Canais de denúncia: obrigações legais e como implementar nas empresas

O que são canais de denúncia?

Os canais de denúncia são mecanismos formais que permitem a colaboradores, fornecedores, clientes ou outras entidades externas reportar situações de incumprimento legal, irregularidades ou comportamentos inadequados dentro de uma organização.

Em termos simples, estes canais permitem receber, gerir e tratar denúncias de forma estruturada dentro da organização.

 

Canal de denúncias: legislação

Para estarem em conformidade com a lei em vigor, os canais de denúncia das empresas devem assegurar:

• Acesso fácil e seguro para trabalhadores e outros potenciais denunciantes;
• Confidencialidade total da identidade do denunciante em todas as fases do processo;
• Possibilidade de apresentação anónima e proteção contra qualquer forma de retaliação;
• Designação de responsáveis independentes para o tratamento das denúncias;
• Prazos definidos para a confirmação de receção e resposta;
• Registo estruturado, íntegro e rastreável de todas as comunicações;
• Mecanismos que impeçam o acesso por pessoas não autorizadas;
• Política de denúncias formalizada e publicamente acessível.

 

Quem está obrigado a implementar canais de denúncia?

A Lei n.º 93/2021, que transpõe a Diretiva (UE) 2019/1937, estabelece a obrigatoriedade de implementação de canais de denúncia em Portugal para empresas com 50 ou mais trabalhadores, bem como para entidades do setor público e organizações que operem em setores regulados ou de maior risco.

Estas organizações devem assegurar a existência de um canal interno que permita a comunicação de infrações de forma segura, confidencial e em conformidade com os requisitos legais, incluindo o RGPD.

Os canais de denúncia podem ser implementados internamente ou através de fornecedores externos, desde que garantam os requisitos de confidencialidade, integridade da informação e gestão adequada das denúncias.

O incumprimento destas obrigações pode originar contraordenações, com coimas que podem atingir valores até 250.000€, dependendo da gravidade da infração.

 

Porque falham os canais de denúncias

Apesar de não ser um processo complexo do ponto de vista conceptual, muitas organizações têm dificuldade em operacionalizar, nomeadamente ao nível de:

• Gestão manual de denúncias através de email com perda de controlo e visibilidade do processo;
• Falta de rastreabilidade e dificuldade no cumprimento de prazos legais;
• Risco de exposição de dados sensíveis e da identidade dos denunciantes;
• Ausência de fluxos de trabalho bem definidos para validação, investigação e tratamento;
• Dificuldade em garantir anonimato efetivo em soluções não estruturadas;
• Pouca integração entre departamentos como RH, compliance e gestão.

 

Como implementar um canal de denúncias interno numa organização

Mais do que disponibilizar um mecanismo de reporte, é necessário garantir que existe um processo bem definido, seguro e rastreável, capaz de responder às exigências legais e integrar-se na realidade operacional da empresa.

Na prática, a implementação deve seguir uma abordagem faseada, que assegure controlo, transparência e facilidade de utilização por parte de todos os intervenientes.

1. Definir uma política interna

O primeiro passo consiste em estabelecer uma política de denúncias bem definida, que enquadre todo o processo. Esta política deve especificar o tipo de situações que podem ser reportadas, quem pode submeter denúncias, quem é responsável pelo tratamento e acompanhamento dos casos e, ainda, quais são os prazos de resposta e comunicação e como é garantida a confidencialidade e proteção do denunciante.

2. Garantir acessibilidade e segurança do canal

O canal deve ser fácil de utilizar e acessível a todos os potenciais denunciantes, internos ou externos. Ao mesmo tempo, deve garantir elevados níveis de segurança e confiança no processo, nomeadamente através de mecanismos de proteção da identidade do denunciante e controlo rigoroso de acessos.

3. Estruturar o processo de gestão das denúncias

Depois de recebido um reporte, é importante que exista um fluxo de tratamento da informação bem definido e consistente ao longo de todo o processo.

Este workflow deve garantir rastreabilidade total e permitir o acompanhamento de cada caso desde a receção até ao seu encerramento.

As etapas devem incluir:

1. Receção e registo da denúncia;
2. Validação inicial da informação;
3. Análise e investigação interna;
4. Comunicação com o denunciante, quando aplicável;
5. Resolução e encerramento do processo.

4. Assegurar a conformidade com o RGPD e requisitos legais

O tratamento das denúncias envolve frequentemente dados sensíveis, pelo que a conformidade com o RGPD e com a legislação aplicável é obrigatória.

Para isso, terá de haver controlo de acessos por perfil de utilizador, minimizar a recolha de dados pessoais, um registo estruturado de todas as ações realizadas e também a proteção contínua da identidade do denunciante.

5. Apoiar o processo com software de canal de denúncias

Uma vez que a gestão de um canal de denúncia envolve determinados requisitos de segurança, dificilmente conseguirá que estes sejam assegurados de forma eficiente através de processos manuais.

Por isso, a utilização de um software de canal de denúncias torna-se um fator crítico para garantir a conformidade legal e a eficiência operacional do processo.

Neste contexto, a solução de gestão de tempo Cegid Visualtime permite estruturar um canal de denúncias interno e externo, acessível a colaboradores, fornecedores, clientes e parceiros, com o objetivo de assegurar um circuito totalmente controlado e confidencial.

Entre as principais capacidades da solução, destacam-se:

• Submissão segura e simples de denúncias através de um portal dedicado;
• Garantia de confidencialidade e possibilidade de anonimato;
• Gestão centralizada das denúncias com controlo de acessos;
• Acompanhamento estruturado do ciclo completo de cada caso;
• Comunicação bidirecional segura, mesmo em denúncias anónimas;
• Rastreabilidade total de todas as ações realizadas no sistema;
• Suporte ao cumprimento da Lei n.º 93/2021 e da Diretiva (UE) 2019/1937.

 

Cegid, ao seu lado na implementação de canais de denúncia

Num contexto em que as exigências de compliance, transparência e proteção de dados são cada vez maiores, garantir a implementação de um canal de denúncia eficaz tem de ser uma prioridade para as organizações.

Soluções como o Cegid Visualtime ajudam a implementar canais de denúncia seguros, estruturados e alinhados com os requisitos da legislação em vigor.

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