Digitalização das folhas de pagamento: desafios e soluções

1. Quando preciso de digitalizar a gestão das folhas de pagamento?
2. Quais são as vantagens de um software de processamento de folhas de pagamento?
3. O que é que uma solução completa de folhas de pagamento tem de incluir?
4. Porque é importante o tratamento de dados?
5. Como é que o software de processamento de folhas de pagamento influencia a produtividade?
6. Quais as últimas tendências na gestão de folhas de pagamento?

A folha de pagamento é uma das áreas mais críticas nas empresas.

Por um lado, representa a maior despesa mensal para a empresa e, por outro lado, um desfasamento pode afetar diretamente um grande número de empregados.
Historicamente, os departamentos de Recursos Humanos e Contabilidade ou de Finanças têm tido a responsabilidade pela gestão das folhas de pagamento. Trabalhando de forma coordenada, ambos assumiram estas tarefas administrativas que ocupavam grande parte do seu tempo, uma situação que se inverteu durante anos graças à tecnologia. E qual é a solução para acelerar este processo? A resposta é clara: a digitalização.

Chaves e passos para a transformação digital em sua empresa

Quando preciso de digitalizar a gestão das folhas de pagamento?

Antes de implementar uma nova tecnologia, é essencial identificar as necessidades a abranger a fim de realizar a escolha certa. Por conseguinte, a aquisição de um software de processamento de folhas de pagamento tem de partir de uma análise dos problemas que surgem no seu cálculo e de assinalar como podem ser resolvidos. Entre as dificuldades mais comuns nas organizações, podemos encontrar:

Gestão de um grande volume de dados

A falta de dados digitalizados pode tornar-se um obstáculo importante no caso de se registar um crescimento rápido no seio da empresa. Só com o aumento do número de empregados, multiplica-se o número de tarefas relacionadas com alterações salariais ou cálculo de horas extraordinárias. E embora numa pequena escala, uma folha de cálculo possa ser a solução certa, com o volume de dados que uma empresa de média ou grande dimensão gere, esta opção não é solução. Não só porque envolve um grande investimento de recursos em processos administrativos, mas também porque podem ocorrer mais erros no cálculo quando este é realizado de forma manual.

Redução dos erros de cálculo

Como referido no ponto anterior, quando um grande número de processos é realizado de forma manual, a percentagem de erros é mais elevada, podendo tornar-se um problema grave. Ao lidar com informação sensível, um simples erro de cálculo pode refletir-se na remuneração de um ou vário empregados, causando desconfiança e exigindo a sua retificação. Para além disso, um erro também tem um impacto na rubrica orçamental dedicada aos salários, de modo que um desequilíbrio na gestão dos salários pode afetar outros departamentos. Também é preciso ter em conta que quanto maior o volume de dados, maior o potencial para imprecisões.

Lidar com deslocalização

A globalização levou a que uma mesma empresa tenha sedes ou empregados em diferentes países. As diferenças na legislação laboral ou fiscal segundo a área geográfica afetam diretamente a eficiência da gestão das folhas de pagamento e exigem uma maior especialização por parte dos responsáveis pelo seu processamento. Como resultado, surgiram vários modelos de externalização (outsourcing, BPO, etc.) que facilitam a adaptação das organizações às leis locais. Outro problema relacionado é que, ao ter diferentes fornecedores em diferentes países, pode ser complexo realizar a unificação de todos. O que é certo em qualquer caso, quer a gestão global dos salários se realize interna ou externamente, é que a digitalização é essencial para melhorar a produtividade, especialmente em cenários multinacionais.

Durante anos, o software de folhas de pagamento expandiu as suas utilidades, mas os benefícios mais importantes são:

Tratamento automatizado

As tarefas reiterativas são agora realizadas através de processos automáticos a partir do software. Regras gerais estabelecidas, o tratamento de um grande volume de dados é mais ágil e minimiza os erros para reduzir o tempo gasto na folha de pagamento e aumentar a produtividade da equipa dedicada a essa tarefa.

Trabalhar na nuvem

Uma das grandes possibilidades que o software de folha de pagamento pode fornecer é o trabalhar online, o qual permite uma maior acessibilidade à equipa de trabalho. Isto permite a interação simultânea de várias pessoas, agilizando processos e resolvendo o problema da deslocalização nas empresas. Ter acesso à informação a partir de qualquer sede torna a tarefa mais dinâmica do que a sua realização a nível local.

Segurança garantida

Trabalhar numa folha de cálculo pode conduzir a problemas com documentos perdidos ou erros informáticos, pelo que é importante trabalhar com uma ferramenta de gestão que ofereça medidas especiais de conservação e recuperação de informação. As cópias de segurança automáticas, a manutenção online e a capacidade de gerir o acesso à informação são os principais valores de um bom software de folhas de pagamento.

Integração global

O deslocalização é um dos problemas mais comuns para as grandes empresas, mas cada vez mais também precisam de reunir vários serviços de externalização de folhas de pagamento. Um software apropriado permite a integração de diferentes soluções externas (outsourcing) para gerir toda a informação a partir de uma única ferramenta, facilitando o tratamento de dados em grande escala e oferecendo uma visão global de uma forma eficiente. Mas também se caracteriza por fornecer uma solução abrangente para outras áreas de Recursos Humanos, tais como os RH Centrais para contar com uma base de dados unificada.

Atualização contínua

Tanto legal como tecnologicamente, ter um software de folhas de pagamento baseado na nuvem que está em contínua evolução é um grande passo em frente em comparação com as soluções anteriores. As alterações na legislação laboral ou fiscal podem afetar diretamente a produtividade, pelo que é importante que este aspeto seja automatizado. Desde que a alteração seja feita com os controlos necessários, os níveis de segurança e de proteção de dados aumentarão com as atualizações sucessivas. O mesmo é verdade a nível funcional, uma vez que o fornecedor de software pode incluir melhorias operacionais no sistema para facilitar o trabalho dos gestores de folhas de pagamento.

O que é que uma solução completa de folhas de pagamento tem de incluir?

Um software de folhas de pagamento eficiente tem de oferecer soluções como as referidas na secção anterior, mas terá também de ter em conta aspetos específicos que facilitam o trabalho diário dos profissionais responsáveis pela sua gestão. Para que a ferramenta possa ser usada eficazmente, deve ter-se em consideração:

Temporalidade dos dados

É um elemento essencial uma vez que a informação é variável no tempo e, portanto, um item de dados deve ser sempre datado. Desta forma, é possível alcançar facilmente análises e conclusões, assim como também é possível identificar alterações ou erros concretos.

Flexibilidade

Uma ferramenta estática e fechada pode não estar bem adaptada às necessidades da empresa. É por isso importante que o software tenha a possibilidade de se adaptar a mudanças legais, situações extraordinárias ou disposições específicas de cada organização, oferecendo soluções personalizadas.

Experiência do utilizador (UX)

O objetivo final do software de folha de pagamento é facilitar a sua gestão, por isso tem de ser de fácil utilização. Se a ferramenta não ajudar a agilizar os processos devido à sua complexidade, então não está a cumprir a sua função e, portanto, não aumentará a produtividade como pretendido. A usabilidade não afeta apenas a conceção do software, é também importante a forma como os módulos e ações são estruturados, ou os recursos disponíveis para o gestor (modelos, processos em lote…).

Simulação de cenários

Para conhecer as consequências de uma mudança específica antes de a realizar, a simulação do futuro é uma das utilidades mais recorrentes. Este aspeto está incluído no software de folha de pagamento para facilitar o planeamento e a tomada de decisões, fornecendo os dados que podem ser esperados em qualquer cenário.

Porque é importante o tratamento de dados?

Falar de gestão de folhas de pagamento é falar de dados, uma vez que estes são a sua base essencial. Muito do progresso técnico neste domínio visa melhorar o seu tratamento, mas também assegurar a sua confidencialidade. Isto pode ser feito através da encriptação da informação ou do acesso seguro à ferramenta, mas mantendo sempre um controlo rigoroso sobre os dados armazenados. Ao lidar com informações sensíveis como a situação laboral, salário ou dados bancários, devem ser tomadas precauções extremas. Tal como as pessoas envolvidas no seu tratamento devem assumir responsabilidades legais, o software deve ter certificados de segurança específicos. Para além disso, é necessário poder efetuar o controlo de acesso para saber, em qualquer altura, quais os empregados que podem aceder à ferramenta, consultar os dados ou mesmo modificá-los.

Uma vez garantida a sua segurança, há outro aspeto importante do tratamento da informação que incluímos no software: a sua análise. Com todos os dados digitalizados e recolhidos numa única ferramenta, será mais fácil identificar padrões ou examinar determinados elementos. Que métricas podem ser úteis na gestão das folhas de pagamento? Pode consultar os principais KPI de folha de pagamento e de Recursos Humanos no nosso blogue. E quando falamos de análise de dados, não podemos esquecer um futuro cada vez mais próximo: a Inteligência Artificial (IA). Como a gestão das folhas de pagamento está centrada no tratamento de grandes volumes de informação, é apenas uma questão de tempo até que sejam obtidos padrões de comportamento que possam levar a ações automatizadas. Tal como já acontece com a robotização de tarefas, estes desenvolvimentos tecnológicos devem basear-se sempre numa base sólida onde os dados estão devidamente armazenados e classificados.

Como é que o software de processamento de folhas de pagamento influencia a produtividade?

Para começar a medir a produtividade do software de folha de pagamento na empresa, a primeira coisa a ter em mente são as fases de adoção de uma nova tecnologia, conforme delineado no nosso ebook: Quais os desafios de RH para demostrar o ROI da sua tecnologia?. Nele, prestamos especial atenção ao momento da medição, a fim de podermos tirar conclusões. Mas também colocamos ênfase na redefinição de processos internos de modo a que a mudança não se limite à nova ferramenta.
Após estas considerações preliminares, será mais simples descobrir como a implementação do novo software afetou o departamento responsável pelo tratamento de folhas de pagamento. E para além de justificar a sua aquisição, este processo é também necessário para saber qual tem sido a verdadeira redução do tempo gasto em tarefas administrativas e, assim, poder redistribuir o trabalho de uma forma mais eficiente para a empresa. Para facilitar este processo, não se esqueça de utilizar o nosso modelo de Balanço de Poupança e Crescimento: Como medir o ROI da tecnologia de RH (checklist + modelo)

Quais as últimas tendências na gestão de folhas de pagamento?

A folha de pagamento é uma das áreas mais conservadoras da gestão empresarial, mas isto não está em desacordo com a inovação. O processo de adaptação às tendências pode ser mais lento do que em outras áreas do negócio, como foi o caso do salto para a nuvem, mas isto não significa que não esteja em contínua evolução. As principais inovações no sector das soluções de folhas de pagamento visam abranger necessidades crescentes: gestão de processos multinacionais, relações com novos tipos de colaboradores, comunicação direta de informação entre departamentos ou unificação no tratamento de dados.
Esta última é particularmente relevante porque o futuro da gestão das folhas de pagamento reside na Inteligência Artificial e na Robotização, duas tecnologias baseadas em grandes volumes de dados. Ter uma estrutura estável para armazenar e tratar informação, encontrar padrões e programar ações em bloco é o passo mais natural. Desta forma, é possível criar robôs que possam calcular remuneração e deduções relativas aos empregados, mas também comunicar estes dados às administrações relevantes ou mesmo fazer pagamentos às pessoas relevantes.
No final, todas estas tendências visam melhorar a produtividade, automatizando os processos reiterativos mais básicos, e normalmente também os mais demorados, da gestão das folhas de pagamento.

Digitalização das folhas de pagamento