposição, nota de crédito ou ajuste do pedido.
• Quantidade a mais. Não deixe entrar automaticamente em stock. Registe a ocorrência e valide com as compras se o extra pode ser aceite ou se deve ser devolvido.
• Produto errado. Bloqueie a receção, identifique com etiqueta de “não conforme” e comunique às compras. Dependendo da urgência, pode ser necessário acionar um envio expresso do artigo correto.
• Danos visíveis no transporte. Isole a mercadoria imediatamente. Registe com fotos e especifique na guia de transporte antes de assinar. Contacte o transportador e o fornecedor para reclamar.
• Diferenças de lote ou validade. Registe a não conformidade e bloqueie a entrada até haver decisão de compras/qualidade.
• Etiquetas incorretas ou ausência de etiquetas. Crie etiquetas provisórias internas, mas nunca dê entrada definitiva sem validação.

6. Dê entrada no sistema

Se não está no sistema, não existe para quem planeia ou vende. Rececione a encomenda no ERP/WMS. Feche a tarefa para tornar o stock visível.

Software de conferência de mercadoria: porque é importante

Caixas mal contadas, etiquetas trocadas, falhas de comunicação entre equipas. Um sistema digital muda radicalmente este cenário.

• Receção automatizada: cada palete ou caixa é registada, com leitura de códigos de barras ou RFID, sem erros humanos e sem perdas.
• Conferência guiada: o sistema compara automaticamente o que chega com a encomenda prevista, sinalizando divergências no momento e permitindo ações corretivas imediatas.
• Arrumação inteligente: orienta o put-away segundo regras definidas (peso, tipo de produto, rotatividade), tornando o armazém mais organizado e o picking mais rápido.
• Rastreabilidade total: cada item é monitorizado desde a receção até à expedição, o que permite consultas rápidas, relatórios ao detalhe e melhores decisões.
• Integração com a operação: o stock atualizado em tempo real comunica com compras, vendas e planeamento, o que alinha a cadeia logística.